Використання екранної форми для введення даних в базу даних ms excel
Щоб вивести на екран форму для введення даних, необхідно активізувати будь-яку клітинку БД Excel і виконати команду Data, Form (Данные, Форма). Ехсеl визначить розмір БД і активізує діалогове вікно – форму:
П
ри
цьому:
при появі форми в ній відображається перший запис (рядок, що міститься під заголовками полів БД);
якщо полів більше 32, форма не утворюється;
перехід від поля до поля здійснюється за допомогою миші або клавішами <Таb>, <Shift+Tab>;
якщо клітинка містить формулу, то у формі відображається значення, яке не можна редагувати.
Форма містить такі керуючі елементи:
Текстові поля. Вони відповідають полям БД і застосовуються для перегляду, введення та редагування даних у рядках (записах).
Мітки, які містять назви полів і формуються на основі елементів першого рядка БД – заголовок БД.
Кнопки для роботи із записами БД, що призначені для виконання таких дій:
New (Добавить) – очищання текстових полів для введення нового запису;
Delete (Удалить) – знищення поточного запису;
Restore (Вернуть) – відміна всіх внесених в поточний запис змін;
Find Prev (Назад) – перехід до попереднього запису БД. Якщо встановлено критерій вибору, то здійснюється перехід до попереднього запису, що задовольняє заданому критерію;
Find Next (Далее) – перехід до наступного запису БД. Якщо встановлено критерій вибору, то здійснюється перехід до наступного запису, що задовольняє даному критерію;
Criteria (Критерии) – використовується, якщо необхідно задати критерії, за якими записи відображатимуться у формі. Критерій вводиться у відповідні очищені поля форми. Для повернення до роботи з БД необхідно натиснути на кнопку Form (Форма), що з'являється на місці кнопки Criteria (Критерии);
Close (Закрыть) – закриття форми та запису введених даних.
4. Індикатор форми, що показує номер обраного (поточного) запису і загальну кількість записів у базі даних.
5. Смугу прокрутки для швидкого переміщення по записах БД.
Щоб доповнити БД новим записом, необхідно:
Клацнути на кнопці New (Новая). Форма перейде в режим введення нового запису. При цьому очистяться всі поля форми, а в індикаторі форми з’явиться надпис New Records (Новая запись).
Ввести нові значення у відповідні поля.
Клацнути на кнопці New (Новая) або натиснути на клавішу <Enter>, якщо необхідно перейти в режим введення нового запису, або клацнути на кнопці Close (Закрыть) для закриття форми після введення запису.
При використанні форми необхідно пам’ятати:
якщо поле БД містить формули, то вони автоматично копіюються в нові записи;
якщо БД іменована як Database (База даных), то Ехсеl автоматично розширить її діапазон, включивши нові рядки. При використанні іншого імені БД ця властивість не збережеться.
Лекція № 8 Фільтрування бази даних в ms Excel
Під час роботи з БД часто необхідно здійснювати вибір записів, що задовольняють деякій умові. Для цього Ехсеl пропонує засоби фільтрування БД.
Фільтрування БД — це операція, яка полягає у приховуванні тих записів БД, які не задовільняють заданому критерію. Таким чином здійснюється вибірка необхідних даних.
MS Ехсеl містить два засоби фільтрування: Autofilter (Автофильтр) та Advanced Filter (Расширенный фильтр). Autofilter (Автофильтр) дозволяє здійснювати фільтрування БД за простими критеріями. Якщо необхідно відфільтрувати записи за складними критеріями, що недоступні під час використання автофільтра, використовується Advanced Filter (Расширенный фильтр).