4. Поняття про протоколи, витяг з протоколу

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах.

Класифікуються:

За обсягом фіксованих даних:

Скорочені (містять назви обговорюваних питань, ПІБ доповідачів та виступаючих, прийняті рішення).

Повні (короткий запис виступів доповідачів і інших учасників зборів).

В залежності від способу фіксації: рукописні, машинописні, стенографічні, фонографічні.

Текст протоколу складається з двох частин:

Вступна:

вказується дата проведення зборів;

ПІБ присутніх, якщо присутніх велика кількість, то складається їх список як додаток до протоколу;

порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.

Основна:

поділяється на розділи до питань порядку денного;

кожен розділ містить частини, прописані великими літерами "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ" .

При проведенні таємного голосування, результати оформляються окремим протоколом, де зазначається склад лічильної комісії і результати голосування.

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Документи підлягають завіренню.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

Реквізити:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6. Підписи голови й секретаря

У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи.

ЗРАЗОК

Протокол №17

загальних зборів студентів ІІ курсу

природничо - географічного факультету

Кіровоградського державного педагогічного

університету ім.В.Винниченка

12.05.2008 року

Голова - Мойсеєнко Л.Д.

Секретар – Доценко В.О.

Присутні : декан факультету доц.Кулик В.П., доц..КуценкоР.В. асистенти : ЗазиленкоБ.М., Литвин Ф.С., студенти ІІ курсу-54 чол. (список додається).

Порядок денний :

1.Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

2.Робота з упорядкування навколишньої території.

1. СЛУХАЛИ :

Куценко Р.В.- інформація керівника виробничо – польової практики про умови, місце й термін її проведення.Текст виступу додається.

УХВАЛИЛИ :

1.Практику розпочати з 15.05.2008року.

2. Усім студентам взяти участь у виробничо – польовій практиці.

2. СЛУХАЛИ :

Кулик В.П. – інформація щодо упорядкування навколишньої території.Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ :

Зазиленко Б.М.- вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи,визначити кожному завдання ій години роботи на ділянці.

Литвин Ф.С. – відзначив, що до початку практики потрібно підготувати рослини, реактиви.

УХВАЛИЛИ :

1. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

2.Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

Голова зборів (підпис) Л.Д. Мойсеєнко

Секретар (підпис) В.О.Доценко