12 Виды бланков орд. Трбования

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроиз­веденной на нем постоянной информацией документа и ме­стом, отведенным для переменной. В соответствии с норматив­но-правовыми и методическими документами в Республике Беларусь бланки устанавливаются только для организации. Для сравнения: в Российской Федерации бланки устанавли­ваются как для организации в целом (или ее структурного подразделения), так и для отдельного должностного лица. При этом все вышеперечисленные типы бланков в Республи­ке Беларусь и Российской Федерации могут быть трех видов:

• бланк для писем (прил. 3);

• общий бланк (прил. 4);

• бланк конкретного вида документа (прил. 5).

На общих бланках оформляются:

• распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);

• организационные (положения, инструкции) и справоч-но-информационные (акты, протоколы, справки и т.п.) доку­менты.

Допускается изготовление на основе общего бланка спе­циальных бланков для конкретных видов организацион­но-распорядительной документации, например бланка для положения, бланка для протоколов и т.д. Согласно Пример­ной инструкции по делопроизводству, изготовление специ­альных бланков считается целесообразным, если исходя из данных анализа объемов документооборота в организации таких документов создается более 200 в год.

Бланк для писем используется исключительно для оформ­ления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информа­ционное письмо и т.п.).

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Формат А5 рекоменду­ется в целях экономии бумаги и используется при подготов­ке небольших по объему документов, например сопроводи­тельных писем.

Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: ле­вое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничи­тельных отметок на бланк необязательно.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются (типографским способом или нумератором) учетные порядковые номера. Данные но­мера допускается проставлять па левом пижпем поле лице­вой стороны или па оборотной стороне бланка. Наиболее ра­циональным представляется способ расположения порядко­вых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления раз­личных служебных отметок (регистрационного штампа вхо­дящих документов, отметки об исполнении документа и на­правлении его в дело и т.д.).

Учет гербовых бланков при их поступлении в организа­цию ведется раздельно но видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:

• наименование вида гербового бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

• дата поступления, индекс и дата сопроводительного до­кумента, организация — поставщик бланков (указываются дата и номер письма полиграфического предприятия, изго­товившего бланки, его наименование);

• количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделе­ния государственного органа (организации), инициалы и фа­милия должностного лица — получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (лсурнал или карточку) по выдаче этих бланков непосред­ственным исполнителям. В ней фиксируются:

• вид выданных бланков (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

• получатель бланков (наименование структурного под­разделения или исполнителя);

• должность, фамилия и инициалы получившего бланки;

• количество экземпляров;

• дата получения; расписка в получении;

• номера и серии испорченных бланков; отметка об уничтожении.

В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков можно вести в од­ном журнале (картотеке). Регистрируя исходящие докумен­ты, подготовленные на гербовых бланках, в соответствую­щую регистрационную форму, дополнительно можно ввести графу «Серия и номер бланков».

Бланки с изображением Государственного герба Респуб­лики Беларусь упичтолсаются но акту с отметкой в журнале (карточке).