Автоматичне фільтрування

Щоб застосувати автофільтр, необхідно активізувати одну з клітинок БД та виконати команду Data, Filter, AutoFilter (Данные, Фильтр, Автофильтр).

П ри цьому рядок з назвами полів перетвориться в групу списків, що розкриваються.

Якщо клацнути на кнопці автофільтра у заголовку деякого поля, то розкриється список впорядкованих значень відповідного поля, доповнений спеціальними елементами. При виборі одного із значень поля буде виконано фільтрування всіх записів за заданим значенням (Ехсеl заховає всі рядки, крім тих, які містять вибране значення). Таким чином, вибране значення буде виконувати функцію критерію фільтрування. Інші елементи автофільтра мають таке призначення:

All (Все) – відображаються всі поля. Використовується для відміни режиму фільтрування за даним полем;

Top 10 (Первые 10...) – викликається діалогове вікно для вибору деякої кількості найменших або найбільших значень поля;

Custom (Условие) – викликається діалогове вікно для встановлення складніших критеріїв фільтрування;

Blanks (Пустые) – відображаються записи, у яких відсутні значення в даному полі;

NonBlanks (Непустые) – відображаються всі записи, крім тих, у яких відсутні значення в даному полі.

Для того, щоб відобразити БД повністю, можна скористатися елементом All (Все) списку автофільтра або виконати команду Data, Filter, Show All (Данные, Фильтр, Отобразить все).

Для відміни режиму автофільтра і вилучення його кнопок необхідно виконати команду Data, Filter, AutoFilter (Данные, Фильтр, Автофильтр) повторно. При цьому буде вилучений прапорець у пункті меню AutoFilter (Автофильтр) і БД повернеться до початкового стану.

Використовуючи засіб автофільтра, можна фільтрувати БД за значеннями у декількох полях. Для цього спочатку задається критерій фільтрування для одного поля та виконується відповідна вибірка даних з БД. Потім встановлюється критерій фільтрування за іншим полем та БД фільтрується ще раз і т.д. Колір кнопок автофільтра для полів, до яких застосовано автофільтр, зміниться.

Лекція № 9 Фільтрування бд ms Excel засобами розширеного фільтра

Формування діапазону критеріїв

Якщо необхідно виконати фільтрування за складними критеріями, використовують розширений фільтр.

На відміну від автофільтра розширений фільтр дозволяє:

• задавати критерії вибору для декількох полів одночасно;

• задавати три і більше критерії для одного поля;

• встановити критерій фільтрування, що обчислюється;

• перемістити копії записів, відібраних згідно з критеріями, в інше місце робочої книги.

Для використання розширеного фільтра, необхідно задати діапазон критеріїв. Діапазон критеріїв складається не менше, ніж з двох рядків. У першому рядку вказуються назви тих полів списку, за значеннями яких буде здійснюватися фільтрування, в інших задаються критерії фільтрування за відповідним полем.

У діапазоні критеріїв можна використовувати текстові та числові критерії, а також критерії, що обчислюються.

У текстових та числових критеріях під час фільтрування можна використовувати операції порівняння з числом чи символьною константою, наведені в табл.2.

Таблиця 2

Операція порівняння	Тип порівняння
=	Дорівнює
>	Більше
>=	Більше або дорівнює
<	Менше
<=	Менше або дорівнює
<>	Не дорівнює

При побудові текстових критеріїв можна використовувати символи підстановки * і ?, що дають змогу замінити відповідно один або декілька символів.

Якщо необхідно задати критерії для декількох полів, їх об'єднують логічним оператором И (AND) та записують в одному рядку. Якщо ж необхідно задати декілька критеріїв для одного поля, їх об'єднуються логічним оператором OR (ИЛИ) та записують в різних рядках.

Наприклад, для того, щоб вивести на екран записи, що містять дані про інженерів планового відділу та робітників цеху №1, необхідно задати діапазон критеріїв, як показано на рис. 6 (клітинки D22:E24).

Діапазон критеріїв можна розміщати у будь-якому місці робочого аркуша, але бажано не у рядках, які використовує список. Рекомендується розміщати діапазон критеріїв над чи під діапазоном списку.