Тема 6 Бюджетное устройство предприятия.
Бюджетное устройство предприятия – организационные принципы построения бюджетной системы, ее структура и взаимосвязь составляющих ее бюджетов.
Бюджетная система предприятия – совокупность бюджетов, основанная на производственных и экономических отношениях, подчиненная принципам формирования организационной структуры управления предприятия, регулируемая его внутренними нормативными документами.
Консолидированный бюджет – сводный синтетический бюджет, обобщающий все виды доходов и расходов, имущество предприятия и источники его возникновения. Включает раскрытие бюджета предприятия в целом и бюджетов центров его финансовой ответственности.
Традиционную структуру системы бюджетов предприятия, отражающую взаимосвязь между ними и логику формирования консолидированного бюджета, можно представить в виде схемы.
Рис. 3. Структура системы бюджетов предприятия.
Представленная схема, как правило, дополняется следующими аспектами классификации бюджетов:
по функциональному назначению:
бюджет имущества;
бюджет доходов и расходов;
бюджет операционной деятельности;
по отношению к уровню интеграции управленческой информации:
бюджет центра финансовой ответственности (первичный учет);
консолидированный бюджет;
в зависимости от временного интервала:
стратегический бюджет;
тактический бюджет;
оперативный бюджет;
в зависимости от этапа бюджетного процесса:
плановый бюджет;
фактический (исполнительный) бюджет.
Обычно на уровне предприятия в качестве основных бюджетных документов рассматриваются:
Форма №1 – «Бюджет имущества»;
Форма №2 – «Бюджет доходов и расходов»;
Форма №4 – «Бюджет денежных средств»;
«Бюджет производственно-хозяйственной деятельности» (оперативный бюджет);
Форма №3 – «Бюджет капиталовложений».
В процессе использования перечисленных документов сначала происходит декомпозиция данных (разбор на аналитические суммы), а затем - их интеграция в консолидированные бюджеты. Показатели бюджетов предприятия складываются из бюджетов цехов, служб, отделов и т. д. При этом:
1) Бухгалтерский баланс трансформируется в систему бюджетов имущества центров финансовой ответственности;
2) Отчет о прибылях и убытках – в систему бюджетов доходов и расходов центров финансовой ответственности;
3) Отчет о движении денежных средств – в систему бюджетов денежных средств центров финансовой ответственности;
4) Бюджет производственно-хозяйственной деятельности – в систему бюджетов операционной деятельности центров финансовой ответственности.
Тема 7 Реализация системы бюджетирования на предприятии.
Внедрение системы бюджетирования на предприятии включает следующие составляющие:
Экономическая;
Организационная;
Информационная;
Компьютерная.
Экономическая часть реализации системы бюджетирования представлена финансово-хозяйственным механизмом, предполагающим:
закрепление за центрами финансовой ответственности определенного набора имущества, прав управления этим имуществом и связанными с ними доходами и расходами;
применение специальных методов получения доходов и формирование расходов на условиях саморегулирования деятельности ответственного лица;
использование методов экономического стимулирования.
Разработка бюджета требует значительного объема нормативной информации (норм расходов, расценок, тарифов и т. д.). Для ее получения указанный финансово-хозяйственный механизм предусматривает значительную подготовительную работу, в ходе которой осуществляется тщательная инвентаризация доходов и расходов, имущества и источников его формирования, резервов и потерь.
Организационное обеспечение системы бюджетирования включает модификацию организационной структуры управления предприятия и его систему документооборота. При этом существуют следующие минимальные требования:
каждому подразделению предприятия присваивается статус центра доходов, центра расходов или центра ответственности;
создается общее подразделение, организующее работу системы управления бюджетов – расчетно-организационный центр;
руководитель расчетно-организационного центра наделяется полномочиями заместителя директора предприятия;
схема документооборота предприятия изменяется следующим образом:
вводятся новые формы документов, обязательные к использованию при планировании доходов и расходов – бюджеты;
все документы, дающие основание для осуществления доходов и расходов, перед составлением сравниваются с бюджетом.
Информационная составляющая реализуется путем трансформации системы финансового бухгалтерского учета в систему управленческого с учетом того, что бухгалтерские данные являются основой информационного обеспечения бюджетирования. При этом возможны два варианта формирования информационной базы при внедрении системы бюджетирования на действующем предприятии:
Адаптивный вариант – базируется на использовании бухгалтерской информации без ее существенного изменения. Данный вариант предполагает использование в качестве исходных данных для планирования информацию регистров бухгалтерского учета и соответствующее построение форм бюджетов, либо определенную методику обработки аналитической информации.
С одной стороны этот вариант более экономичен, поскольку не требует расходов на создание дополнительных информационных единиц исполнителей, специализированных форм данных, на обучение исполнителей работе с новыми формами документов и т. д. Он более понятен для работников бухгалтерии, длительное время осуществлявших только финансовый учет.
Однако, имеет ряд недостатков, связанных с необходимостью осуществления дополнительных затрат времени и труда работников, занимающихся планированием, и руководителей, необходимых для исключения «лишних» аналитических данных, обобщения и обработки формы представления бухгалтерской информации в форму, удобную для составления бюджетов, учитывающих специфику деятельности организации.
Автономный вариант – предполагает создание в рамках системы бюджетирования специализированного отдела управленческого учета, который на основе бухгалтерских данных создает формы информации, необходимые для построения бюджетов, с минимально необходимым уровнем детализации (аналитики).
Недостатком организации автономного варианта является дублирование учетной информации при бухгалтерском и автономном управленческом учете, дополнительные расходы на заработную плату и организацию работы специализированного отдела, необходимость финансирования работы службы методологии учета, разрабатывающей формы автономного учета и график документооборота передачи информации от службы бухгалтерского учета к службе управленческого учета. В связи с этими недостатками использование варианта автономной информационной системы бюджетирования является целесообразным в случае, когда бухгалтерская система информации не отвечает требованиям, предъявляемым к организации данных для краткосрочного финансового планирования, учитывающей особенности деятельности предприятия.
Кроме того, внедрение автономной системы является необходимым при неудовлетворительном состоянии системы бухгалтерского учета. Это объясняется тем, что:
процесс управления не может основываться на использовании недостоверных данных;
как показывает практика, внедрить дублирующую учетную систему бывает дешевле и быстрее, чем ожидать восстановления работоспособности действующей системы учета;
гораздо проще навести порядок в бухгалтерии используя метод материальной заинтересованности, предусмотренный системой бюджетирования.
Для современных российских условий представляется целесообразной следующая стратегия создания информационной системы бюджетирования:
Изначально создается упрощенная, дешевая по организации автономная система, позволяющая организовать процесс бюджетирования по укрупненным показателям.
После ее освоения, отладки и привыкания работников управления к новым условиям работы в рамках системы бюджетирования возможна трансформация используемой упрощенной системы в более детализированный (аналитичный) адаптивный вариант, подразумевающий взаимосвязанные блоки планирования и учета на основе полного аналитического раскрытия плановой информации бухгалтерскими исходными данными и организации единовременного формирования плановой и отчетной информации.
Компьютерная составляющая представляет собой комплекс организационных мероприятий по обеспечению органов системы управления инструментарием по обработке и передаче финансовой и управленческой информации, включающий в себя:
Обеспечение всех организационных единиц, входящих в центр финансовой ответственности системы управления, компьютерным оборудованием и организация взаимосвязи этих единиц с использованием локальной или иной сети.
Организацию системного администрирования соответствующей степени надежности, обеспечивающей бесперебойность работы сети, надежность хранения, передачи и обработки информации, а также работоспособность рабочих мест.
Внедрение универсальной программной среды (единой операционной системы, однотипных пакетов программ, в том числе используемых для бюджетирования).
Установку специализированного программного комплекса, реализующего информационное обеспечение и разработку бюджетов каждого из центров ответственности, а также контроль (учет) фактических результатов их исполнений («Галактика», «БЭСТ», «1С-Бухгалтерия» и проч.). Как правило, такое действие требует доработки в стандартных инструментах компьютерной программы до потребностей финансового механизма конкретного предприятия.
Организацию обучения персонала работе с новой информационной системой.