2.4 Организация процессов труда руководителей оао «Гомельдрев»

Трудовые операции, выполняемые руководителями различных уровней управления, очень многообразны. Изучим содержание процессов труда, выполняемого такими категориями руководителей предприятия, как Генеральный директор, директор по экономике, главный бухгалтер и начальник отдела сбыта. В своей работе директор ОАО «Гомельдрев» выполняет различные трудовые операции. По функционально-технологическому признаку это преимущественно организационно-административные функции, включающие служебно-коммуникационные, распорядительные координационные и контрольно-оценочные операции.

Наибольший удельный вес в работе генерального директора предприятия составляют распорядительные и координационные операции, заключающиеся в доведении до исполнителей принятых решений. В основном, эти решения доводятся до работников в письменной форме (путем издания приказов, распоряжений и других документов) и реже - в устной.

В целях непрерывности производственного процесса работы выполняет координационные операции: проводит совещания, а также участвует в составлении планов работ.

В ОАО «Гомельдрев» большинство крупных совещаний (например, совещания, касающиеся решения серьезных экономических вопросов: погашение задолженности, расчеты с дебиторами) проводится по плану, который составляется секретарем. К таким совещаниям подготовка начинается за 1,5 - 2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков, составляет лист приглашения для представителей сторонних организаций. В списке участников совещания секретарь отмечает рассылку приглашений и ответы на них.

За 4-6 дней до начала совещания секретарь привлекает различные службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения (проверяется исправность аппаратуры, сетевых розеток и так далее).

За 1-1,5 часа до начала совещания секретарь готовит для членов комиссии папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши.

Перед входом в помещение секретарь проводит регистрацию участников. Она начинается за 30 мин и заканчивается за 5 мин до начала совещания по спискам, в которых указаны фамилии участников, должности, наименование учреждений, отделов, в которых они работают. Совещание начинается точно в указанное время, за опоздание делаются устные замечания.

В повестку включается 2-3 вопроса, из которых первый несет информативный характер, второй - требующий принятия решения, третий -информация о ранее выполненных решениях.

Совещания в основном длятся 30-40 минут и приходятся на последний час работы. Продолжительность совещания устанавливается в пределах времени наиболее продуктивной умственной работы, то есть не более 50 минут и в последние часы работы. Можно сказать, что данное требование рациональной организации совещаний на данном предприятии выполняется.

Совещания проводятся в основном в докладной форме. Доклад осуществляется продолжительностью 10-15 минут, руководитель предприятия нацеливает участников на выступление, если есть какое-либо предложение, если кто-либо не согласен с внесенным предложением, если есть дополнение или новое, более оригинальное решение проблемы. После доклада идет обсуждение вопросов, вынесенных на повестку дня. Очередность выступления работников определяет сам руководитель. В научной литературе рекомендуется осуществлять выступление от младших должностей к старшим, чтобы мнение руководителей не оказывало влияние на мнения подчиненных. На предприятии эти рекомендации не выполняются, что является существенным недостатком в работе директора.

Документируются совещания в «Журнале оперативных совещаний», который ведется секретарем в форме протокола. Журнал хранится у руководителя предприятия и позволяет следить за решением проблем и контролировать сроки исполнения.

Небольшие оперативные совещания проводятся по распоряжению Генерального директора ОАО «Гомельдрев» в без докладной форме, при этом работники знакомятся за 2-3 дня с приказом, заранее обдумывают предложения по рассматриваемому вопросу. Секретарь оповещает работников о проведении совещания, осуществляет контроль за их своевременной явкой. Совещание проводится в кабинете директора и сразу начинается с обсуждения вопросов и рассмотрения заранее разработанных предложений.

Порядка 40% рабочего времени Генеральный директор ОАО «Гомельдрев» тратит на выполнение служебных операций, а именно: на телефонные переговоры, прием посетителей, передвижение в пределах предприятия, служебные командировки.

Наиболее распространенная операция в процессе трудовой деятельности руководителя предприятия - телефонные переговоры. Для упорядочения и сокращения времени на телефонные переговоры на предприятии необходимо разработать «Правила ведения служебных телефонных разговоров».

Порядок осуществления переговоров по телефону работниками ОАО «Гомельдрев» не регламентируется, что является недостатком организации труда как руководителей предприятия, так и подчиненных.

Для осуществления связи с руководителями низших звеньев руководитель использует селекторную связь, которая обеспечивает возможность одновременно вести переговоры с несколькими абонентами. Кроме селектора связь с любым участком и подразделениями на территории ОАО «Гомельдрев» обеспечивает телефон внутренней связи, что освобождает руководителя и работников от излишнего перемещения.

Прием посетителей директор предприятия проводит еженедельно во вторник с 14 до 17⁰⁰. Прием подчиненных по личным вопросам происходит по назначенному секретарем Генерального директора времени, то есть осуществляется предварительная регистрация посетителей. Контакт Генерального директора с подчиненными может происходить в любое (незапланированное) рабочее время, при этом встреча может быть с одним сотрудником или с группой. Приемы посетителей (сотрудников) по вызову проходят обычно в форме беседы. Генеральный директор проводит беседу с работниками и стремится при этом поддерживать непринужденную обстановку, вежлив, однако в процессе беседы иногда отвлекается от ее целей. В связи с этим руководителю необходимо совершенствовать стиль проведения бесед: внимательно слушать собеседника, ясно излагать свои мысли, сохранять основные направления беседы, осуществлять самоанализ и анализ слов собеседника.

Контакты с подчиненными при обходе рабочих мест на предприятии носят целенаправленный характер, они заранее продумываются, отдаваемые при этом устные распоряжения фиксируются в картотеке «Дополнительная память», обеспечивая контроль за устными указаниями, планирование и контроль работ, которые необходимо решить к установленному сроку. Картотека разделена на 35 ячеек. 31 ячейка соответствует каждому дню месяца, одна ячейка предназначена для чистых бланков, вторая для устных распоряжении и намеченных к исполнению мероприятий (она помечается буквой «И»), третьи — для неиспользованных в срок распоряжений («Н»), четвертая — для выполненных («В»). Руководитель, дав указание, записывает его в карточку с указанием фамилии исполнителя, содержание и срок исполнения. Карточка помещается в ячейку «И». Секретарь генерального директора, осуществляющий контроль за исполнением распоряжения, берет карточки из этой ячейки и заносит содержание записи в карточки на соответствующие даты.

Секретарь извещает исполнителей об указаниях руководителя и сроках выполнения специальным талоном. При выполнении задания делается пометка в карточке и помещается в ячейку «В». Генеральный директор предприятия ежедневно просматривает карточки этой ячейки, тем самым осуществляя контроль.

Контрольно-оценочные операции включают в себя проверку своевременности выполнения приказов, распоряжений, решений совещаний, планов, а также проверку своевременности и качества выполняемых функциональных обязанностей. В первом случае Генеральный директор использует данные картотеки «Дополнительная память», о порядке работы с которой рассказывалось выше. Во втором случае контроль своевременности и качества выполнения функций, возложенных на подразделение и отдельных сотрудников, основывается на информации о состоянии дня (отчеты, справки, балансы).

Эффективность труда руководителя во многом зависит от того, как распределено рабочее время для выполнения различного вида работ. При планировании рабочего времени директор ОАО «Гомельдрев» использует не только картотеку, но и перекидной календарь - ежедневник. В календаре руководитель либо секретарь ежедневно записывают различные вопросы, которые интересуют руководителя. Генеральный директор определяет, специалисты каких отделов могут быстро и точно решить эти вопросы, при этом уточняется перечень необходимых материалов (законодательных, директивных, методических) и их местонахождение (в каком отделе).

Для эффективной работы руководителя предприятия этих методов планирования недостаточно. Укрупненно регламентировать распределение времени генерального директора ОАО «Гомельдрев» и руководителей низших звеньев можно с помощью распорядка рабочего дня, представленного в виде «гармонограммы», в которой устанавливается режим работы руководителей и отражается их взаимоувязка, касающаяся времени участия отдельных руководителей в общих мероприятиях, таким образом, труд Генерального директора — это преимущественно административный труд, связанный с непосредственным управлением деятельностью и поведением людей.

Рассмотрим особенности управленческих операций, выполняемых директором по экономике, главным бухгалтером ОАО «Гомельдрев» и начальником отдела сбыта.

В процессе своей деятельности эти три категории руководящих работников выполняют служебно-коммуникационные операции. Они осуществляют телефонные переговоры, прием посетителей, передвижение в пределах предприятия. Телефонные переговоры осуществляются с помощью телефонов городской и местной (внутренней) связи, позволяющих сократить перемещение работников внутри предприятия. Недостатком в организации, как уже ранее отмечалось, является:

1) отсутствие регламентации порядка ведения переговоров, соблюдение которого должно быть обязательным для всех пользующихся телефоном;

2) отсутствие распорядка дня руководителей;

3) нет специально отведенного времени для приема посетителей.

Эти недостатки способствуют росту непроизводительных потерь рабочего времени руководителей, отвлекают их от выполнения своих обязанностей.

В ходе работы руководители ОАО «Гомельдрев» осуществляют распорядительные операции. Устные распоряжения директор по экономике применяет для доведения до подчиненных ему отделов решений текущего характера, не требующих специальной подготовки. Доведение решений до исполнителей в письменной форме осуществляется изданием приказов и служебных заданий. Доведение распоряжений до исполнителей главным бухгалтером, начальником отдела сбыта осуществляется устно, а также в письменной форме через служебные задания.

Наибольший удельный вес в координационных операциях, выполняемых руководителями предприятия, занимает совместное участие в совещаниях.

Отрицательным моментом в организации совещаний является то, что даже самые небольшие оперативные совещания на предприятии проводятся с отрывом работников от основной работы. Современная техника связи позволяет руководителю проводить оперативные совещания со значительным количеством подчиненных без отрыва от их рабочего места и тем самым экономить время.

В связи с этим на предприятии необходимо совершенствовать методы проведения совещаний, использовать новую коммуникационную технику.

Контроль за выполнением решений осуществляется на основе отчетной информации о состоянии дел. Директор по экономике и главный бухгалтер осуществляют контроль за использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов на основе бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности (например, на основе балансов, отчетов о движении денежных средств, отчетов по труду, отчетов о наличии и движении основных средств, отчетов о работе водопровода и канализации). Начальник отдела сбыта осуществляет контроль на основе ежемесячных балансов реализации продукции населению и предприятиям.

Помимо вышеуказанных операций, являющихся наиболее распространенными в управленческом труде, каждый из руководителей выполняет еще и особенные, свойственные только его должности и квалификации, работы.

В процессе выполнения своих трудовых функций, директор по экономике совместно со своими подчиненными участвует в выполнении аналитико-конструктивных операций, включающих в себя 2 этапа:

1) анализ существующего положения - ознакомление с ходом производства, рассмотрение документов, характеризующих положение дел, изучение передового опыта и специальной литературы;

2) разработка предложений, планов, нормативов, проектов. Главный бухгалтер ОАО «Гомельдрев» выполняет аналитико-конструктивные операции, связанные с рассмотрением и изучением документов, специальной литературы, составлением справок и обзоров. Деятельность главного бухгалтера совместно со своими подчиненными направлена на обработку бухгалтерских документов и без документальной информации, на выполнение учетных и вычислительных операций (то есть выполнение информационно-технических операций).

Начальник отдела сбыта в своей работе также выполняет аналитические и информационно-технические операции, связанные с обработкой документов, а также выполнением вычислительных и формально-логических операций с помощью микрокалькуляторов и ЭВМ.

Таким образом, труд директора по экономике и главного бухгалтера относится к эвристическому труду, труд начальника отдела сбыта –преимущественно операторный.

Оценка эффективности управленческого труда включает в себя не только изучение его процессов, но и анализ организации рабочего места и условий, в которых работают руководители предприятия. Изучению этого вопроса и посвящены следующие подразделы данной главы.