Контрольные вопросы

• Что такое Microsoft Excel?

• Как ввести формулу в ячейку таблицы?

• Как выполнить автокопирование формулы?

• Для чего строят графики и диаграммы в Microsoft Excel?

• Какие типы диаграмм бывают и что они отображают?

• Что является решением уравнений графическим методом?

Практическое задание № 4

Тема: Формирование запросов для работы с электронными каталогами

Цель: изучение информационной технологии создания и заполнения базы данных, создания запросов, форм и отчетов для работы с электронными каталогами в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

Оборудование и материалы: компьютер, практическое задание программа, Microsoft Access.

Ход работы

База данных – это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Существует несколько различных типов баз данных: табличные, иерархические и сетевые.

Табличная БД содержит перечень объектов одного типа, то есть объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую БД удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства – в своем столбце, озаглавленном именем свойства.

Столбцы таблицы называют полями содержащие значения определенного свойства.

Строки таблицы являются записями об объекте, содержащих набор значений свойств, размещенный в полях БД.

Каждая таблица содержит ключевое поле - поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице.

Поля могут содержать данные следующих основных типов:

• счетчик;

• текстовый;

• числовой;

• дата/время;

• денежный;

• логический;

• гиперссылка

поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются: размер поля, формат поля, обязательное поле.

Иерархические БД – графически могут быть представлены как перевернутое дерево, состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень (корень дерева) занимает один объект, второй – объекты второго уровня и т.д.

Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня. Такие объекты находятся в отношении предка (объект более близкий к корню) к потомку (объект более низкого уровня), при этом объект – предок может не иметь потомков или иметь их несколько. Тогда как объект – потомок обязательно имеет только одного предка. Объекты, имеющие общего предка, называют близнецами.

Иерархической БД является Каталог папок Windows, Реестр Windows, Доменная система имен подключенных к Интернету компьютеров.

Сетевые БД – является обобщением иерархической за счет допущения объектов, имеющих более одного предка. Вообще на связи между объектами в сетевых моделях не накладывается никаких ограничений.

Сетевой БД фактически является Всемирная паутина.

Система управления базами данных Access.

Система управления базами данных (СУБД) – это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку (сортировку) и поиск данных.

Системой управления базами данных является приложение Access , входящее в Microsoft Office.

Окно базы данных – один из главных элементов интерфейса Access. Здесь систематизированы все объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица – в ней хранится вся информация, она базовый объект БД, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц.

Запросы - важнейший инструмент БД, позволяет отбирать данные на основании заданных условий.

Формы - отображают данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для восприятия виде..

Отчеты - предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

Макросы Модули - служат для автоматизации работы с БД

Поиск данных в БД.

СУБД Access позволяет выполнять поиск данных различными способами: с помощью фильтров, с помощью запросов и быстрый поиск данных.

Быстрый поиск данных в Access аналогичен поиску данных в других приложениях Office и позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной.

Поиск данных с помощью фильтров позволяет отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Существуют простые фильтры, они содержат условие отбора записей только для одного поля и сложные фильтры, которые содержат несколько условий для различных полей.

Поиск данных с помощью запросов аналогичен поиску данных с помощью фильтров. Различие состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.

Сортировка записей базы данных – это их упорядочение по значениям одного из полей.

Существует быстрая сортировка данных и вложенная сортировка данных с помощью запроса.

Реляционные базы данных - базы данных состоящие из связанных двумерных таблиц.