32 Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти пк с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.                 

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

.

33Составление номенклатуры дел — это процесс разработки документа, систематизирующего и отражающего список дел, ведущихся в организации. Составление номенклатуры дел должно соответствовать определённым правилам. На практике при сколько-нибудь крупном документообороте (когда невозможно помнить каждый документ отдельно) использование номенклатуры дел является практически обязательным для работы отделов бухгалтерии и кадровой службы.Составление номенклатуры дел подразумевает охват всех документов, созданных организацией с момента основания. Основная задача данного списка — это систематизация всех бумаг и определение как системы архивного хранения документов, так и процесса работ с ними. Важной практической стороной применения номенклатуры дел является тот факт, что этот документ содержит сроки хранения для каждого дела, что даёт возможность определять ценность документов в кратчайшие сроки, а также очень помогает в составлении различных описей. Номенклатура дел является одним из базовых документов в делопроизводстве компании: на основе данного документа может разрабатываться картотека и система регистрации новых дел.

34 Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.  При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:  Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Объем дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министра, распоряжения главы администрации и т.д., и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Не допускается формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов, распоряжений и указаний).  Оформление дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, в них не проводить пересистематизацию документов внутри дел, листы дела не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

35.подг к пер в архив Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующем архивном законодательством. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

36.В архив поступают:законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; **документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; **документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации; **личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;служебные и ведомственные издания;научно-справочный аппарат к документам архиваСроки хранения документов Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.________________________________________Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);часть документов подлежит уничтожению.Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.

37. Делопр-во в организации. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:акты законодательства Республики Беларусь;решениясудов;предписания государственных органов и должностных лиц;поручения вышестоящих организаций;осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.Организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

38. Конфиденциальное делопроизводство - это разновидность работы с документами, которая в качестве составной части входит во многие курсы делопроизводства. Работа в этой сфере тесно связана с понятием коммерческой тайны. Это вид информации, доступ к которой тем или иным образом ограничен, причём это ограничение связано с интересами её обладателя и его коммерческой деятельностью, то есть деятельностью, направленной на получение прибыли. При этом нужно отметить, что коммерческую деятельность могут осуществлять и некоммерческие организации в той мере, в которой она соответствует её целям. Соответственно, понятие коммерческой тайны имеет отношение и к осуществлению делопроизводства в некоммерческих организациях.Кроме того, наряду с понятием коммерческой тайны, курсы делопроизводства рассматривают и понятие служебной тайны, также имеющее отношение к конфиденциальному делопроизводству. Служебная тайна - это информация, которая принадлежит органам власти на различных уровнях и при этом составляет коммерческую тайну каких-либо других субъектов или имеет особую ценность для самих органов власти. Доступ к этой информации ограничен соответствующими предписаниями и осуществляется по служебной необходимости.Таким образом, конфиденциальное делопроизводство включает в себя работу с документами, составляющими служебную или коммерческую тайну. При этом не существует общегосударственных нормативных актов, которые регламентировали бы делопроизводство в этой области. Поэтому правила работы с такими документами могут существенно отличаться на каждом конкретном предприятии или фирме. Однако в любом случае они руководствуются определёнными общими принципами, служащими для обеспечения информационной безопасности.

39. кадровое дп Обеспечение документирования и организация работы с официальными документами называется делопроизводством. Организация хранения документов именуется архивным делом. Сегодняделопроизводство и архивное дело все чаще переводятся на рельсы автоматизации, в организациях внедряется электронный документооборот. Налаженное, четкое делопроизводство важно в работе любого отдела, в том числе и в кадровой службе. Ведь кадры, как известно, решают все. Кадровое дело в наше время является весьма обширным участком мировой экономики. Работу с кадрами ведут все продвинутые организации, предприятия и учреждения. Эта работа включает в себя организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную деятельность, кадровые вопросы, контроль и прочее. Без данной деятельности невозможно функционирование ни одной фирмы или организации.  Как же грамотно организовать такую работу? Естественно, тут помогут квалифицированные кадровые специалисты. Они подберут необходимый персонал, учитывая возможности будущих работников, приведут в порядок кадровые документы и подготовят решения по выходу из сложных ситуаций. Люди издавна стоят перед проблемой подбора требуемых кадров. В древности она решалась с помощью завоеваний, теперь же человечество предпочитает действовать мирным путем. Можно смело утверждать, что кадровые специалисты всегда будут востребованы на рынке труда. Менеджер по подбору персонала, делопроизводитель отдела кадров, специалист кадровик, начальник кадровой службы – овладеть этими профессиями не особо сложно, а от грамотных специалистов не станет избавляться ни один руководитель, какой бы кризис ни переживала компания. Достаточным доказательством может служить тот факт, что кадровые подразделения сегодня есть и в гигантах мировой индустрии, и в фирмах малого и среднего бизнеса по всему миру. В нашей стране подбор качественного персонала – задача не из легких, поэтому справиться с ней может только грамотный кадровик. Опираясь на личный опыт, используя проверенную практику поиска сотрудников, он найдет именно таких людей, которые нужны руководителям фирмы. Обычно подбор персонала осуществляется несколькими способами. Среди них можно отметить следующие: личные связи сотрудников, объявления в СМИ, заказ кадровому агентству. А наибольший эффект будет от сочетания всех или нескольких способов.

40.работа секретаря Одним из важных деловых контактов являются взаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы. . Одна из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки. Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.Переговоры по телефону телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут и даже 5-10 минут.Такая обстановка полностью исключает атмосферу творческой работы, мешает решению и сложных проблем, требующих обдумывания и анализа в спокойных условиях. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя Организация совещаний

Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией. Самое важное в работе секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение.