2. Ділове листування. Вимоги до офіційного листування

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів.

Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.

При укладанні ділових листів потрібно дотримуватись певних правил, порад, зокрема:

1. Будьте лаконічними. Не пишіть занадто довгих листів. Викладайте суть справи точно, лаконічно, коротко, просто.

2. Починаючи листа, використовуйте усталені формули-звертання: «Шановний пане ...», «Шановна пані...», «Вельмишановний професоре», «Шановний лікарю», «Пане вчителю», «Шановний пане прокуроре»;

до служителів церкви слід звертатися так: «Слава Ісусу Христу!» (Христос народився! Христос воскрес!) Всечесніший Отче Пароху, Всесвітліший Отче Докторе, Високопреподобний Отче Раднику, Преосвященний Ексцеленціє, Ваше Преосвященство, Ваше Блаженство, Блаженніший і дорогий Митрополите, Ваша Еміненціє! (до кардинала), Ваша святосте! (до Патріарха);

до Президента держави: Ваша Високодостойносте Пане Президенте,

до міністрів і послів: Високодостойний пане Міністре, Високодостойний пане Амбасадоре тощо.

Використовуйте вступні фрази:

Висловлюємо свою вдячність за ..., Ми отримали Вашого листа з повідомленням про ..., Відповідаючи на Ваш запит від (дата) ... , На підтвердження нашої домовленості ..., Відповідно до контракту № ... , підписаному нашими фірмами ..., Посилаючись на рекламне оголошення в газеті, просимо Вас ... , Повідомляємо Вам ... , Ми уважно розглянули Ваше прохання і повідомляємо ... , Просимо Вас надіслати нам... тощо.

Щодо тексту листа, то вчені зазначають, що він має складатись із двох логічно пов’язаних між собою частин:

перша – опис фактів або подій, які були підставою для написання листа; друга – виклад пропозиції, прохання, рішення по суті змісту. Навіть якщо лист складається з однієї фрази, то її побудова повинна відповідати цьому принципові, наприклад:

У зв’язку з виділенням лабораторії додаткової площі, яка вимагає ремонту, просимо дозволити використання коштів по статті №131 річного кошторису.

Службове листування

Простіші листи (у яких порушуються прості теми: прохання про підтвердження тощо) можуть складатися з однієї частини, наприклад: Просимо підтвердити згоду телексом.

Нагадаємо, що у листі має бути висловлено готовність до подальшої співпраці, думка щодо очікуваного результату тощо. У такому випадку особлива роль належить т.зв. «ударній фразі».

Для мотивування дій використовуються такі фрази: У порядку обміну досвідом ...

У порядку надання технічної допомоги ... З метою подальшого співробітництва ...

Попередження: Після закінчення ____ денного строку договір втрачає силу.

Фірма зберігає за собою право .

Гарантія: Підприємство гарантує якість протягом