41 Клас-ия техники

Средства механизации и автоматизации управленческого труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами обработки документов..Малая оргтехникаСредства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочие, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника – эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.Классификация средств организационной техники носители информации;средства составления и изготовления документов;средства репрографии и оперативной полиграфии;средства обработки документов средства хранения, поиска и транспортировки документов;другие средства оргтехники;

42.ср-ва поиска, хранения док-ов Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное)Здания  для государственных архивов  могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правилПригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

      Состав, расположение, оборудование помещений  основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.  Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.Защита  архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

      

43.хар-ка копир-ия Средства копирования и размножения документов: 1сркдства оперативной полиграфии:гектграфическая печать, офсктная печать, трафаретная печать, электроно-трафаретная печать 2 Средства репрографии: электронно графическое копирование, термографическое , дизаографическое, фотографическое, электрографической

44. средства обр док-ов Существует много разновидных средств, созданных для автоматизированной работы с бумажными изделиями: адресовальные, фальцивальные, листоподборные машины, штемпелевальные устройства, ламинаторы, бумагорезательное оборудование, средства для уничтожения документов и многие другие. Далее расскажем подробнее об каждом из этих приспособлений.Адресовальные машины предназначены для впечатывания в документы стандартных фрагментов текстов, например адресов клиентов, заявлений, заголовков счетов, платежных документов. Адресовальная машина, оперативно выбирая из числа сохраненных материалов или в картотеке штемпелей-шаблонов фрагмент текста, копирует его на документы или этикетки. Для удобства ручного выбора, фрагменты вставляют в стандартные разноцветные рамки. Тексты для распечатки в адресовальных машинах могут быть получены из компьютера.Маркировальные машины (франкировальные) – устройства, которые вместо марок печатают на конвертах почтовые штампы, указывая дату отправления и сумму оплаты. Во время печати на счетчике маркировальной машины накапливаются подсчитанные суммы платежей. Такие почтовые штампы, кроме стандартного оформления, могут содержать краткое рекламное объявление организации (например, ее название, адрес и телефоны).Штемпелевальные устройства или нумераторы используют для печатания на бумагах коротких цифровых ведомостей, например номеров, даты, индексов и т.д.

45.ср-ва адм-упр связи Традиционным и весьма распространенным способом передачи документов является ручная и механическая их перевозка. Такой способ не требует особых затрат, и в то же время гарантирует полную достоверность получения информации адресантом, ведь проходит непосредственный контроль в пунктах регистрации. Однако, в наши дни существует и более оперативный способ передачи информации – автоматизированные системы административно-управленческой связи.Система передачи информации (СП) – это совокупность определенных средств, которые служат для передачи информации.Абонентами системы автоматической передачи информации являются источник и потребитель. Средствами передачи могут быть ЭВМ, различные датчики, исполнительные устройства, системы хранения информации, а также люди. Структура системы передачи состоит с канала связи, передатчика информации и приемника этой информации.С помощью передатчика, по каналу связи, от абонента поступает сообщение в виде сигнала, приемник же, преобразовывает обратный сигнал в сообщение абоненту. В идеале эти сообщения передатчика и приемника во времени должны полностью соответствовать, но в каналах связи возможны помехи, в следствии которых соответствие нарушается и тогда говорится о недостоверной передаче информации.Основные качественные показатели системы передачи информации: пропускная способность;достоверность передачи информации;надежность работы.

46.Эксплуатаци оргтехники-Этопроцесс ее использования по назначению, т е для осуществления ф-ций, для которых ее приобрели.Эксплуатация- стадия жизненного цикла изделия,, на которой реализуется, поддерживается или восстанавливается его качество.В ходе эксплуатации оргтехники необходимо техническое обслуживаение, а также может возникнуть необходимать в ее ремонтеи или модернизации. Понятие техническое обслуживание, ремонт и модернизация имеют общие черты и нередко бывает что одно понятие может быть подменено другим, что может повлечь за собой ошибку при отражении соответствующих операций в бух и налоговом учете.

47.страт разв инф общва Информационное общество – современный этап развития цивилизации с доминирующей ролью знаний и информации, воздействием ИКТ на все сферы человеческой деятельности и общество в целом.Развитие информационного общества является одним из национальных приоритетов республики и рассматривается как общенациональная задача, требующая объединения усилий государства, бизнеса и гражданского общества. При этом ИКТ отводится роль необходимого инструмента социально-экономического прогресса, одного из ключевых факторов инновационного развития экономики.Формирование информационного общества обеспечивается наличием развитого человеческого капитала, высокого научного потенциала, системы государственной поддержки разработки ИКТ.

47. Повышение эффект-ти системы гос-го управ-ия в РБ-важная и акт-ая задача. Одним из его приор-овявл.оптимизация документа оборота внутри субъектов управлен-ой дея-ти и между ними.При этом при повыш.эфектив-ти управ-ия необходимо полог-ся не только на опт-иютрад-ных методов раб-ты с док-ми но и на внедр.соврем.информ-ыхтехнологий.Среди них мжно выделить, с одной стороны, технолог. Создан.,обраб-ки,поиска и хранениядокум-ов с помощью персон-ыхкомп.,а с др.-сред-вателекомун-ций, позв.быстро и над-но перем-ать большие массивы информации на любые растояния.Стратегия определяет слд-ие приор-ые направления развития информ. общества:национ-аяинформат-коммуникотив-аяинфоструктура; электронное,провительство;электронноездравохронение;электронное обучение; электронная экономика.

48.Электронное правительство (англ. e-Government) — способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуггражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.Электронное правительство — система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки^[1].Задачи электронного правительстваоптимизация предоставления правительственных услуг населению и бизнесу;поддержка и расширение возможностей самообслуживания граждан;рост технологической осведомленности и квалификации граждан;повышение степени участия всех избирателей в процессах руководства и управления страной;снижение воздействия фактора географического местоположения;

48.Электронное правит-во – это стратигия и практические проекты по информатизации государства. Осн.стратеги-ой целью создания ЭП явл.повышение на основе приминенияинформацион. Компьютерных технологий эффектив-ти и качества управл.имежведомствен-го взаимодействия гос.органов власти и управ-ия. В резул-те созд.ЭПпланирутся что: Все станут технолог.взаимосвязанынаосн.единой защищен-ой среды информ.взаимодействия.;предостав-иегос.услугивып-иеадминистратив. процедур для граждан и организ.все государств-ыеинформациог-ые ресурсы ведомств будут оцифрованы,недублир-ться ,иметь надлежащее качество.Архетеутура ЭП представ-ся 2 составля-ми:1)Гос.инфо-камун.инфо-рв; 2)гос. Электрон-ыеуслуги.Стра-иярвзр-ся высшим политичес-им руководством и реал. На уровнях гос.и мест. Орг-ов управления

49.Автоматизированная справочно-информационная система исполь­зует ЭВМ на этапах ввода, обработки и выдачи справочных данных по различным запросам потребителей. Она представляет собой развитие информационно-поисковых систем, обеспечивающих ранее выполнение функций автоматизации архивов и информационного поиска.Существует ряд специфических ГИС, рассматриваемых как архи­вы. Подобно архиву каждая ГИС хранит какую-либо информацию. По­этому технологии АСИС интересны для использования в ГИС именно с целью организации хранения архивных данных.Концепция создания автоматизированных архивов актуальна и се­годня, поскольку многие учреждения имеют и используют архивы, ко­торые необходимо внедрять в ГИС-технологии.Технологии АСИС эффективны на втором и третьем системных уров­нях обобщенной ГИС (см. рис. 1.4). Технологическая совместимость АСИС и ГИС проявляется на этапах хранения, обновления информации (второй уровень) и выдачи разного рода справок, отчетов, графических отображений (третий уровень).В современных интегрированных информационных системах АСИС утратили значение независимых систем и преобразовались в более мо­бильные и универсальные подсистемы документационного обеспече­ния. Другим направлением их развития явились экспертные системы, о которых речь пойдет ниже.

49.Автоматизмрованные справочно-правовые системы пред-ны для поиска,отбора,просмотра и вывода на печать нормативных правовых и законода-ыхактов,справочной информации и т.д.Они позволяют сущест-но упростить работу по ознакомлению с пра-ми нормами и правилами офор-ия деловой докумен-ии и вкл.информа-ые банки данных.Нац.центр правовой информации РБ был создан в соответствии с Указом президента РБ№338 от 30.06.1997г.Он явл.центральнымгосуд-ымнацчно-практическим учреждением в об-ти компьютерного накопления,хранения,систе-ии и предостав-ия информации на бумаж-ыз и электро РБ все право-е акты подлежат регистрации в нац.реестре правовых актов РБ.В наст-ее время прини-ся 2 способадоступа к правовым базам данных.:1) вся система устанав.на комп польз. или сервер предприятия клиента;2)организуется удаленный доступс использованием телекомуникаций.Справочно-правовые системы представлены в РБ: «Эталон», «ЮСИАС», «консультант плюс:Беларусь»,»Бизнес-инфо»; «Эксперт».

50.Особенности оформл,обработ-ки и хранения документов в электронном виде регулир-ся глав.18 Инс-ии №4и актами. Осн.актамиявл.Закон.РБ «Об электронном документе и ЭЦП» от 28.12.2009г.№113-З, а так же закон РБ «Об инфо-ии, информати-ии,и защите информа-фии» от 10.11.2008г№455-З., Методичческие рекомендации по по организации работы с электр.док-миворг-ях ;Инструкция «Об орга-ции работы с доку-ми в электронном видев архиве орг-ии; СТБ 1221-2000 «Документы электронные.Правилавыполнения,обобщения и хранения» СТБ 1176.2-99 «Информационная технология.Защитаинформации.Процедуравыроботки и проверки ЭЦП» Электро-ым до-том приз-ся тот документ который заверен ЭЦП. ЭЦП-последо-ть символов, явл.реквизитомэлект.документаипредназначена для подтверждения целостности и подленности. Элек-ый док-нт- документ в электронном виде с реквизитами,позволяющими установить его целосность и иподленность. Документ в элект-ом виде-это доку-ты явл.аналогами или электронными версиями бумажных, пересылаемых по каналам электронной почты с целью сокращения временных и финановых затрат на ихтирожированиеи на отправку по обычной почте. Согласно закону №113-З, ЭД заверенный ЭЦП,приравнивается к документуна бумажном

51.Планирование жизненного цикла электронного документа-опреде-ие требований к ЭД,при соблюдении которых он будет доступен и воспроизводим на всех стадиях жизненного цикла.Сущ-ют стадии создания,обращения,и архивного хранения и/или утилизации. Планирование осуществляется в соответствии с перечнем типовых электронных документов, образующихся в результате деятельности организации. Перечень необходимо согласовать с госорганом по делопроизводству и архивам.

В процессе планирования электронного документооборота должны принимать участие:специалисты по информационным вычислительным системам, в которых происходит электронный документооборот: создание и/или обращение электронных документов;специалисты службы стандартизации и ответственные за хранение электронных документов в организации;специалисты госоргана по делопроизводству и архивам или уполномоченной организации.Процесс планирования включает:установление процедуры согласования, утверждения и регистрации каждого вида электронного документа, включая выработку электронной цифровой подписи;классификацию электронных документов в соответствии с перечнем типовых электронных документов и установление сроков их хранения;предварительную экспертизу ценности видов электронных документов в соответствии с классификацией и составление перечня электронных документов постоянного срока хранения;разработку требований защиты электронных документов и определение процедуры доступа к ним;определение процедуры резервного копирования и хранения резервных копий электронных документов;установление процедуры хранения, внесения изменений и тиражирования электронных документов, а также уничтожения электронных документов, не подлежащих постоянному хранению;определение процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных электронных документов и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик;определение порядка ведомственного хранения электронных документов с различными сроками хранения;

51. Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу.В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования и обращения информации, указанной в части первой статьи 18 настоящего Закона, в виде электронных документов регламентируется стандартами и правилами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь. 51.Владельцем личного ключа подписи является конкретное физическое или юридическое лицо, осуществившее выработку этого ключа путем применения средств электронной цифровой подписи и соответствующего ему открытого ключа проверки подписи.Владелец личного ключа подписи в своих интересах должен хранить его в тайне и обеспечивать его защиту от случайного уничтожения или модификации. Владелец личного ключа обязан:хранить в тайне личный ключ;обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения);не использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия этого открытого ключа истек;отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена.

52. удостоверение формы внеш предоставления эл док-та 20 июля 2010 г. Постановлением Совета министров Республики Беларусь № 1086 утверждено Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Оно является подзаконным актом к Закону Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и призвано конкретизировать содержание статьи 20 указанного Закона, которая гласит:Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется:

нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании.

52. Отметим, что под формой внешнего представления в Законе понимается «воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком». Отметим, что оно не распространяется на случаи, когда копия создается в системах межведомственного или внутриведомственного документооборота. Для того, чтобы удостоверить бумажную копию электронного документа, уполномоченное лицо должно иметь соответствующие технические возможности. Помимо компьютера и принтера, с помощью которых можно воспроизвести форму внешнего представления и вывести ее на печать, необходимы программные и технические средства для проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП).

52.Рекомендации определяют общие подходы к организации работы с ДЭВ по следующим аспектам:классификацияДЭВ;создание системы управления документами и распределениеответственности при работе с ними.; защита документов; порядок внесения документов;организация электронного документаоборота; организация учета электронной документации;экспертиза.

53.спец исп-ия эл почты При работе с электронной почтой в качкствеаналага собственноручной подписи могут использоваться различные средства: Простая электронная подпись,ЭЦП и др.В качестве простой подписи может расматриваться,напримеризоброжение собственноручной подписиавтора,так же яыл.указание в конце текста сообщение электронной почты имени и фамилии автора.Необ-моучитывать,что простая ЭП сама по сеье не гарантирует подлинности документа и не подтвелждает факт внесенияв него несанкционированных изменений.Наиболее широкое применяемым юридически значемымсредствоя удостоверения документов в электр-ом виде явл.ЭЦП.КлючевымПРЕИмуществом ЭЦП явл.что она представляет гарантии подтверждения авторства,а так же неизменности документа после еносоздания.В случаи обмена док-ми по электронной почте со сторонними лицами и организациями порядок их удостоверения без при-ия ЭЦП необ-мо.