9. Унификация, стандартизация

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — документация, обеспечивающая организацию процессов уп­равления и управленческого труда.

Организационно-распорядительный документ — доку­мент, применяемый при оформлении организационной, рас­порядительной, исполнительной и контрольной функций управления.

В отличие от других систем управленческой документа­ции (финансовой, бухгалтерской, первичной, учетной, от­четно-статистической и др.) с помощью ОРД документируют любую управленческую функцию на различных уровнях уп­равления и во всех отраслях.

В ОРД выделяют три группы документов:

• организационные (устав организации, положение об ор­ганизации (структурном подразделении), структура и штат­ная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, доллсностная инструкция);

• распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);

• справочно-ипформационные (письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).

В целях единообразия в процессах составления и оформ­ления документов, сокращения количества документов, ти­пизации их форм, повышения качества оформления, сниже­ния трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке необхо­димо осуществлять унификацию и стандартизацию органи­зационно-распорядительных документов.

Унификацию можно определить как выбор рациональ­ных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количес­тва форм и типизации построения.

ЦЕЛЬ

Последующее стабильное законодательное закрепление унификации в масштабах организации, отрасли и государ­ства проводится с помощью стандартизации (рис. 2.1).

Повышение производительности, творческих начал управленческого труда, а также его культуры

Общие принципы:

-Сокращение избыточности информации в документах

-Создание общей модели построения документов (формуляр-образец)

-Применение единой терминологии в документах

- Типизация и трафаретизация текстов

принципы унификации

-Соответствие документов решаемым задачам

-Расположение реквизитов на документе в соответ­ствии с последовательностью их заполнения, чтения или считывания

-Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах

-Снижение физического объема документов в резуль­тате обоснованного определения площадей для раз­мещения реквизитов

-Взаимоувязка требований к документам, относящимся к различным функциональным системам документации

принципы стандартизации

-установление необходимой юридической силы документов

-Комплексность стандартизации

-Стабильность требований к документам

10 Унифицированная система [ организационно-распорядительной документации

В результате унификации и стандартизации ОРД была создана Унифицированная система организационно-распо­рядительной документации (УСОРД), утвержденная прика­зом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архи­вам и делопроизводству Министерства юстиции Республики

Беларусь. Она является рационально организованным комп­лексом взаимосвязанных унифицированных форм докумен­тов, рекомендуемых для применения в органах государ­ственного управления, учрелсдениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

Использование УСОРД в деятельности организаций спо­собствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с до­кументами, повышению качества организационно-распоря­дительной документации и сокращению объема документо­оборота.

В состав УСОРД входят:

• Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Рес­публики Беларусь. Система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методические указания но практическому примене­нию Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Рес­публики Беларусь. Система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов»;

• Классификатор унифицированных форм организаци­онно-распорядительных документов и пояснительная запис­ка по его применению;

• Альбом унифицированных форм ОРД. Унифицированные формы систематизированы по следую­щим подсистемам:

• документация по созданию организации;

• документация по реорганизации организации;

• документация по ликвидации организации;

• документация по приватизации государственных орга­низаций;

• документация по распорядительной деятельности орга­низации;

• документация по организационно-нормативному регу­лированию деятельности организации;

• документация по оперативно-информационному регу­лированию деятельности организации;

• документация по приему на работу;

• документация по оформлению изменений трудовых от­ношений;

• документация но увольнению с работы;

• документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

• документация по оформлению поощрений;

• документация по оформлению дисциплинарных взыс­каний;

• документация по оформлению командировок.

Альбом унифицированных форм ОРД может использо­ваться как эталонный для разработки альбомов унифициро­ванных форм документов в организациях и поддержания их в актуальном состоянии путем своевременного включе­ния новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения области применения унифицированных форм ОРД и т.д.

Таким образом, УСОРД включает не все существующие виды организационно-распорядительных документов. Дан­ная система открыта для дополнения и изменения, что поз­воляет совершенствовать формы и содержание ОРД.

Один из принципов унификации организационно-распо­рядительных документов — от общего к частному. Он заклю­чается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации, на основе которого про­водят установление состава реквизитов для данной системы, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.

Формуляр-образец документа — модель построения формы документа, определяющая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению кон­струкционной сетки и основные реквизиты.

Для сравнения в табл. 2.1 представлены составы реквизи­тов, устанавливаемых стандартом Республики Беларусь (СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Рес­публики Беларусь. Система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов») и стандартом Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению документов»).

Наглядное месторасположение реквизитов согласно стан­дартам Республики Беларусь и Российской Федерации про­иллюстрировано на рис. 2.2—2.3.

11.Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность

Номер рекви­зита	Наименование реквизита
	СТБ 6.38-2004	ГОСТ Р 6.30-2003
1	2	3
1	Государственный герб Респуб­лики Беларусь	Государственный герб Россий­ской Федерации
2	Эмблема предприятия или тор­говый знак (знак обслуживания)	Герб субъекта Российской Фе­дерации
3	Код организации: код ОКОГУ или ОКЮЛП по Общегосудар­ственным классификаторам Республики Беларусь, соответ­ственно, «Органы государствен­ной власти и управления» и «Юридические лица и индиви­дуальные предприниматели»	Эмблема организации или то­варный знак (знак обслужива­ния)
4	Код документа по Общегосу­дарственному классификатору «Унифицированные докумен­ты» (ОКУД)	Код организации
5	Наименование вышестоящей организации	Основной государственный ре­гистрационный помер (ОГРН) юридического лица
6	Наименование организации	Идентификационный номер налогоплательщика / код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП)
7	Наименование структурного подразделения	Код формы документа
8	Почтовый адрес отправителя	Наименование организации
9	Коммуникационные и коммер­ческие данные	Справочные данные об органи­зации

1	2	3
10	Название вида документа	Наименование вида докумен­та
11	Дата	Дата документа
12	Регистрационный индекс	Регистрационный номер до­кумента
13	Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего доку­мента	Ссылка на регистрационный индекс и дату документа
14	Место составления или изда­ния	Место составления или изда­ния документа
15	Гриф ограничения доступа	Адресат
16	Адресат	Гриф утверждения документа
17	Гриф утверждения	Резолюция
18	Резолюция	Заголовок к тексту
19	Заголовок к тексту	Отметка о контроле
20	Отметка о контроле	Текст документа
21	Текст	Отметка о наличии приложе­ния
22	Отметка о наличии приложе­ния	Подпись
23	Подпись	Гриф согласования документа
24	Гриф приложения	Визы согласования документа
25	Гриф согласования	Оттиск печати
261 _	Визы	Отметка о заверении копии
27	Печать	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнителе	Отметка об исполнении доку­мента и направлении его в дело
29	Отметка о заверении копии	Отметка о поступлении доку­мента в организацию
30	Отметка об исполнении доку­мента и направлении его в дело	Идентификатор электронной копии документа
31	Отметка о поступлении (ре­гистрационный штамп входя­щих документов)
32	Отметка о переносе данных на машинный носитель