3. Нормативно-методична база органів регіонального управління

Нормативно-методична база документного  забезпечення  управління – це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби документного  забезпечення – її структуру, функції, штати, технічне оснащення  та інші аспекти [18].  

Нормативно-правова база регулює:

1. Правила оформлення документів.

2. Правила роботи з документами.

3. Забезпечення охорони документів.

4. Порядок передавання документів на архівне зберігання.

5. Роботу служби документного забезпечення (функції, структура, штати).

6. Запровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

7. Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу.

8. Справочинство за звереннями громадян.

9. Юридичні аспекти, пов’язані з документами [1].  

Нормативно-методичну базу документного забезпечення діяльності органів управління складають такі групи документів:

• законодавчі акти України, укази та розпорядження Президента    України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

• нормативні та методичні документи, які розробляються державним комітетом архівів України та його галузевою інституцією — Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства;

• нормативно-правові, методичні документи, які утворюються органами законодавчої та виконавчої влади регіонального рівня;

• організаційно-правові,  розпорядчі та методичні документи, які розробляються конкретним органом регіонального управління [33].

Значна частина документів першої групи представлена Законами України (ЗУ), які регламентують головні аспекти документного забезпечення діяльності органів регіонального управління. Основними з них є: ЗУ « Про інформацію»,  ЗУ « Про звернення громадян», ЗУ « Про електронні документи та електронний документообіг», ЗУ « Про місцеве самоврядування в Україні», ЗУ « Про місцеві державні адміністрації».

Органи місцевого самоврядування є юридичними особами і наділяються ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні», ЗУ «Про службу в органах місцевого самоврядування» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону. Органам місцевого самоврядування чинним законодавством можуть надаватися окремі повноваження органів виконавчої влади, у здійсненні яких вони підконтрольні відповідним органам виконавчої влади.

Важливе значення в організації документного забезпечення діяльності органів регіонального управління має інструкція з діловодства. На сьогодні процес документування діяльності органу регіонального управління, організація документування, зберігання документів й використання їхньої інформації регулюються такими нормативними документами: 

  • «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим», місцевих органах виконавчої влади» на підставі якої розробляється інструкція з діловодства конкретного органу регіонального управління для конкретизування вимог до створювання, опрацювання та зберігання документів [18].  

  • «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», яка встановлює правила опрацювання, зберігання звернень громадян [18].

До другої групи документів належать державні стандарти з оформлення управлінських документів. Це — «ДСТУ 4163 - 2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [18]. Даний стандарт веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему організаційно-розпорядчої документації, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні. За визначенням ДСТУ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів. В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків [1].

Також такі класифікатори як «ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до його побудови» [4], «ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» [3].

Розглянувши склад нормативно-методичної бази документного забезпечення діяльності органів регіонального управління, можна визначити, що практично усі операції з документування та організування роботи зі службовими документами у  цих органах регулюються відповідними законодавчими актами, нормативними та методичними документами.

Охарактеризувати нормативно-методичну базу як досконалу неможливо через ряд причин.

Основними її недоліками є:

• відсутність нормативно-правового документа, регулюючого організацію документного забезпечення діяльності органів регіонального управління, розробленого на державному рівні спеціально для цих органів (наприклад, типової інструкції з діловодства та примірної номенклатури справ), а також методичних рекомендацій щодо застосування та розроблення відповідного документа;

• нерозробленість та відсутність уніфікованих правил документування специфічних питань  діяльності органів регіонального управління, наприклад підготовка та оформлення документів до проведення сесій рад та засідань виконавчого комітету ради;

• невідповідність нормативно-методичних документів, розроблених у межах органу регіонального управління, сучасним вимогам до оформлення службових документів та правил організування роботи з ними [17].