7.Ст. 33 Закон рб Об архивном деле и делопроизводстве от 25 ноября 2011 г. № 323-з

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами.

8 Структура и функции доу. Положение о доу

Документационное обеспечение управления в организа­ции осуществляется специальной службой, действующей па правах самостоятельного структурного подразделения, под­чиненного непосредственно руководителю организации. В за­висимости от объема документооборота и типовых структур различают следующие виды данной службы: управление де­лами, канцелярия, общий отдел и др.

В организациях, не имеющих таких служб, их функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе (прил. 1), а деятельность ее работников — долж­ностными инструкциями, которые закрепляют рациональ­ное разделение труда, предусматривают равномерную за­грузку сотрудников, распределение работ по сложности вы­полнения и квалификации исполнителей. Должностные ин­струкции разрабатываются руководителем ДОУ, утвержда­ются руководителем организации и при необходимости мо­гут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функ­ции: внедрение государственных нормативов и разработок но совершенствованию документирования; разработку и вне­дрение рациональных форм документов и организацию рабо­ты с документами с учетом ведомственной специфики; кон­троль за соблюдением стандартов на документы; экспедици­онную обработку и доставку документов исполнителям; ре­гистрацию документов и учетно-снравочную работу; кон­троль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовле­ние, копирование и размножение документов; организаци­онное и методическое руководство, контроль за работой с до­кументами в структурных подразделениях организации.

В своей деятельности данная служба руководствуется нормативными правовыми актами и методическими доку­ментами (прил. 2), утвержденными вышестоящими органа­ми, а также локальными актами, разрабатываемыми в самой организации.

Основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с докумен­тами, которым руководствуются все структурные подразде­ления (в том числе кадровая служба) и работники организа­ции, является инструкция по делопроизводству¹. На прак­тике различают три ее вида: примерная, типовая и индиви­дуальная (конкретная).

Примерная инструкция по делопроизводству устанавли­вает требования к порядку работы с документами для орга­низаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем но­сит рекомендательный (методический) характер. На основе данных инструкций в организациях разрабатываются инди­видуальные инструкции, имеющие статус локального нор­мативного правового акта.

Примерные инструкции, разрабатываемые, как правило, для организаций определенной отрасли (системы), не следу­ет путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных орга­нах управления, учреждениях, организациях и на предпри­ятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Коми­тета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

Указанная Примерная инструкция по делопроизводству является актом законодательства Республики Беларусь, обя­зательным к применению всеми организациями нашей стра­ны. Вместе с тем она устанавливает лишь общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве, оставляя для организаций возможность построения системы документационного обеспечения управления с учетом специ­фики их деятельности, организационной структуры, формы управления, объема документооборота и других факторов. В п. 1.5 предусмотрено, что организации должны вести де­лопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методи­ческих документов, не противоречащих Примерной инструк­ции по делопроизводству. Именно поэтому в названии ука­занного акта законодательства был использован термин «при­мерная» .

Индивидуальные инструкции по делопроизводству ми­нистерств и других организаций, передающих документы на государственное хранение, утверждаются их руководителя­ми по согласованию с учреждением Государственной архив­ной службы Республики Беларусь. Министерства и иные ор­ганы республиканского управления, организации, подчи­ненные Правительству, согласовывают свои инструкции не­посредственно с Департаментом по архивам и делопроизвод­ству Министерства юстиции Республики Беларусь, другие организации — с государственными архивами, в которые поступают на хранение их документы.

Инструкции по делопроизводству организаций, не пере­дающих собственные документы на хранение в государствен­ные архивы, утверждаются руководителями этих организа­ций по согласованию с центральными экспертными комис­сиями вышестоящих органов (организации).

Согласование проводится с целью соблюдения организа­циями действующего законодательства, регулирующего воп­росы документационного обеспечения управления, единого учета и обеспечения сохранности документов организаций как составной части Национального архивного фонда Рес­публики Беларусь.

Каждая организация самостоятельно определяет струк­туру и содержание инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложе­ний) в зависимости от направления деятельности, объема до­кументооборота, наличия технических средств и т.п.

Основой для разработки инструкции по делопроизвод­ству организации являются общегосударственные норматив­но-методические документы.

Инструкция должна отражать все основные стадии рабо­ты с документами в организации. Текст инструкции разби­вается на разделы, главы, пункты, подпункты и носит им­перативный (указующий) характер. В ней должны исполь­зоваться четкие формулировки и распорядительные слова типа «инструкция устанавливает», «ведение кадрового де­лопроизводства возлагается», «запрещается формировать в одно дело приказы по личному составу разных сроков хра­нения», «приказы по личному составу визируются», «служ­ба документационного обеспечения управления имеет пра­во» и т.п.

Текст инструкции излагается от третьего лица:или в безличной форме:

К основным разделам инструкции относятся:

• Подготовка и оформление документов.

• Организация документооборота.

• Регистрация документов и построение информацион­но-справочного аппарата.

• Контроль исполнения документов.

• Хранение документов.

Основные разделы инструкции могут содержать главы. Так, в раздел «Подготовка и оформление документов» вхо­дят главы:

• Правила подготовки и оформления документов (требо­вания к бланкам документов, оформление реквизитов доку­ментов).

• Подготовка и оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.д.).

Раздел «Организация документооборота» может вклю­чать главы:

• Порядок прохождения (обработки) входящих докумен­тов.

• Порядок прохождения (обработки) исходящих доку­ментов.

• Порядок прохождения (обработки) внутренних доку­ментов.

• Учет объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов и построение ин­формационно-справочного аппарата» следует выделять та­кие главы, как:

• Общие правила регистрации документов.

• Формы регистрации документов.

• Структура справочного аппарата.

Раздел «Контроль исполнения документов» может со­держать главы:

• Организация контроля исполнения.

• Сроки исполнения документов.

Вопросы текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включаются в раздел «Хранение документов». В него могут входить следующие главы:

• Составление номенклатуры дел.

• Формирование дел.

" • Оперативное хранение дел. • V • Экспертиза ценности документов.

• Оформление дел.

■■'< • Составление описей дел.

• Передача дел на архивное хранение.

Состав приложений определяется исходя из конкретного содержания разделов (глав) инструкции. В качестве прило­жений могут выступать образцы бланков и конкретных ви­дов документов, формы регистрации документов (журналов и регистрационно-контрольпых карточек), перечни доку­ментов, не подлежащих регистрации, в том числе в службе документационного обеспечения управления, формы сводок об исполнении документов, формы номенклатуры дел, обра­зец оформления обложки дела и др.

Вопросы работы с кадровой документацией в организа­ции (от составления и оформления до формирования в дела и передачи в архив) следует регламентировать в соответствую­щих разделах и главах инструкции.

Кроме того, в инструкции по делопроизводству должны найти отражение вопросы применения средств автоматиза­ции в процессах подготовки, регистрации, учета, контроля исполнения документов, осуществления других документа-ционных работ. Таклсе здесь закрепляются особенности вне­дрения Автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) при наличии в организа­ции данной системы (либо в инструкцию необходимо вклю­чать указания на иной правовой акт, регламентирующий со­ответствующие вопросы), вопросы автоматизации отдель­ных направлений работы с документами (например, кадро­вого делопроизводства).

Инструкция оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4 и утвержда­ется руководителем организации.