1.5. Характеристика информации управленческого учета

Под управлением понимается направленное воздействие администрации организации на хозяйственные процессы. Собственно управление сводится к постановке конкретных задач, принятию оптимальных решений и организации контроля, оперативного регулирования и оценки полученных результатов.

Основой разработки и реализации управленческих решений является соответствующая информация о состоянии управляемого объекта и его окружения, выполнении управляющих команд и выходных обобщающих результатах.

Информационная система состоит из взаимосвязанных подсистем (конструкторской, технологической, экономической информации и др.). Среди этих подсистем экономическая подсистема занимает наибольший удельный вес по объему и значимости в принятии управленческих решений.

Экономическая информация представляет собой такой вид информации, которая последовательно и полно отражает производственно-хозяйственную деятельность организации. В свою очередь экономическая информация подразделяется на плановую, нормативно-справочную и учетную.

Плановая информация содержит данные для выбора действий, которые могут быть предприняты в будущем. Основное содержание этого вида информации составляет технико-экономическое и оперативно-производственное планирование. Важной частью технико-экономического планирования является составление смет для организации в целом на год. Главная цель руководства организации при разработке сметы заключается в координации отдельных планов, составляемых структурными подразделениями, для их согласованности.

В содержание оперативно-производственного планирования входят работы по уточнению, детализации и конкретизации плановых показателей производственной программы по организации в целом, по отдельным ее подразделениям на короткие отрезки времени. Оперативно-производственное планирование является завершающим этапом всей системы планирования. Отличительной особенностью данного этапа планирования является сочетание детальной разработки планов с экономическими нормативами организации, что позволяет в результате их сбалансированности непосредственно контролировать выполнение производственной программы.

Нормативно-справочная информация является связующей информацией между плановой и учетной. Состав этой информации определяется следующими признаками: типом производства, номенклатурой и мощностью выпускаемой продукции, технологией и организацией производства, внутрипроизводственным разделением труда, уровнем развития внутрихозяйственных связей. Эти признаки являются основополагающими в применении элементов планирования и учета производства.

Учетная информация формирует сводные сведения, полученные со стадии сбора и изменения первичных данных, с последующей их регистрацией и обработкой.

Исходным этапом учетной информации является первичная информация, обеспечивающая данными бухгалтерский финансовый учет и управленческий учет. Учетная информация, представляющая оперативные данные на основании первичного учета для принятия конкретных решений на разных уровнях управления, называется управленческой учетной инфор-мацией.

Всю информацию, циркулирующую в системе принятия управленческих решений, можно условно разделить на две категории:

 входящую;

 истекшую.

Входящая информация формируется внутри организации данными различных подсистем (финансовой, производственной), а также может поступать и из внешней бизнес-среды.

По характеру и форме содержащихся в ней сведений можно выделить три типа входящей информации:

 учетная;

 внеучетная;

 нормативно-техническая.

В основе учетной информации лежат данные преимущественно числового характера, которые обобщенно относят к одной из трех категорий:

 данные бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (первичная документация, регистры бухгалтерского учета и налогового учета, формы бухгалтерской отчетности и налоговой отчетности);

 данные статистического учета и отчетности, представляющие обобщенные статистические сведения, необходимые для межхозяйственных связей;

 данные оперативного производственного учета и отчетности (в виде производственных сводок, планов, бюджетов и отчетов об их исполнении).

Таким образом, учетная информация представляется либо по стандартным формам бухгалтерского учета, либо разрабатывается в самой организации самостоятельно.

К внеучетным источникам информации относят:

 материалы внутренних и внешних аудиторских проверок;

 материалы проверок налоговой службы и других контролирующих органов;

 материалы постоянно действующих производственных совещаний;

 материалы собраний акционеров и трудовых коллективов;

 объяснительные и докладные записки;

 деловую переписку с партнерами;

 материалы средств массовой информации.

Данная информация характеризуется как вербальная (представляемая не по стандартизированным формам).

Нормативно-техническая информация определяется в следующем виде:

 производственные или планово-бюджетные нормативы;

 финансовая информация, содержащаяся в прейскурантах, ценниках, прайс-листах, справочниках;

 технико-технологическая информация, характеризующая уровень техники и технологии (технические паспорта на оборудование, чертежи, спецификации);

 стандарты, технологии (ГОСТ, ОСТ, ТУ).

Для того чтобы данные всей этой информации могли считаться управленческой, их следует подвергать соответствующей обработке, используя либо стандартные приемы, либо индивидуальные посредством анализа.

Стандартные приемы предусматривают использование компьютерных бухгалтерских систем.

Индивидуальные – это специальные (нестандартные) программные средства.

Исходящая информация представляется в виде внутренних отчетов о выполнении бюджетов или смет и аналитических материалов обзорного вида.

К бухгалтерской управленческой информации, созданной для использования руководством организации разных уровней управления в принятии управленческих решений, предъявляются следующие требования:

 оперативность. Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность принимать оперативное решение, эффективное для целей управления;

 адресность. Управленческая учетная информация должна предоставляться конкретным лицам управляющего персонала внутри одной организации;

 достаточность. Информация не должна быть избыточной, с излишне представленными сведениями. Предоставление ее требуется руководству организации в необходимом объеме для принятия управленческого решения на соответствующем уровне;

 аналитичность. Информация управленческого учета должна содержать данные текущего анализа или ожидаемые данные последующего анализа, предполагаемого в возможности проведения с наименьшими затратами времени;

 гибкость и инициативность. Конкретный блок информации должен обеспечивать интересы управляющего персонала в условиях меняющихся ситуаций. Кроме того, структурным подразделениям организации должна предоставляться самостоятельность в принятии управленческих решений на основании данных управленческой учетной информации;

 полезность. Информация должна привлекать внимание управляющих (менеджеров) к сферам потенциального риска и обеспечивать объективность оценки их работы;

 достаточная экономичность. Затраты по подготовке управленческой учетной информации не должны превышать экономического эффекта от ее использования.

Информация управленческого учета носит конфиденциальный характер и требует защиты.

Защита управленческой информации должна осуществляться комплексно как с помощью организационных мер, так и программно-техническими средствами.