Документи про службові відрядження
Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи установи.
У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи установи, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я керівника установи або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, передається керівникові установи, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації відряджень ведеться журнал.
Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного керівником установи, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби установи.
Додаток 3
Журнал реєстрації відряджень
------------------------------------------------------------------ | N|Прізвище,|Місце | Місце |Дата і номер| Дата | Дата | | |ініціали |роботи|відрядження| наказу |вибуття| прибуття | | | | та | | (розпо- | у | з | | | |посада| | рядження) |відряд-|відрядження| | | | | | | ження | | |--+---------+------+-----------+------------+-------+-----------| | 1| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------ |
Практичні завдання 5
За поданим зразком створити журнал для реєстрації відряджень. Методичні порати до виконання завдання
Створіть таблицю з 7 стовпців та рядків стільки щоб заповнити сторінку до кінця.
Добавляти рядки можна за допомогою меню Макет, в якому є команда Добавить снизу, Добавить сверху. Вибирати потрібно той варіант в залежності розміщення курсору в таблиці.
Виділіть таблицю та в меню Макет виберіть команду Автоподбор, Автоподбор по ширине окна рис. 16
Рис. 16
Змініть ширину стовпців та внесіть дані в таблицю. Щоб в таблиці був коректний переніс слів підключіть в меню Разметка страницы Расстановку переносов, рис. 17.
Рис. 17
Організація документообігу та виконання документів Вимоги щодо раціоналізації документообігу
Документообіг установи - це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів в установі найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.
Порядок документообігу регламентується інструкцією установи, регламентами роботи установи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.