2. Автоматичні обчислення

Для обчислень деяких проміжних значень чи перевірки правильності обчислень не обов'язково створювати додаткові формули чи застосовувати калькулятор. Для цього існує функція автообчислень, яка дозволяє виконувати операції, описані в табл. 1.

Таблиця 1

Копіювання формул

На практиці часто доводиться виконувати однакові обчислення для різних даних. Тому копіювання формул відіграє важливу роль в роботі табличного процесора.

Копіювання формул, що містять відносні адреси, відбувається за таким правилом:

• при копіюванні формули на одну комірку нижче всі номери рядків у формулі збільшуються на одиницю;

• при копіюванні формули на одну комірку вище всі номери рядків у формулі зменшуються на одиницю;

• при копіюванні формули на одну комірку праворуч кожне позначення стовпця змінюється на доступну літеру латинського алфавіту;

• при копіюванні формули на одну комірку ліворуч кожне позначення стовпця змінюється на попередню літеру латинського алфавіту.

3. Робота з масивами даних

В Excel можна обчислювати значення не лише для аргументів, які знаходяться в окремих комірках, але й одночасно для цілих діапазонів комірок, тобто масивів. Нагадаємо з математики, що масив - це впорядкований набір елементів (тобто кожен елемент сукупності має свій порядковий номер - адресу).

Масиви бувають одномірні (вектори), двомірні (матриці), тримірні і т.д. В електронних таблицях Excel можна виконувати операції лише над одномірними та двомірними масивами (векторами та матрицями). Програма дозволяє виконувати обчислення з усіма даними виділеної діапазону. При цьому використовується формула масиву. Вона відрізняється від звичайної формули тим, що записана у фігурних дужках, які і виступають ознакою формули масиву.

4. Функції в формулах

Excel 2000 дозволяє використовувати багато спеціальних функцій, які можна застосовувати обчисленнях. Функції розподілені за категоріями.

Фінансові функції дозволяють користувачу значно полегшити процес планування і аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства та вирішити багато проблем, наприклад при інвестуванні засобів. Більшість фінансових функцій стають доступними лише після завантаження пакету аналізу. Серед фінансових функцій можна визначити три блоки функцій, які використовуються відповідно для обчислення амортизації, рентних платежів та доходів від цінних паперів.

Використання статистичних функцій полегшує користувачу статистичний аналіз даних. Основу статистичного аналізу складає дослідження сукупностей та вибірок. Вибірка являє собою підмножину сукупностей. Крім цього, багато статистичних функцій Excel призначені для аналізу ймовірності.

Логічні функції в Excel в основному використовуються для перевірки умов, вибору варіантів та створення логічних виразів. Наприклад, коли подальше розв'язання формули залежить від вмісту комірок із вхідною інформацією, використовується функція перевірки умови ЕСЛИ.

Найпопулярніша група функцій, що використовуються в Excel, - це математичні та тригонометричні функції. Аргументами даних функцій найчастіше виступають числові значення.

Крім вищезгаданих, у Excel можна використовувати функції для роботи з даними типу дата і час, функції для роботи з адресами комірок та масивами, функції роботи з базами даних, функції роботи з текстом і текстовою інформацією, функції інформаційного характеру. Також користувач може створювати свої функції, задаючи їм певні характеристики.

Аргументи функції вказують в дужках після її назви. Вираз для функції можна ввести повністю з клавіатури. Часом використовують вказівник миші для вводу адрес комірок, дані з яких. повинні ввійти як аргументи функції. Аргументами функцій можуть бути адреси як суміжних, так і несуміжних діапазонів, адреси несуміжних комірок відокремлюються крапкою з комою.

Найпростішим способом введення функції є застосування спеціальної програми - майстра функцій. Ця програма значно полегшує спосіб створення формули та зменшує ймовірність введення помилки при створенні потрібного виразу. Крім того, майстер функцій допомагає зорієнтуватися у правильності вибору аргументів та слідкує за коректністю введення формул. Рис.1

При обчисленнях часто використовують вкладені функції, тобто функції, в яких аргументами є інші функції. При обчисленні вкладених функцій першою виконується функція у внутрішніх дужках.

Якщо в процесі створення функції користувач зробив помилку, то програма Excel миттєво відреагує на це шляхом виведення відповідного повідомлення.

Рис. 1. Застосування майстра функцій (категорія Математические функція Корень)

Помилки в формулах

Значення помилок бувають різних типів, що залежить від типу помилки у формулі. Першим символом значення помилки є знак #, за яким йде текст. Текст повідомлення може закінчуватись знаком оклику або знаком питання. Для усунення помилки потрібно виділити комірку зі значенням помилки. При цьому у рядку формул відобразиться зміст формули. Встановити причину виникнення помилки дозволяє команда Зависимости / Источник ошибок меню Сервис.

#ССЫЛКА

Це значення помилки свідчить про те, що формула містить посилання на неіснуючу (можливо, знищену) комірку. Такі помилки часто виникають після створення зовнішніх посилань чи посилань на інший аркуш робочої книги. Для усунення такої помилки потрібно перевірити, чи правильно вказано шлях до документа та введено його ім'я, чи не змінено назви аркуша, на який є зовнішнє посилання.

#ДЕЛ/0!

Це значення помилки появляється при діленні на нуль (наприклад, якщо після створення посилання було знищено вміст комірки, адреса якої вказана у знаменнику). Для усунення помилки потрібно перевірити вміст комірки, яка впливає на результат. Якщо вона порожня, необхідно ввести значення, якщо. вона знищена, то потрібно вияснити причину її знищення.

#ЧИСЛО!

Це значення помилки з'являється у випадку порушення правил задания операторів, які застосовуються в математиці, або при неправильному встановленні аргументів функції (наприклад, якщо аргументом функції КОРЕНЬ (функції у=√х) вказано від'ємне число). Для усунення помилки потрібно ознайомитися з вимогами до конкретної функції та перевірити, чи значення у комірках, які визначені в ролі аргументів, є відповідними.

#ИМЯ?

Дане значення помилки вказує на те, що при введенні імені допущена помилка, а програма не може знайти вказане ім'я ані серед імен функцій, ані серед імен діапазонів. Для того щоб усунути цю помилку, потрібно перевірити правильність написання імен функцій або вставити функцію за допомогою майстра функцій. Якщо мова йде про діапазон комірок, перевірте, чи присвоєно вказане ім'я діапазону.

#ПУСТО!

Ця помилка з'являється при неправильному заданні перетину діапазонів (перетин складається з комірок, які належать усім вказаним діапазонам), а також у випадку, якщо вказані діапазони не мають спільних комірок. Для усунення цієї помилки потрібно перевірити правильність задания діапазонів комірок.

#Н/Д

Це значення помилки з'являється, якщо аргументом функції виступає посилання на порожню комірку. Користувач може ввести в комірку, що впливає на результат, значення #Н/Д, яке відобразиться у підсумковій комірці, для того, щоб вказати, що в таблицю будуть введені дані. Необхідно перевірити вміст комірок, адреси яких використовуються як аргументи.

#ЗНАЧ!

Помилка з'являється тоді, коли аргументом е величина недопустимого типу. Для усунення такої помилки потрібно перевірити усі типи аргументів даної функції.