Глава 18. Учет и отчетность о перевозках грузов

18.1. Виды и формы бланков станционной коммерческой

и грузовой отчетности, порядок их получения,

хранения и расходования

Основной задачей учета перевозок грузов на железных дорогах Рос-

сийской Федерации является объективный, достоверный и своевремен-

ный учет выполнения перевозчиками грузовой работы. Строгое соблю-

дение методологии учета перевозок, недопущение приписок и искаже-

ний в учете и отчетности является важнейшей обязанностью грузовых и

коммерческих работников.

Порядок заполнения учетных и отчетных форм по грузовым перевоз-

кам определяет Инструкция по ведению станционной коммерческой от-

четности и Инструкция по учету погрузки и выгрузки грузов при пере-

возках железнодорожным транспортом РФ. Всякое отклонение от них

209

или нарушение их указаний, небрежное и неправильное заполнение книг

и бланков вызывают потери доходов, убытки и приводят к искажению

показателей работы железнодорожного транспорта. На основании стан-

ционной коммерческой отчетности составляется статистическая отчет-

ность о перевозках грузов форм ЦО.

Все учетные операции выполняют на бланках строгого и нестрогого

учета. К бланкам строгого учета относятся дорожные ведомости, кви-

танции разных сборов и на взыскание штрафов, коммерческие акты, пе-

ресылочные накладные и др. Все эти бланки имеют печатную нумерацию,

защитную сетку и стандартную, общую для всей сети железных дорог,

форму. Изготовляют их централизованно по заказам перевозчиков.

Об утрате бланков строгого учета начальник станции обязан немед-

ленно поставить в известность финансовый отдел отделения дороги,

финансовую службу дороги и органы МВД на транспорте. Каждый слу-

чай утраты бланков строгой отчетности расследуется и виновные в этом

привлекаются к ответственности.

При смене дежурств текущий запас бланков строгого учета переда-

ется под расписку сдающего и принимающего работников.

Снабжают станции билетами и бланками строгого учета специальные

склады. Пересылку, расходование и наличие этих документов учитыва-

ют по родам документов, сериям и номерам. Получают бланки строгой

отчетности по требованию (форма ЛУ-1), которое состоит из трех частей:

требования, накладной с распиской и корешка, заполняемых одновре-

менно под копирку.

В требовании указывают род и шифр бланков, серию и номер после-

днего полученного и первого оставшегося документов и число бланков.

Требование подписывает начальник станции или его заместитель с нало-

жением должностного штемпеля. На станции должен быть четырехмесяч-

ный запас бланков строгой отчетности. Когда он уменьшается до трехме-

сячной потребности, в финансовую службу дороги высылают требование

на необходимые бланки. Финансовая служба высылает бланки на стан-

цию и указывает в требовании и накладной против соответствующей по-

зиции серию, первый и последний номер и число высылаемых бланков.

Накладную вместе с бланками упаковывают в пачку. На станции бланки

принимают комиссионно, согласно накладной. Затем расписку, подпи-

санную начальником станции или его заместителем, с указанием време-

ни получения бланков высылают в финансовую службу дороги.

210

Все бланки строгого учета заносятся в Книгу прихода пассажирских

билетов и бланков строгого учета (форма ЛУ-7). Запасы их хранятся в

сейфе в помещениях, недоступных посторонним лицам. Отвечает за их

сохранность начальник станции и лицо, в ведении которого они находят-

ся. По окончании отчетных суток составляются отчеты об использова-

нии бланков строгой отчетности. При наличии АРМ ТВК отчет об ис-

пользовании бланков дорожных ведомостей составляется и выводится

на печать в автоматизированном режиме.

18.2. Номерной учет погруженных вагонов и грузов

Одним из основных документов для составления оперативной и статис-

тической отчетности по погрузке вагонов и грузов является Ведомость

номерного учета погруженных вагонов формы ГУ-3, ГУ-3-ВЦ. Ведомость

составляется за каждые отчетные сутки. Учет ведется по московскому вре-

мени с 18 часов 01 минуты одних суток до 18-00 следующих суток, а на

Красноярской, Восточно-Сибирской, Забайкальской, Дальневосточной,

Сахалинской железных дорогах соответственно с 12 часов 01 минуты до

12-00 часов, на Западно-Сибирской — с 14 часов 01 минуты до 14-00 часов.

Ведомости составляются вручную или в автоматизированном ре-

жиме в двух экземплярах отдельно на собственную погрузку станции,

на поступившие вагоны с грузами с автомобильного, речного и морс-

кого транспорта по документам смешанного сообщения, с линий дру-

гой колеи, с иностранных железных дорог (без стран СНГ и Балтии),

со строящихся железнодорожных линий, а также на погрузку в ваго-

ны нерабочего парка.

На собственную погрузку станции ведомость составляется отдельно

на народно-хозяйственные, экспортные, военные отправки и отправки,

расчет по которым производится централизованно через управления

железных дорог.

Основанием для составления форм ГУ-3, ГУ-3-ВЦ служат корешки

дорожных ведомостей на вагоны, погруженные на станции (повагон-

ные, групповые и маршрутные отправки), дополнительные экземпляры

дорожных ведомостей на экспортные грузы, копии вагонных листов на

сборные вагоны (мелкие и контейнерные отправки), передаточные ведо-

мости на вагоны с грузами, поступившие с других видов транспорта

(прямые сообщения), копии вагонных листов (на вагоны, поступившие

211

с линий другой колеи), сдаточные списки (на вагоны, принятые со стро-

ящихся железнодорожных линий), передаточные ведомости на вагоны,

поступившие от иностранных железных дорог.

Порядок ведения ведомостей ГУ-3 и ГУ-3-ВЦ изложен в Инструк-

тивных указаниях о порядке составления оперативной отчетности о гру-

зовой работе на железных дорогах Российской Федерации.

Вагоны, загруженные контейнерами в размере менее 50 % своего

приема, мелкими отправками в размере менее 50 % по массе отправок

своего приема, учитываются в числе занятых по Справке о занятых и

освобожденных вагонах при грузовых операциях, не учитываемых в

погрузке и выгрузке (формы ГУ-92, ГУ-92-ВЦ).

18.3. Сопроводительная ведомость на выданные грузы

Сопроводительные ведомости дорожных ведомостей на выданные

грузы формы ФДУ-91, ФДУ-91-ВЦ используют при пересылке дорож-

ных ведомостей в ТехПД. Перед этим дорожные ведомости на выдан-

ные грузы группируют по видам перевозок (общие перевозки в прямом

сообщении, воинские перевозки, перевозки с приложением воинского

требования формы 2; международные перевозки с расчетом в СКВ че-

рез финансовую службу и центр «Желдоррасчет МПС»; перевозки нера-

бочего парка для хозяйственных нужд дорог). Сопроводительная ведо-

мость составляется в двух экземплярах, один из которых остается в то-

варной конторе станции; ей присваивается номер, начиная с номера 1

(новую нумерацию начинают 1 января каждого года). Нумерация сопро-

водительных ведомостей ведется раздельно по видам перевозок.

Дорожные ведомости и другие документы должны быть скреплены в

левом верхнем углу так, чтобы был виден номер вагона.

18.4. Учет выручки при расчетах через кассу станции,

кассовая отчетность

В товарную кассу станции при оплате наличными деньгами вносятся

провозные платежи и штрафы, связанные с перевозками грузов, кото-

рые взыскиваются квитанциями разных сборов за услуги железнодо-

рожного транспорта формы РС-97. Квитанция формы РС-97 является

документом строгого учета и выдается плательщику. Она состоит из трех

частей: самой квитанции с защитной сеткой, талона и корешка. Израсхо-

дованные за отчетный период квитанции разных сборов включаются в

212

Отчет о поступлении разных сборов ФО-7 по всем кассам станции. В

отчете указываются номера первой и последней израсходованных кви-

танций по каждой нумерации, их количество и сумма наличными и чека-

ми как отдельно по каждому номеру, так и в целом за отчетный период и

общий итог сумм. Отчет ФО-7 вместе с подобранными по номерам та-

лонами высылаются в ТехПД. Корешок квитанции разных сборов оста-

ется на станции и прикладывается к соответствующим документам, по

которым начислены провозные платежи и сборы.

В настоящее время введен обязательный порядок использования сче-

тов-фактур при расчетах за транспортные услуги, а также ведение

журналов учета счетов-фактур и книг продаж.

Все кассовые обороты станции ежедневно учитываются в Кассовой

книге (формы ГУ-58). Все страницы книги должны быть пронумерова-

ны и прошнурованы, число листов в ней должно быть заверено началь-

ником станции на последней странице.

Основанием для записи по приходу как основных, так и припис-

ных станций могут служить только подлинные документы и операци-

онные книги.

213

Суммы по приходу за перевозки грузов при расчетах на станции,

штрафы и разные поступления записываются с корешков квитанций раз-

ного сбора.

Расходная часть кассовой книги заполняется на основании подтвер-

ждающих расходы документов.

Выручка, переданная в учреждение банка, записывается с квитанций

препроводительных ведомостей формы ГУ-24 с подтверждением банка

о принятой сумме.

Работник, ответственный за ведение кассовых сборов, обязан сле-

дить за своевременным поступлением из банка квитанций препроводи-

тельных ведомостей за сданную выручку.

Сумма, показанная за каждое число по приходу, должна быть тожде-

ственна сумме, показанной за то же число по расходу.

По итоговым данным кассовой книги за месяц составляется кассо-

вый отчет (формы ФО-8) в двух экземплярах.

Первый экземпляр не позднее второго числа месяца, следующего за

отчетным, высылается в сектор учета доходов финансовой службы. К

кассовому отчету, высылаемому в финансовую службу, прикладывают

копии препроводительных ведомостей, квитанции к ним, полученные из

банка, а также другие расходные документы, подтверждающие расход-

ные кассовые операции.

Препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма

ГУ-24) состоит из четырех частей, заполняемых под копирку: препрово-

дительной ведомости, накладной, квитанции и копии препроводительной

ведомости. Выручка за каждое отчетное число не позднее следующего

дня через инкассаторов сдается в учреждение банка.

Препроводительная ведомость и квитанция вместе с деньгами и чека-

ми вкладывается в специальную денежную сумку, после чего эта сумка

пломбируется.

Денежная сумка с выручкой вместе с накладной сдается инкассатору

банка только после проверки у него служебного удостоверения и предъяв-

ления им доверенности на право приема выручки и явочной карточки,

заверенной гербовой печатью банка. Доказательством сдачи денежной

сумки с выручкой инкассатору служит копия препроводительной ведо-

мости с распиской работника, принявшего сумку.

Квитанция, полученная из учреждения банка, после сличения сумм

подклеивается к копиям препроводительных ведомостей.

214

18.5. Оперативная отчетность о грузовой работе

Отчетность о грузовой работе составляется на железных дорогах авто-

матизированным способом на основании передачи со станции в ИВЦ до-

рог данных о номерах погруженных, выгруженных, занятых и освобож-

денных вагонов. Передача информации со станции о выполненных грузо-

вых операциях производится в порядке, установленном для обмена ин-

формацией между станцией и ИВЦ железной дороги.

Порядок составления оперативной отчетности о грузовой работе

устанавливается Инструктивными указаниями о порядке составления

оперативной отчетности о грузовой работе на железных дорогах Рос-

сийской Федерации.

К оперативной отчетности о грузовой работе относятся отчеты:

– о грузовой работе (форма ГО-1);

– о погрузке по наименованиям грузов (форма ГО-2);

– о погрузке по дорогам назначения (форма ГО-3);

– о погрузке на станциях дорог СНГ и Балтии экспортных грузов

назначением в третьи страны (форма ГО-4).

Отчетные формы ГО-1, ГО-2 и ГО-3 составляются ИВЦ железных дорог

по каждой станции, отделению дороги и дороге в целом за каждые отчетные

сутки отдельно по широкой и сахалинской, западно-европейской, узкой ко-

леям в физических вагонах. Отчет формы ГО-4 составляется ИВЦ желез-

ных дорог по станциям, производящим погрузку экспортных грузов.

Первоисточником для составления всех четырех отчетов является ведо-

мость номерного учета погруженных вагонов формы ГУ-3 (ГУ-3-ВЦ), а

для отчета формы ГО-1 дополнительно вагонные листы на выгруженные

вагоны и справки о занятых и освобожденных вагонах при грузовых опе-

рациях, не учитываемых в погрузке и выгрузке формы ГУ-92 (ГУ-92-ВЦ).

Отчет о грузовой работе (форма ГО-1) характеризует объем вы-

полненной грузовой работы станцией, отделением дороги и дорогой в

целом по количеству погруженных, выгруженных, занятых и освобо-

дившихся вагонов.

Отчет о погрузке по наименованиям грузов (форма ГО-2) характе-

ризует размеры погрузки грузов в вагонах, выполненной станцией, от-

делением дороги и дорогой, а также в тоннах по грузам, заявка на по-

грузку которых установлена в тоннах.

Отчет по погрузке по дорогам назначения (форма ГО-3) характе-

ризует количество погруженных вагонов по дорогам назначения, родам

215

подвижного состава и используется для контроля за погрузкой по доро-

гам назначения, обеспечения дорог погрузочными ресурсами и регули-

рования вагонопотоков.

Отчет формы ГО-4 служит для оперативного контроля за направле-

нием экспортных грузов на пограничные и припортовые станции и со-

ставляется по родам грузов в вагонах за каждые сутки.

Отчеты форм ГО-1, ГО-2, ГО-3, ГО-4 ИВЦ дороги представляет в

Главный вычислительный центр (ГВЦ) МПС России через 5 часов после

отчетных суток. Дорога, отделения дорог и железнодорожные станции

получают с ИВЦ дороги данные отчеты через 2 часа после отчетных су-

ток. Отчеты и все документы, служащие основанием для их составле-

ния, подшиваются в строгой последовательности их оформления и хра-

нятся в делах станции. По требованию ревизорского аппарата и других

должностных лиц, проверяющих отчетность, начальник станции обязан

их предъявить.

18.6. Документооборот

Порядок прохождения документов на всех этапах их составления и

обработки устанавливается схемой документооборота. При этом должна

предусматриваться рациональная схема прохождения и обработки всех

перевозочных документов, различных учетных и отчетных форм.

Общая схема документооборота носит замкнутый характер, т.е. на-

чальный и конечный этапы перевозочного процесса фиксируются одни-

ми и теми же документами (дорожной ведомостью, накладной, вагон-

ным листом).

Операции по оформлению перевозочных и других документов долж-

ны выполняться параллельно техническим и грузовым операциям с ва-

гонами и грузами. Подробный порядок обработки документов устанав-

ливается технологическим процессом работы станции (на местах обще-

го и необщего пользования отдельно по отправлению и отдельно по при-

бытию грузов, при перевозке грузов в прямых смешанных железнодо-

рожно-водных сообщениях, в международных сообщениях и т.д.). При

выполнении коммерческих операций в автоматизированной информаци-

онной системе организации перевозок грузов по безбумажной техноло-

гии с использованием электронной накладной (АИС ЭДВ) разрабатыва-

ются структурные схемы прохождения электронных документов при

216

приеме груза к перевозке (на местах общего и отдельно на местах необ-

щего пользования), при выдаче груза на станции назначения в прямых

смешанных сообщениях.

Действующая автоматизированная система управления железнодо-

рожным транспортом позволяет автоматизировать сбор, передачу, обра-

ботку и хранение учетной и отчетной информации по грузовым, коммер-

ческим и финансовым операциям, процессы принятия оптимальных ре-

шений и доведения их до непосредственных исполнителей.

Информационно-техническое обеспечение во многом базируется на

едином комплексе интегрированной обработки дорожных ведомостей

(ЕК ИОДВ), АРМ товарных кассиров, АРМ работников РАФТО, ТехПД

отделений дорог, ИВЦ дорог, ГВЦ МПС России.

217

Р а з д е л V

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫЕ ПУТИ НЕОБЩЕГО

ПОЛЬЗОВАНИЯ