6.Реквізити документа та основні вимоги до його оформлення

Державний стандарт на оформлення документів

 

Звертаємо увагу на те, що з 1 вересня 2003 року чинний в

Україні ДСТУ 4163 – 2003.

Державна уніфікована система документації.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої

документації.

Вимоги до оформлення документів.

 

Документ є основним видом ділового мовлення і складається

з окремих елементів-реквізитів (постійних і змінних). Є 32 реквізити.

 

Склад реквізитів

документів

Готуючи та оформляючи документи, використовують такі

реквізити:

01 – зображення Державного герба України, герба

Автономної Республіки Крим

02 – зображення емблеми організації або товарного знака

(знака обслуговування)

03 – зображення нагород

04 – код організації

05 – код форми документа

06 – назва організації вищого рівня

07 – назва організації

08 – назва структурного підрозділу організації

09 – довідкові дані про організацію

10 – назва виду документа

11 – дата документа

12 – реєстраційний індекс документа

13 – посилання на реєстраційний індекс документа і дату

документа, на який дають відповідь

14 – місце складення або видання документа

15 – гриф обмеження доступу до документа

16 – адресат

17 – гриф затвердження документа

18 – резолюція

19 – заголовок до тексту документа

20 – відмітка про контроль

21 – текст документа

22 – відмітка про наявність додатків

23 – підпис

24 – гриф погодження документа

25 – візи документа

26 – відбиток печатки

27 – відмітка про засвідчення копії

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

29 – відмітка про виконання документа і направлення його

до справи

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі

31 – відмітка про надійдення документа до організації

32 – запис про державну реєстрацію

 

Кожен документ має певну кількість реквізитів, яка

визначається видом і змістом документа. Постійні реквізити наявні на

бланку документа, а змінні вносить суб’єкт у процесі заповнення.

Реквізити мають постійні закріплені місця на аркуші паперу, що сприяє зручності

в процесі користування документом і його обробки. Кожен вид документа має свій формуляр

(сукупність реквізитів, розміщені у встановленій послідовності). Є 2 основні

види формулярів – з повздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.

Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів, яка

встановлює сукупність реквізитів, властивих документу, розміщених у певній

послідовності.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містить постійну

інформацію. Для виготовлення бланків використовують два формати паперу А4 і А5.

  

Вимоги до документів

Документ
має видаватися уповноваженим органом відповідно до його компетенції	має не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів	має бути складений за встановленою формою	має бути достовірним, відповідати завданням і базуватися на фактах	має бути бездоганно відредагованим і оформленим

Вимоги до мови документів

Об’єктивність(відсутність суб’єктивних характеристик):	Логічна послідовність:	Переконливість і доказовість:	Уніфікація, стандартизація:	Явність викладу і точність опису:
– уникання особових займенників і наказового способів дієслова, слів типудуже, великий; – відсутність питальних і окличних речень, прямої мови;	– тісний логічний зв’язок між реченнями;	– викладення причини у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних; – обґрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу;	– наявність схем побудови тексту; – підготовка і виготовлення бланків (якщо в установі виникає більше 20% стандартних ситуацій).	– точний вибір слова; – правильне користування термінами; – уникання професіоналізмів;
	– частотність слів з ознаками мети, причини, результативність (для цього, з цією метою, таким чином, отже);
				– орфографічна, пунктуаційна і граматична правильність і точність.
– уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, апрацівники заводу, не повніший, абільш повний, нездійснюватимуться, абудуть здійснюватися; – переважне вживання пасивних зворотів:Завод будуєтьсяробітниками.
		– лаконічність (більшість документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і скорочень.
	– чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

7. Складання документів з особового складу(автобіографія, резюме, характеристика, заяви, накази з особового складу, особовий листок з обліку кадрів)

8 Переклад і складання довідково-інформаційних документів(довідки, записки, звіт, план, телеграма, запрошення, повідомлення, оголошення, протокол, витяг з протоколу, анотація, рецензія, відгук, відзив, приватне та офіційне листування). Службові листи(лист-відповідь, лист-запит, лист-відповідь (на запит, на прохання, на претензію), лист-прохання, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідний лист, лист-нагадування, лист-претензія, рекламаційний лист, гарантійний лист, лист-вибачення, лист-вітання, лист-повідомлення, лист-запрошення)

9.Обліково-фінансові документи (акт, доручення, довіреність, розписка)

10.Розпорядчі документи( наказ, постанова, розпорядження, вказівка, реклама)

11.Складання документів з господарсько-договірної діяльності (договір, контракт, трудова угода) та обліково-фінансових документів (акт, доручення, довіреність, розписка)

12. Розпорядчі документи( наказ, постанова, розпорядження, вказівка, реклама)

13.Організаційні документи(інструкції, положення, правила, статут)

14.Правопис частин мови (іменників, прикметників, дієслів, займенників, числівників, прислівників сполучників, часток , прийменників)