Постоянные реквизиты бланка

Государственный герб Республики Беларусь (1). Изобра­жение Государственного герба помещают на бланках в цен­тре верхнего поля. Диаметр изобралсения не должен превы­шать 17 мм.

Правом помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов согласно Указу Президента от 28 июня 2000 г. № 357 обладают только госу­дарственные органы (организации).

Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания) (2). Реквизит представляет собой условное (символи­ческое) графическое изображение, зарегистрированное в ус­тановленном законом порядке. В качестве эмблемы органи­зации может быть использован товарный знак (знак обслу­живания).

Изображение эмблемы организации (размер 17 мм) госу­дарственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации, негосу­дарственной формы собственности — также на левом поле бланка или на верхнем поле аналогично расположению Госу­дарственного герба Республики Беларусь.

При угловом располол^ении реквизитов эмблема органи­зации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».

Автор документа (5, 6, 7). Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (рек­визит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, напри­мер в уставе. Наименование структурного подразделения (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс пред­приятия связи и почтовый адрес. Реквизит оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При записи адреса можно использовать следующие сокраще­ния: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (ули­ца), пер. (переулок), пр. (проспект), корн, (корпус), д. (дом), кв. (квартира). Следует помнить, что при литерном написа­нии номера буква пишется слитно с цифрой, например 14в. Если оформляется адрес учреждения, то номер дома указы­вается цифрами без других обозначений:

пр. Партизанский, 20 220110, г. Минск Республика Беларусь

Коммуникационные и коммерческие данные (9). Комму­никационные данные: телеграфный адрес, телефакс, теле­тайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. Приведенные данные необходи­мы для установления контакта с организациями и для вы­полнения расчетно-денежных операций. Адрес электронной почты и другие сведения указывают по усмотрению органи­зации. Стандарт не содержит ограничений относительно сос­тава и объема сведений, включаемых в справочные данные об организации.

Назва вида документа (10). Вид документа определя­ется его назначением и содержанием. Название вида доку­мента должно соответствовать видам документов, преду­смотренных общегосударственным классификатором ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Реквизит печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.

Данный реквизит является одним из важнейших и про­ставляется на всех документах, кроме писем. Вид документа впечатывают в общий бланк машинописным способом. Если же количество бланков какого-либо вида документа превы­шает 200 штук в год, то типографическим способом изготав­ливают специальные бланки с наименованием вида документа.

Место составления или издания документа (14) указыва­ется на общем бланке. Оформляется реквизит в соответствии с административно-территориальным делением. Перед насе­ленными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например г. Могилев.

13.Хар-ка заполняемых реквезитов. Название вида документа, дата, индекс, ссылка.Название вида документа (10). Вид документа определя­ется его назначением и содержанием. Название вида доку­мента должно соответствовать видам документов, преду­смотренных общегосударственным классификатором ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Реквизит печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля, например ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ.Данный реквизит является одним из важнейших и про­ставляется на всех документах, кроме писем. Вид документа впечатывают в общий бланк машинописным способом. Если же количество бланков какого-либо вида документа превы­шает 200 штук в год, то типографическим способом изготав­ливают специальные бланки с наименованием вида документа.Дата (11). Даты в тексте и других реквизитах оформляют только цифровым способом. Элементы даты приводят араб­скими цифрами в одной строке в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют дву­мя нарами арабских цифр, разделенных точкой; год — че­тырьмя арабскими цифрами, например 05.04.200Х.Для оформления дат, содерлсащихся в финансовых доку­ментах и текстах нормативных правовых актов, допускается словесно-цифровой способ.Помимо даты подписания документа на бланке простав­ляются даты всех стадий оформления и обработки докумен­та: согласование, утверждение, проставление резолюции, получение и исполнение документа.Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписа­нии. При подготовке проекта документа допускается печа­тать только обозначение месяца и года, а день месяца про­ставляется должностным лицом, подписывающим или ут­верждающим документ.Регистрационный индекс (12) — условное цифровое, бук­венное или комбинированное обозначение документа, про­ставляемое в бланке на одном уровне с датой.Для внутренних документов (приказов, протоколов) — это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течение календарного года.Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей. Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланках оформляются в виде трафарета. Ссылка па регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Это важнейший поисковый признак, дающий воз­можность при получении ответного документа сразу же оп­ределить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а также позволяющий найти в структурном подразделении копию инициативного документа, на кото­рый пришел ответ. Данный реквизит полностью переписы­вается из инициативного документа цифровым способом.

14.Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладныеи объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.Реквизит "Адресат"Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);наименование структурного подразделения (в именительном падеже);указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией

почтовыйадрес.Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

10. хар-ка способов согласования и удостоверения документов. Согласова­ние является способом предварительной оценки сущности проекта документа. Оно проводится с организациями, струк­турными подразделениями и должностными лицами. Разли­чают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформля­ется грифом согласования (25) или представлением протоко­ла обсуждения проекта документа па заседании коллектив­ного органа, внутреннее — визой (26). Гриф согласования (25) проставляется слева пиже рекви­зита «Подпись» непосредственно от границы левого служеб­ного поля и включает следующие элементы: 1.слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;2.указание должности, включая наименование организа­ции;3.личную подпись;4.расшифровку подписи (инициалы, фамилия);5.дату. Визы (26). Реквизит располагают от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора) ниже рекви­зита «Подпись» и проставляют на остающихся в организа­ции экземплярах документов. Первым проект документа ви­зирует исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визиро­вание: руководи­тели исполнителя; заинтересованные в документе должност­ные лица; представители общественных организаций (если необходимо); ответственные лица финансовых и экономи­ческих служб; заместитель руководителя организации (фир­мы), курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости); юристы; служба документациопного обес­печения.Отказываться от визирования не допускается.Реквизит «Виза» используется и при оформлении проце­дуры ознакомления с документом.Виза ознакомления начинается словами «С приказом (ак­том, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознаком­лены)» и включает личную подпись работника, ее рас­шифровку и дату. Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элемен­том документа. В организациях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются одним должностным лицом: ру­ководителем, кем-либо из его заместителей или одним из ру­ководителей структурного подразделения в пределах их ком­петенции. Две и более подписи проставляют в том случае, ес­ли за содерлсание документа несут ответственность несколь­ко лиц. При отсутствии должностного лица, подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или замести­тель. Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.Гриф утверждения (17). Реквизит проставляют в нравом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора. Гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учрежде­ния, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Для удостоверения наиболее важных документов ставит­ся печать, свидетельствующая об их подлинности.Печать (27) проставляется таким образом, чтобы ее от­тиск затрагивал часть названия должности и личной подпи­си подписавшего документ. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окруж­ности дается полное наименование организации. Оттиск та­кой печати проставляется на подлинниках документов, удос­товеряющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Простыми печатя­ми удостоверяют размножение экземпляра распорядитель­ных документов, копии документов, пропуск и др.

11. хар-ка Служебные отметки на документах.Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает: 1.Фамилию, инициалы исполнителя;2.Предписание действий;3.Порядок и сроки исполнения4.Подпись руководителя;5.Дату наложения резолюции. Резолюция рас-тся на первом листе документа. она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Отметка о контроле (20). Необходима на док-ах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле док-та на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой. Отметка об исполнении (28). Реквизит рас-тся на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исп-ля и номер его тел. Отметка о заверении копии (29). Копия док-та – это док-т, полностью воспроизводящий информацию подлинного док-та и все его внешние признаки или часть его. Заверительную отметку проставляют ниже рек-та «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно, наименование долж-ти лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы док-та и включает: 1.Слово «В дело» и индекс дела по ном-ре дел, в которое будет подшит док-т;2.Краткие сведения о порядке решения вопроса;3.Подпись исп-ля;4.Дата. Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих док-ах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы док-та. В состав рек-та входят сокращенное наименование орг-ции, дата поступления и регистрационный индекс док-та. Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Рек-ит располагается на нижнем поле первого листа док-та и включает в себя: 1.Запись «Информация перенесена на машинный носитель»;2.Подпись лица, ответственного за перенос данных;3.Дату переноса.

12. Требования к тексту. Текст (21). Текст — основной реквизит документа. Его пе­чатают через 2—3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.Текст документа на бланках формата А4 печатают через одинарный на компьютере, на бланках формата А5 — через 14 пт на компьютере.Набор текста осуществляется в редакторе MicrosoftWord, с при­менением гарнитуры TimesNewRoman в обычном начерта­нии, размером шрифта не менее 13 пт (или устанавливаемым нормативными правовыми актами) и выравниванием по ши­рине листа.Абзацы в тексте печатаются от первого положения табу­лятора после пяти печатных знаков от границы левого ноля (на пишущей машине) или 12,5 (12,7) мм на компьютере. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2—3 предлож.Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создании до­кумента, во второй — выводы, предложения, решения, рас-поряжения или просьбы.Тексты сложных, больших по объему документов Могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствую­щих составных частей более высоких степеней деления, раз­деленных точкой. Перечисление требований внутри пункта, подпункта обо­значают арабскими цифрами со скобкой (1), 2) и т.д.) и раз­деляют точкой с запятой.При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:достоверность и объективность содержания;полнота информации;краткость изложения;унификация и стандартизация языка и стиля документа;нейтральность тона.К элементам текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эф­фективного поиска документа, проведения его регистрации 48 без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего па вопрос «о чем?», например приказ об уволь­нении, письмо о поставке продукции.Исключение составляют акт, протокол, положение, ин­струкция, в которых заголовок сочетается в надеже с наиме­нованием документа. Например, акт — «чего?» — ревизии кассы.Заголовок текста печатают флаговым способом строчны­ми буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до гра­ницы пятого положения табулятора после 40 печатных зна­ков или 100 мм от границы левого поля.