
- •3.Понятие документа
- •7.Ст. 33 Закон рб Об архивном деле и делопроизводстве от 25 ноября 2011 г. № 323-з
- •8 Структура и функции доу. Положение о доу
- •9. Унификация, стандартизация
- •10 Унифицированная система [ организационно-распорядительной документации
- •12 Виды бланков орд. Трбования
- •Постоянные реквизиты бланка
- •13. 1. Особенности официально-делового стиля.
- •20. Виды документов по личному составу
- •32 Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти пк с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.
- •41 Клас-ия техники
- •54.Орг и пор пров экспертихзы эл док
- •56. Автоматизация документационного обеспечения управления
- •62.Системы эл управления документами в корп инф системах
- •68.Орг раб места
9. Унификация, стандартизация
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.
В отличие от других систем управленческой документации (финансовой, бухгалтерской, первичной, учетной, отчетно-статистической и др.) с помощью ОРД документируют любую управленческую функцию на различных уровнях управления и во всех отраслях.
В ОРД выделяют три группы документов:
организационные (устав организации, положение об организации (структурном подразделении), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, доллсностная инструкция);
распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);
справочно-ипформационные (письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).
В целях единообразия в процессах составления и оформления документов, сокращения количества документов, типизации их форм, повышения качества оформления, снижения трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке необходимо осуществлять унификацию и стандартизацию организационно-распорядительных документов.
Унификацию можно определить как выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения.
ЦЕЛЬ
Последующее стабильное законодательное закрепление унификации в масштабах организации, отрасли и государства проводится с помощью стандартизации (рис. 2.1).
Повышение производительности, творческих начал управленческого труда, а также его культуры
Общие принципы:
-Сокращение избыточности информации в документах
-Создание общей модели построения документов (формуляр-образец)
-Применение единой терминологии в документах
- Типизация и трафаретизация текстов
принципы унификации
-Соответствие документов решаемым задачам
-Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или считывания
-Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах
-Снижение физического объема документов в результате обоснованного определения площадей для размещения реквизитов
-Взаимоувязка требований к документам, относящимся к различным функциональным системам документации
принципы стандартизации
-установление необходимой юридической силы документов
-Комплексность стандартизации
-Стабильность требований к документам
10 Унифицированная система [ организационно-распорядительной документации
В результате унификации и стандартизации ОРД была создана Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом от 14.05.2007 г. № 25 директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики
Беларусь. Она является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учрелсдениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.
Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.
В состав УСОРД входят:
Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические указания но практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;
• Альбом унифицированных форм ОРД. Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:
документация по созданию организации;
документация по реорганизации организации;
документация по ликвидации организации;
документация по приватизации государственных организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
• документация по приему на работу;
документация по оформлению изменений трудовых отношений;
документация но увольнению с работы;
документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению командировок.
Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуальном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения области применения унифицированных форм ОРД и т.д.
Таким образом, УСОРД включает не все существующие виды организационно-распорядительных документов. Данная система открыта для дополнения и изменения, что позволяет совершенствовать формы и содержание ОРД.
Один из принципов унификации организационно-распорядительных документов — от общего к частному. Он заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации, на основе которого проводят установление состава реквизитов для данной системы, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.
Формуляр-образец документа — модель построения формы документа, определяющая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Для сравнения в табл. 2.1 представлены составы реквизитов, устанавливаемых стандартом Республики Беларусь (СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и стандартом Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Наглядное месторасположение реквизитов согласно стандартам Республики Беларусь и Российской Федерации проиллюстрировано на рис. 2.2—2.3.
11.Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность
Номер реквизита |
Наименование реквизита |
|
|
СТБ 6.38-2004 |
ГОСТ Р 6.30-2003 |
1 |
2 |
3 |
1 |
Государственный герб Республики Беларусь |
Государственный герб Российской Федерации |
2 |
Эмблема предприятия или торговый знак (знак обслуживания) |
Герб субъекта Российской Федерации |
3 |
Код организации: код ОКОГУ или ОКЮЛП по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь, соответственно, «Органы государственной власти и управления» и «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
4 |
Код документа по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД) |
Код организации |
5 |
Наименование вышестоящей организации |
Основной государственный регистрационный помер (ОГРН) юридического лица |
6 |
Наименование организации |
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
7 |
Наименование структурного подразделения |
Код формы документа |
8 |
Почтовый адрес отправителя |
Наименование организации |
9 |
Коммуникационные и коммерческие данные |
Справочные данные об организации |
1 |
2 |
3 |
10 |
Название вида документа |
Наименование вида документа |
11 |
Дата |
Дата документа |
12 |
Регистрационный индекс |
Регистрационный номер документа |
13 |
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа |
Ссылка на регистрационный индекс и дату документа |
14 |
Место составления или издания |
Место составления или издания документа |
15 |
Гриф ограничения доступа |
Адресат |
16 |
Адресат |
Гриф утверждения документа |
17 |
Гриф утверждения |
Резолюция |
18 |
Резолюция |
Заголовок к тексту |
19 |
Заголовок к тексту |
Отметка о контроле |
20 |
Отметка о контроле |
Текст документа |
21 |
Текст |
Отметка о наличии приложения |
22 |
Отметка о наличии приложения |
Подпись |
23 |
Подпись |
Гриф согласования документа |
24 |
Гриф приложения |
Визы согласования документа |
25 |
Гриф согласования |
Оттиск печати |
261 _ |
Визы |
Отметка о заверении копии |
27 |
Печать |
Отметка об исполнителе |
28 |
Отметка об исполнителе |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
29 |
Отметка о заверении копии |
Отметка о поступлении документа в организацию |
30 |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
Идентификатор электронной копии документа |
31 |
Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) |
|
32 |
Отметка о переносе данных на машинный носитель |
|