Міністерство освіти і науки України

Київський національний торговельно-економічний університет

Кафедра економічної кібернетики та інформаційних систем

ЕКОНОМІЧНА ІНФОРМАТИКА

ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ

Тема: “СУДБ MS Access: основи побудови баз даних та створення запитів”

Київ 2007

Розповсюдження і тиражування без офіційного дозволу КНТЕУ заборонено

Укладачі О.І.Федічкіна, канд.техн.наук, доц.,

С.Л.Рзаєва, канд.техн.наук, ст.викл.

Схвалено на засіданні кафедри економічної кібернетики та інформаційних систем КНТЕУ 14 листопада 2007 р., протокол № 7 та затверджено на засіданні методичної ради товарознавчого факультету ___листопада 2007 р., протокол №__.

Рецензенти: О.А.Харченко, канд.техн.наук, доц.,

О.В.Криворучко, канд.техн.наук, ст.викл.

ЕКОНОМІЧНА ІНФОРМАТИКА

Опорний конспект лекцій Тема: “судб ms Access: основи побудови баз даних та створення запитів”

Укладачі: ФЕДІЧКІНА Ольга Іванівна

РЗАЄВА Світлана Леонідівна

Центр підготовки навчально-методичних видань КНТЕУ.

02156, Київ-156, вул. Кіото, 19

Вступ

Запропонований студентам Київського національного торговельно-економічного університету опорний конспект лекцій “Системи управління базами даних СУБД ACCESS” з дисципліни “Економічна інформатика” розроблено відповідно до програми підготовки ОКР “бакалавр” напрямів 030508 “Фінанси і кредит” та 030509 “Облік і аудит”.

В опорному конспекту послідовно розкрито зміст основних питань кожної теми – Основні теорії проектування баз даних, Основи роботи в системі СУБД ACCESS, Створення та редагування таблиць в СУБД ACCESS, Побудова запитів засобами СУБД ACCESS.

В опорному конспекті зібрано основні положення, висновки наукових досліджень, розкрито суть системного підходу при рішенні науково-дослідних і практичних задач використовуючи бази даних СУБД ACCESS.

Опорний конспект лекцій передбачає, що студенти будуть ним користуватися для більш широкого та ґрунтовного пояснення викладачем змісту навчального матеріалу.

При самостійному опрацюванні матеріалу студентам буде зручно на полях робити власні записи або занотовувати приклади, пов'язані з даним матеріалом.

Укладачами рекомендована низка спеціальних позначень, що передбачає:

- основне означення теми, яке студент повинен знати і ним оперувати.

- необхідно студентові звернути увагу на деякі аспекти теоретичного або практичного призначення.

- обов'язково потрібно дописати зміст лекції, використовуючи запропоновані літературні джерела, як основні , так і додаткові.

Опорний конспект лекцій може бути використаний студентами як денної, так і заочної форм навчання з напрямів підготовки “Менеджмент”, “Економічна підприємства”, “Маркетинг”.

Л екція 1. Основи теорії проектування баз даних, створення бази даних у СУБД Microsoft Access

План

1. Поняття баз даних. Типи моделей баз даних.

2. Термінологічне середовище.

3. Нормалізація реляційної моделі.

4. Структура інформаційної моделі предметної області.

5. Забезпечення цілісності бази даних.

6. Загальна характеристика СУБД Access. Структура вікна.

7. Створення бази даних

 Література: Основна 1, 4.

Додаткова 11, 12, 15, 16, 17,19, 20, 21.

Міні-лексикон: база даних; система управління базами даних; сітьова, ієрархічна і реляційна бази даних; нормальна форма; концептуальна, логічна і фізична моделі даних; цілісність бази даних, об'єкти СУБД Access, меню MS Access, вікно бази даних.

1. Поняття баз даних. Типи моделей баз даних.

Сучасні інформаційні системи характеризуються обробкою великих обсягів даних. Ядром інформаційної системи є база даних (БД)

	Загальне визначення бази даних – це сукупність відомостей про конкретні об’єкти реального всесвіту у будь-якій предметній області.

Під предметною областю слід розуміти частку реального всесвіту, яку належить вивчити з метою автоматизації управління підприємством, фірмою тощо.

	Під базою даних розуміють сукупність різноманітних даних, організованих за певними правилами, які засновані на загальних принципах опису, зберігання та маніпулювання даними незалежно від прикладної програми, яка належить до певної предметної області.

Технологія використання БД реалізується засобами СУБД, що складаються із сукупності програмних засобів, призначених для створення, збереження й організації доступу до БД.

	Система управління базами даних (СУБД) – об’єднує сукупність програм загального користування, які забезпечують створення та супроводження баз даних.

Створюючи базу даних, розробник ставить мету упорядкувати інформацію за різними ознаками для швидкого відбору даних за довільним запитом. Досягти цієї мети можливо тоді, коли дані будуть структуровані.

Структурування – це введення угод про способи представлення даних

Неструктурованими називають дані, які записуються в один рядок текстового файла.

Розробка бази даних переслідує такі основні цілі:

• Задоволення потреб у періодичному або нерегулярному одержанні інформації довідкового або економічного характеру.

• Усунення або мінімізація дублювання даних.

• Забезпечення групам користувачів швидкого доступу до окремих інформаційних елементів бази даних відповідно до їхніх прав та потреб.

• Забезпечення можливості наступного розширення бази даних.

• Підтримка цілісності бази даних.

• Запобігання доступу до бази даних користувачів, що не мають відповідних повноважень.

• Дозвіл доступу окремим категоріям користувачів тільки до певних інформаційних елементів бази даних.

При проектуванні системи обробки даних розробника більше всього цікавить організація даних. У залежності від виду логічної структури даних розрізняють декілька типів моделей баз даних:

Ієрархічна модель	подає дані у виді дерева і тому виявляється занадто громіздкою при описі даних із складними логічними зв'язками
Мережна модель	використовується для представлення структур даних у вигляді довільного графа. З її допомогою може бути описана структура даних будь-якої складності, проте це пов'язано зі значними труднощами.
Реляційна модель	застосовується для представлення структур даних у вигляді сукупності таблиць, пов'язаних відношеннями. Вона широко поширена завдяки наочності і гнучкості своєї структури, зручності представлення і простоті реалізації методів обробки даних. У реляційній моделі даних об'єкти і взаємозв'язки між ними представляються за допомогою таблиць. Кожна таблиця відображає один об'єкт і складається з рядків і стовпчиків.
Постреляційна модель	відрізняється від реляційної наявністю можливості відслідкування зміни даних у часі.
Об'єктно-орієнтована модель	містить у собі особливості реляційній моделі й об'єктної технології, що полягає в об'єднанні даних і функцій їхній обробки в єдине ціле.

Завдяки простоті і природності представлення реляційній моделі на ПК, вона в даний час одержала найбільше поширення в системах автоматизованої обробки даних. Надалі ми будемо розглядати тільки реляційні бази даних.

2. Термінологічне середовище

Предметна область	частина реального світу, для котрої необхідно побудувати інформаційну модель. Предметною областю є, наприклад, підприємство, склад, універмаг, банк, університет тощо .
Об'єкт	елемент інформаційної системи. Об'єкт може бути реальним, наприклад, людина, будь-який предмет або населений пункт, і абстрактною подією, рахунок покупця або курс, що вивчається студентами.
Клас об'єктів	сукупність об'єктів, які мають однаковий набір властивостей. Об'єкти і їхні властивості є поняттями реального світу.
Атрибут	інформаційне відображення властивостей об'єкта. Наприклад, студент університету має такі атрибути, як прізвище, ім'я, по батькові, курс, група, факультет, домашня адреса тощо. Атрибут при реалізації інформаційної моделі називають елементом даних, полем даних або просто полем.
Таблиця	деяка регулярна структура, що складається з кінцевого набору однотипних записів. Таблиця БД складається зі стовпчиків (полів) і рядків (записів) і призначена для збереження даних про однотипні об'єкти реального світу. Кожний рядок таблиці містить інформацію про окремий об'єкт, а в стовпчиках знаходяться конкретні атрибути (властивості) об'єкта.
Екземпляр об'єкта	один набір значень його елементів даних.
Значення даних	дійсні дані, що містяться в кожному елементі даних. У залежності від того, як елементи даних описують об'єкт, їхні значення можуть бути кількісними, якісними або описовими.
Ключовий елемент даних	елемент, по якому можна визначати значення інших елементів даних.
Первинний ключ	атрибут (або група атрибутів), що однозначно ідентифікує кожний рядок у таблиці. Використання первинного ключа є найпростішим засобом запобігання дублювання записів у таблиці. Первинний ключ може складатися і з декількох полів. В цьому разі він називається складеним ключем.
Альтернативний ключ	атрибут (або група атрибутів), що не співпадає із первинним ключем та унікально ідентифікують екземпляр об'єкта.
Зовнішній ключ	поле, значення якого відповідає значенням первинного ключа або частини складеного первинного ключа іншої таблиці, пов'язаної з розглянутою.
Індекс	компактний об'єкт, який містить інформацію про фізичне розташування записів у відповідній таблиці. Цей засіб прискорює пошук та упорядкування (сортування) даних у таблиці.
Запис даних	сукупність значень пов'язаних елементів даних.
Зв'язок	функціональна залежність між об'єктами.

3. Нормалізація реляційної моделі

Теорія нормалізації заснована на тому, що певний набір таблиць, який називається нормалізованим, має кращі властивості при таких операціях із БД як внесення, модифікація і видалення даних, у порівнянні з іншими можливими наборами таблиць, за допомогою яких можуть бути подані ті ж дані.

&	Нормалізація − це формалізована процедура, у процесі виконання якої поля групуються в таблиці, а таблиці в базу даних.

Цілі нормалізації:

• виключити дублювання інформації в таблицях;

• забезпечити можливість змін у структурі таблиць;

• зменшити вплив структурних змін бази даних на роботу додатків, що забезпечують користувачем доступ до даних.

Перша нормальна форма	правила побудови першої нормальної форми потребують, щоб усі таблиці даних не містили даних, які повторюються, у різних рядках, і комірки не містили більше одного значення.
Друга нормальна форма	для приведення таблиць до другої нормальної форми необхідно, крім виконання вимог першої нормальної форми, забезпечити можливість однозначного визначення значення кожного ключового поля за допомогою значень первинного ключа. Якщо для однозначного визначення використовується складений первинний ключ, то це правило застосовується до кожного значення з полів, що входять у складений ключ.
Третя нормальна форма	у третій нормальній формі крім виконання вимог другої нормальної форми, стовпчики (поля), що не є ключовими, повинні залежати від первинного ключа таблиці і не залежати від усіх інших стовпчиків.

Досить часто розробники додатків баз даних у своїх програмних продуктах ігнорують четверту і п'яту нормальні форми.

4. Структура інформаційної моделі предметної області

Основою будь-якої бази даних є її модель, яка являє собою велику кількість структур даних, обмежень цілісності та операцій маніпулювання даними.

	Модель даних – це сукупність структур даних та операцій їх обробки.

	Інформаційний модель – це опис деякого реального об’єкта, явища, події у вигляді сукупності логічно пов’язаних реквізитів (інформаційних елементів).

Процес створення інформаційної моделі починається з визначення концептуальних вимог майбутніх користувачів БД.

	Концептуальна модель відображає предметну область у вигляді взаємозалежних об'єктів без визначення засобів їх фізичного збереження.

Ця модель включає описи об'єктів і їх взаємозв'язків, які виявляються в результаті аналізу даних. Версія концептуальної моделі, що може бути реалізована конкретною СУБД, називається логічною моделлю.

	Логічна модель відбиває логічні зв'язки між атрибутами об'єктів поза залежністю від їхнього змісту й середовища збереження, відображає логічні зв'язки між інформаційними даними в даній концептуальній моделі.

Логічна модель утворюється з концептуальної при заміні всіх об'єктів відповідними таблицями з атрибутами цих об'єктів. При цьому взаємозв'язки між об'єктами повинні бути перетворені у взаємозв'язки між атрибутами.

	Фізична модель містить необхідну інформацію про реалізацію БД, і залежить від конкретної СУБД. Одній логічній моделі може відповідати декілька фізичних моделей.

Побудова інформаційної моделі включає такі етапи:

• Проектування концептуальної моделі предметної області − збір даних, визначення основних інформаційних об'єктів і зв'язків між ними.

• Визначення атрибутів і ключів об'єктів.

• Побудова логічної моделі − співставлення кожному об'єктові концептуальної моделі таблиці, що містить відповідні атрибути, і встановлення зв'язків між таблицями логічної моделі за допомогою первинних ключів.

• Нормалізація моделі − приведення моделі до необхідного рівня нормальної форми.

• Фізичний опис моделі − визначення розміщення даних, методів доступу і техніки індексування з урахуванням забезпечення цілісності бази даних.

 Приклад побудови концептуальної, логічної та фізичної моделей наведено у додатку А.

5. Забезпечення цілісності бази даних

&	Забезпеченням цілісності бази даних називається система заходів, спрямованих на підтримку логічної правильності даних у базі в будь-який момент часу.

У СУБД цілісність даних забезпечується цілою низкою спеціальних заходів.

&	Обмеження цілісності − це набір певних правил, що встановлюють межі допустимих значень даних і зв'язків між ними.

Обмеження цілісності в більшості випадків визначаються особливостями предметної області і можуть відноситися до різних об'єктів БД: атрибутам (полям), записам, таблицям, зв'язкам між ними тощо. Межі допустимих значень даних для полів таблиці можуть бути задані таким чином:

• Типом і форматом поля можна автоматично обмежити довжину слова, що записується в нього, тому що всі букви алфавіту представляються цифровим кодом однієї і тієї ж довжини.

• Довжиною поля можна автоматично задати діапазон значень чисел, що можуть бути занесені в дане поле. Причому додатковими числовими обмеженнями зверху, знизу або з двох сторін можна додатково обмежити цей діапазон.

• Недопустимістю порожнього поля в БД, «нічийних» записів, у яких пропущені якісь атрибути.

• Завданням списку припустимих значень атрибута можна уникнути зайвої різноманітності даних.

• Перевірка на унікальність значення поля дозволяє уникнути записів дублікатів.

Цілісність усієї бази даних заснована на цілісності даних на рівні окремої таблиці і реляційній цілісності інформації всієї бази даних на рівні міжтабличних зв'язків.

Міжтабличні зв'язки пов’язують дві таблиці за допомогою полів, що містять однакову інформацію в обох таблицях. Відомі три варіанти зв'язків (традиційно називаних відношеннями) між двома таблицями:

	Відношення "один-до-одного". При такому відношенні кожному запису, аналізованої таблиці відповідає не більш одного запису в інший пов'язаній таблиці, і навпаки.

Зв'язки "один-до-одного" часто використовуються для розбивки дуже широких базових таблиць на декілька більш вузьких.

	Відношення "один-до-багатьох". При такому відношенні будь-якому запису аналізованої таблиці може відповідати будь-яка кількість записів у зв'язаній таблиці.

Зв'язок при цьому встановлюється між первинним ключем аналізуємо таблиці і відповідного зовнішнього ключа зв'язаної таблиці.

	Відношення "багато-до-багатьох". У цьому випадку кожному запису однієї зі зв'язаних таблиць може відповідати будь-яка кількість записів іншої таблиці і навпаки.

УВАГА! Реляційні бази даних не дозволяють створювати зв'язку типу "багато-до-багатьох" напряму. При необхідності створити такий зв'язок її реалізують через допоміжні таблиці, ув'язуючи декілька таблиць зв'язками типу "один-до-багатьох", "багато-до-одного".

6. Загальна характеристика СУБД Access. Структура вікна.

	Microsoft Access - система керування реляційними базами даних.

СУБД Access орієнтована на роботу з об'єктами, до яких належать:

• Таблиці  призначені для збереження всієї інформації в MS Access;

• Запити  створюються для вибірки потрібних даних з однієї або декількох пов'язаних між собою таблиць. Запит може формуватися за допомогою запитів за зразком (QBE) або за допомогою мови структурованих запитів SQL;

• Форми  призначені для введення, перегляду і коригування інформації на екрані в зручному для користувача вигляді;

• Звіти  створюються для формування вихідного документа, призначеного для виводу до друку;

• Макроси  перебувають із макрокоманд і призначені для автоматизації часто виконуваних операцій;

• Модулі  містять програми намові VisualBasic, що можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур при створенні додатків.

Вікно бази даних містить шість вкладок: Таблицы, Запросы, Отчеты, Формы, Макросы і Модули. У верхній частині вікна бази даних знаходяться кнопки Открыть, Конструктор і Создать. Кнопка Открыть призначена для відкриття обраного об'єкта, яким може бути таблиця, запит або форма. При переході на вкладку Отчеты найменування кнопки Открыть змінюється на Просмотр, а при переході на вкладку Макросы  на Запуск.

Кнопка Конструктор призначена для модифікації об'єкта, а кнопка Создать  для його створення.

Призначення основних команд меню MS Access:

	Файл  опції спадаючого меню цієї команди призначені для створення нової або відкриття існуючої бази даних, друку, попереднього перегляду, а також експорту, імпорту даних і встановлення зв'язків із зовнішніми таблицями.

	Правка  у вікні бази даних меню цієї команди містить опції Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить, Переименовать призначені для редагування активних об'єктів.

	Вид − меню цієї команди містить опцію Панели инструментов, призначену для виклику на екран потрібних панелей, опцію Свойства, що виводить на екран додаткову інформацію про обраний об'єкт бази даних.

	Вставка  використовується для додавання нових об'єктів: таблиць, запитів, форм, звітів у вікні бази даних.

	Сервис  меню цієї команди містить опції Орфография й Автозамена, а також команди керування базою даних, наприклад Параметри, за допомогою якої робиться налагодження параметрів системи.

	Окно  для керування відкритими вікнами на екрані.

	?  остання команда меню, яка призначена для одержання різноманітної довідкової інформації.

7.Створення бази даних

	База даних у MS Access являє собою сукупність засобів для введення, збереження, перегляду, вибірки і керування інформацією. Такими засобами є таблиці, форми, запити і звіти.

Створення нової бази даних починають з проектування, тобто виконують: Аналіз поставленої задачі та розробку форм вихідних документів;

• Визначають склад реляційних таблиць, структуру таблиць, логічні зв'язки між таблицями;

• Визначають, які запити, форми і звіти необхідно створити для розв'язання поставленої задачі.

Таким чином, у результаті проектування визначається структура реляційної бази даних. даних.

Перший спосіб дає змогу створити за допомогою Мастера базы даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. MS Access містить великий набір підготовлених баз даних.

Другий спосіб  це створення порожньої бази даних із наступним додаванням у неї таблиць, форм, звітів та інших об'єктів. Цей спосіб є більш гнучким, але в обох випадках є можливість змінити і розширити створену базу даних.