3. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання

Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічноструктурною схемою побудо ви архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами — наз­ви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.

До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності, й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, всі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

4. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

До опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи. Такий опис складається за встановленою формою. Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання.

Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.

В установах, що передають документи на державне зберігання, опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, схвалюється ЕК установи та затверджується її керівником.

Установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у трьох примірниках, перший з яких направляється на затвердження ЕК органу вищого рівня і після повернення зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий та третій примірники опису використовуються архівом та службою документаційного забезпечення управління в практичній роботі.

Якщо установа не має керівного органу вищого рівня (комерційні структури, громадські організації), то річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК установи, затверджуються її керівником і зберігаються в архіві — перший як недоторканний, а другий — робочий.

5. Складання й оформлення опису справ з особового складу

Опис справ з особового складу складається за встановленою формою. Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання.

Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності:

- накази з особового складу;

- списки особового складу;

- картки з обліку особового складу;

- особові справи;

- особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості із зарплати);

- трудові книжки (незапитані);

- акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених громадян.

Описи справ з особового складу установ, що передають документи на державне зберігання, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем і керівником кадрової служби, схвалю­ються ЕК установи, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником установи.

Описи справ з особового складу установ, що не передають документи на державне зберігання, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем та керівником кадрової служби, схвалю­ються ЕК установи та затверджуються керівником установи.

Довідковий апарат до описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу складається відповідно до норм оформлення закінченого опису справ постійного зберігання. Як уже зазначалось, титульний аркуш, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності, становлять довідковий апарат до опису.