1 История дп в рб. На территории Беларуси понятие «делопроизводство» стали использовать в конце XVIII — начале XIX в. Данный термин возник еще в XVI—XVII вв. в центральных органах управления Россий­ского государства — приказах. Процесс рассмотрения реше­ния тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производством дел». Поскольку производство дел фиксиро­валось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам именовали «делами», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив — делопроизводством.В белорусском языке понятию «делопроизводство» соот­ветствует термин «снрававодства». Он происходит от слова «справа» — так в XV—XVIII вв. в ВКЛ, гос. делопроизводственным язы­ком которого до 1696 г. являлся белорусский, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и его документи­рование. В ВКЛ не существовало специальных учрежде­ний центрального управления, и длительное время большин­ство дел решалось великим князем и панами-радой, которые давали указание писарю или секретарю, находившемуся при них. Поэтому в XV—XVIII вв. на терри­тории Беларуси понятие «дело» в значении совокупности до­кументов, используемых в процессе рассмотрения того или иного вопроса, не возникло. Таким образом, производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало.Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20-е гг. XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные уч­реждения был возвращен белорусский язык и началась ак­тивная разработка современной белорусской делопроизвод­ственной терминологии.Исторически документирование развивается по двум на­правлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управлен­ческой деятельности. Первое направление охватывает основ­ную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс до­кументов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. От­дельные стороны деятельности учреждений находят отра­жение в системах специальной документации (бухгалтер­ской, статистической, военной, технической, дипломатиче­ской и др.). Необходимость выделения данных систем была вызвана особенностями содержания документов, правил их составления и работы с ними. Сейчас термин «делопроизводство» прирав­нивается к понятию «документационное обеспечение уп­равления» (ДОУ) и определяется как «отрасль деятельно­сти, обеспечивающая документирование и организацию ра­боты с официальными документами».Таким образом, задачи делопроизводства охватывают до­кументирование и организацию работы с документами.

2. Место дп в структурк управленческого труда. Понятия дп, доу. Термин «делопроизводство» прирав­нивается к понятию «документационное обеспечение уп­равления» (ДОУ) и определяется как «отрасль деятельно­сти, обеспечивающая документирование и организацию ра­боты с официальными документами». Задачи делопроизводства охватывают до­кументирование и организацию работы с документами.Документирование — запись информации на различ­ных носителях по установленным правилам.Организация работы с документами— организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.Документооборот— движение документов в организа­ции с момента их создания или получения до завершения ис­полнения или отправления. Документационное обеспечение управления имеет дело не только с организационно-распорядительны­ми документами, но и управленческой, научно-техни­ческой, практической, конструкционной и другой докумен­тацией.Документационное обеспечение управления включает и принципиально новые виды документации, определяемые как информационные ресурсы, — реестры, регистры, базы и банки данных, Интернет-сайты и т.п. Необходимо, чтобы в современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним были едины­ми. Управленческое решение должно приниматься не только на основании распорядительного документа; следует прово­дить анализ всей возможной информации, относящейся к су­ществу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступ­ной руководителю в реальном режиме времени, тем выше ве­роятность успешного решения проблемы.Необходимость в делопроизводстве возникает только тог­да, когда имеет место процесс управления. Делопроизвод­ство и управление — это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не мо­жет работать управленческий аппарат. Делопроизвод­ство представляет собой технологию управления. На сегодняшний день постановка де­лопроизводства в организациях указывает чаще всего на на­личие плохо организованной системы управления с нечет­кими задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий па нижестоящий уровень. Про­цесс управления прописан не так тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XXI в.

В последние годы происходит широкое внедрение автома­тизированных технологий в процесс управления. Препят­ствием при этом служит неупорядоченность управленческих процессов и отражающих их систем делопроизводства. Ре­шением проблемы становятся программы автоматизации до­кументооборота. Как известно, документооборот — это дви­жение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. И именно автоматизация данного процесса требует особенно тщательной подготовки. Прежде всего, необходимо решить управленческие вопросы: распределение обязанностей; деле­гирование полномочий для решения задач; определение того, кто какие задачи решает, на каком уровне; установле­ние порядка согласования и подписания документа.

3.Понятие документа

Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам (носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Функции документов. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить.Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.Классификация документов по различным признакам

содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. идр

4.Стандартизация в области управления документацией является одним из направлений деятельности Международной организации по стандартизации (Internationalorganizationforstandardization), разработавшей первый международный стандарт по управлению документацией ИСО 15489-1:2001 и продолжающей активно работать в этом направлении. Важно отметить, что стандарты ИСО по управлению документами взаимодополняют друг друга. Каждый последующий стандарт развивает положения предыдущего. Стандарты ИСО носят международный характер и признаны во всем мире. В большинстве развитых стран мира стандарты ИСО по управлению документами принимаются методом обложки и используются напрямую без купюр и уточнений, ввиду высокой степени их проработанности. Учитывая тот факт, что раз в 3-5 лет все стандарты ИСО пересматриваются (актуализируются, либо отменяются) можно с уверенностью говорить об их актуальности. Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в Международной организации по стандартизации осуществляется Техническим комитетом (ТК) № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование).

5.Национальный технический комитет по стандартизации ТК BY 28 "Управление документами" выступает в качестве платформы для сотрудничества государственных органов и иных заинтересованных организаций для проведения работ по национальной, межгосударственной и международной (региональной) стандартизации в области управления документами. В частности, в рамках деятельности технического комитета планируется пересмотр государственных стандартов, а также принятие на национальном уровне ряда международных стандартов в сфере управления документами.

6.НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также регламентирующие работу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, её техническое обеспечение.

НМБ включает в себя:законодательные акты РФ в сфере информации и документации;указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документообеспечение на федеральном уровне;правовые акты органов исполнительной власти, как общеотраслевого, так и ведомственного характера;правовые акты ОПВ и ОИВ субъектов РФ и их территориальных образований;Интсрукцияделопроизводства:Закреплено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе MicrosoftWord, размер шрифта – 15 пт. При подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.Признано утратившим силу постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24.07.2003 № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь».