Распределение времени

Таблица для анализа использования времени

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения последней время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:

 обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;

 руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);

 прогнозирование и планирование на перспективу;

 подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;

 контроль подчиненных;

 осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях).

После группировки работ им дается оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени.

Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты:

 общий перечень выполняемых работ;

 перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности;

 перечень и удельный вес повторяющихся работ;

 перечень и удельный вес планируемых работ;

 перечень и удельный вес нормируемых работ;

 перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ.

В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т. п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая в наибольшей степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых злостных его расхитителей.

Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась, то он не доверяет подчиненным; если момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами, то в организации плохо поставлено планирование.

Основными причинами потерь времени являются:

 нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах;

 неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;

 неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

 отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

 нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.

Контроль рабочего времени

Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль за своевременным началом и окончанием работы за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены). Этот контроль осуществляют руководители. Его объектами являются:

 своевременная явка рабочих и служащих на работу, выявление всех неявившихся и опоздавших;

 нахождение работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременность их обеденного перерыва;

 своевременность ухода сотрудников с работы по окончании рабочего дня или смены;

 фактически отработанное ими время, время простоя и другие виды недоиспользования рабочего времени по разным причинам.

Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее осуществляется по одной из следующих систем:

 карточной  с помощью контрольных часов;

 жетонной  с применением табельных жетонов или марок;

 пропускной  посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков;

 рапортно-ведомственной  с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от руководителей подразделений, производителей работ, мастеров, бригадиров;

 с помощью контрольно-пропускных устройств и др.

Допускается использование комбинированных систем учета прихода и ухода работников в зависимости от условий производства.

Для ведения учета отработанного времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводящийся во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода работника в другое подразделение прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях  до 12 лет.

Табель представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т. п.) в пределах отдельных категорий работников, составленный в порядке возрастания табельных номеров или алфавита. Он составляется ежемесячно ответственным лицом, назначенным приказом руководителя, за 23 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и других документов.

Табель заполняют на списочный состав работников (постоянных, временных, сезонных, принятых на работу на срок от одного дня и более). В конце периода по табелям определяют число отработанных дней.

Заполненный табель и другие документы в конце месяца сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Существует несколько официальных форм этого документа: типовая форма Т-13, форма для учета рабочего времени работников с твердым окладом Т-14 и проч.