68.Орг раб места

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет органи­зация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий трудаУправленческий труд обычно отличается малой двигательной актив­ностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помеще­нии. Всё это вызывает быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроиз­водства, большое внимание должно уделяться устройству и планиров­ке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нор­мам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функция­ми, установлению рационального режима труда.При выборе помещения для службы делопроизводства надо учиты­вать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м² на одного ра­ботника. Кроме того принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, скане­ров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значитель­но изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быст­рой утомляемости. Поэтому расчёт площади на одного сотрудника, ра­ботающего за дисплеем компьютера, ведётся от нормы 6 м² на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хоро­шо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоро­стные копировальные и печатающие устройства.Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомля­емости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди.Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светиль­ники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендует­ся поддерживать температуру 22- 24 градуса Цельсия, а влажность 60-40%.Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной ру­ководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководи­теля или фирмы. Если учесть, что приёмная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно зна­чение, которое придаётся её оборудованию.Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых под­разделений учреждения, поэтому его интерьеру также уделяется повы­шенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо разме­щать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудни­ков, работающих в одной комнате, учитываются их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материа­лами

69.эволюция видов офисов Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы. До появления текстовых редакторов процесс составления документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались (рис. 1.10). Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов. В 1979 году компания MicroproInternational выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области. В 1983 году свой первый текстовый редактор (Multi-ToolWord) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для AppleMacintosh и в 1989-м - для MicrosoftWindows.Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин "текстовый процессор" обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины "текстовый редактор" и "текстовый процессор" считают синонимами, что не совсем верно.Исторически текстовые редакторы - это предшественники текстовых процессоров. Они позволяли составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных функций. Тем не менее для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д. В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.