45) Етапи Створення бази даних

Щоб створити базу даних у робочої листі Excel, виконайте наступні дії.

v    У порожній рядок листа введіть назви полів.

v    У кожну комірку рядку, що знаходиться безпосередньо під рядком з назвами полів, уведіть фактичні дані по кожному полю. Не залишайте порожніх рядків між рядком з назвами полів і наступних даних, оскільки в Excel можуть виникнути проблеми з розпізнаванням початку бази даних.

v    Щоб ввести в комірку цифри (наприклад, поштовий індекс), поставте на початку апостроф.

Після додавання записів у базу даних ви одержите набір даних, упорядкованих по рядках і стовпцям.

Якщо необхідно увести великий масив даних, що представляють собою числа, що повинні бути збережені як текст (наприклад, поштові коди чи номери телефонів), відформатуйте стовпець, у который буде занесена інформація цього типу, як текст. Виділіть стовпець (клацніть на його заголовку), клацніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть з пункт, що з'явився контекстного меню, “Формат ячейки”. Виберіть вкладку “Число” в діалоговому вікні “Формат ячейки”. Після цього виберіть пункт Текстовой зі списку Числовые форматы і клацніть на кнопці ОК. Якщо ви попередньо не виконаєте ці дії чи якщо ви не будете ставити апостроф перед поштовим індексом, то індекси, що починаються з нулів (наприклад, 00742), будуть представлені без нулів.

Працювати з базою даних буде набагато простіше, якщо розмістити її на окремому листі. Щоб зберегти кілька баз даних на одному робочому листі, потрібно вказати діапазон комірок для кожної бази даних, що значно ускладнить роботу з нею. Оскільки кожна робоча книга в Excel може складатися з будь-якої кількості аркушів (аж до 255), можна легко керувати численними базами даних, розміщаючи кожну з них на окремому листі. Якщо ви не будете розміщати інші дані на тім же листі, що і база даних, то зможете уникнути організаційних проблем. В міру збільшення бази даних нові рядки будуть додаватися в кінець робочого листа. Якщо ж на листі будуть розмішені інші дані, що не мають відносини до бази даних, то може виникнути небезпека їхнього знищення.

При роботі з базами даних у Excel вам придасться інформація про назви полів. Рядок з назвами полів повинний бути перед списку. Залишати порожній рядок між рядком з назвами полів і фактичними даними неприпустимо. Назва кожного полю повинне бути унікальним. У верхній частині списку може бути кілька рядків із введеної в них інформацією, однак тільки один рядок буде сприйматися як утримуючої назви полів. Назва полю не повинне перевищувати 255 символів (для зручності краще вибирати короткі назви).

Уникайте розміщення іншої важливої інформації (наприклад, формул) праворуч і ліворуч від бази даних. Якщо ви надалі скористаєтеся автоматичною фільтрацією, щоб відфільтрувати дані в базі даних, то інші дані можуть зникнути.

47)Автофильтр та його застосування.

. Фільтрування даних. Під фільтром в Excel розуміються певні умови, що дозволяють переглядати тільки ті дані, які задовольняють цим умовам. У Excel розрізнюють звичайний автофільтр і розширений фільтр. Розглянемо спочатку автофільтр.

Автофільтр. Для виклику автофільтра необхідно виконати команди Данные-Фильтр-Автофильтр, виділивши перед цим всю або частина таблиці з іменами полів. У результаті поруч з іменами полів з'являться кнопочки (див. рис. 3).

Рис. 3

Якщо клацнути по одній з цих кнопочок, то відкриється список. Якщо активним є рядок Все, то фільтрація відключена. Якщо вибрати яке-небудь поле, то буде відображений тільки запис, що містить це поле. Якщо ж вказати Условие, то відкриється діалогове вікно Пользовательский автофильтр (рис. 4).

Рис. 4

У даному вікні можна задати умови для фільтра з використанням логічних функцій И або ИЛИ.

Щоб вимкнути автофільтр, досить виконати ще раз команди Данные-Фильтр-Автофильтр.

Розширений автофільтр. Для використання розширеного автофільтра створимо Блок критеріїв. Скопіюємо імена полів (колонок) у вільну частину таблиці і задамо критерії пошуку. Нехай нам необхідно переглянути записи з заробітком за день > 12 грн і кількістю відпрацьованих днів > 20. Переглянути дані можна в Блоці виведення, для якого також необхідно скопіювати імена полів (стовпців), або в початкову таблицю.

Для виклику розширеного автофільтра необхідно виконати команди Данные-Фильтр-Расширеный фильтр. У результаті відкриється діалогове вікно Расширеный фильтр (рис. 5).

Рис. 5

У полях, розташованих в центрі вікна, потрібно вказати Исходный диапазон, Диапазон условий і, якщо блок висновку буде не на місці початкової таблиці, а за її межами – Поместить результат в диапазон (перед цим в групі Обработка необхідно указати, скопировать результат в другое место. Якщо встановлено індикатор Только уникальные записи, то записи, що повторюються не будуть показані в блоці висновку. Застосувавши фільтр отримаємо таблицю наведену на рис. 6.

Рис. 6

Якщо декілька критеріїв задані в суміжних чарунках в одному рядку, то вони працюють як логічна функція И. Якщо декілька критеріїв задані в суміжних чарунках в колонці, то вони працюють як логічна функція ИЛИ. Якщо умова досить складна, то краще взяти її в лапки, а перед нею поставити знак рівно, наприклад =">12".

48) Використання области критериё та йго застосування

У попередньому матеріалі за допомогою Форми даних був сформований запит на пошук записів у базі. Розшукувалися постачальники, які поставляли товар на склад № І.

Користувачеві можуть знадобитися результати пошуку в подальшій роботі, наприклад для того, щоб продовжити роботу з ними, використовуючи формули, функції або просто роздрукувати їх. У цьому разі пошук за допомогою Форми даних не дає бажаного результату, оскільки результати пошуку у Формі відображаються лише в розрізі одного запису. У разі коли такий варіант пошуку не задовольняє користувача, є можливість здійснити пошук по-іншому - за допомогою області критеріїв і цільової області. У цьому разі Excel скопіює записи з бази, що відповідають заданим критеріям, у цільову область. Там їх можна буде обробляти традиційними способами, як у таблиці. Розглянемо детальніше цю процедуру.

Область критеріїв організовує користувач, і бажано її визначати таким чином, щоб вона не заважала поповненню та розширенню бази даних. Як правило, область критеріїв створюють перед або поряд з областю бази даних. У нашому прикладі область критеріїв сформована правіше від таблиці з базою даних.

Область критеріїв повинна мати розмір принаймні в два рядки. Перший рядок області критеріїв, що формується, має містити ім'я критерію (критеріїв). Сюди, як правило, копіюються всі імена полів бази даних (тобто її перший рядок) або частина з них. Однак в області критеріїв можуть також бути імена полів, яких немає в базі даних. Так буває тоді, коли треба виконати, наприклад, пошук за полями, що обчислюються.

У рядках під іменами полів формується область критеріїв пошуку. В області критеріїв кожний рядок - це критерій пошуку. Повний критерій пошуку, що заданий всією областю критеріїв, складається з об'єднаних за допомогою логічної операції От (Або)-умов.

Таким чином, кожна Or-умова задається окремим рядком. Усередині рядка критерію значення окремих полів розглядаються як умови, що об'єднані за допомогою логічної операції And (І).

Якщо потрібно розшукати в базі даних усі поставки постачальників із кодом 1001 або з кодом 1590, тоді в області критеріїв у колонці Пост_Пок під ім'ям поля має стояти 1001, а в наступному рядку - 1590:

Пост_Пок

1001

1590

Якщо треба розшукати в базі даних поставки на склад № 2 на суму понад 1000 грн тільки постачальника з кодом 1125, то такий комбінований запит на пошук утворюється за допомогою трьох критеріїв, що пов'язані умовною операцією And (І). Уводиться цей запит в один рядок області критеріїв:

Склад Опер Пост_Пок Сума

2 < 11 125 > 1000

Перш ніж розпочати пошук відповідно до критеріїв пошуку, у таблиці слід передбачити ще одну область - цільову. В цю область Excel зможе копіювати знайдені дані. її слід розташувати так, аби уникнути конфліктів із частинами таблиці, що виділені під базу і критерії. У першому рядку цільової області слід записати імена полів, зміст яких потрібно побачити в знайдених записах. Цільова область повинна бути точно визначена. Якщо користувач під час оголошення цільової області визначить, крім рядка заголовка, ще, наприклад, три рядки, то тим самим він повідомляє Excel, що під час пошуку в базі його цікавлять перші три знайдені записи, які відповідають критеріям пошуку. У разі якщо Excel знайде більше ніж три записи - у зону будуть виведені перші три записи, а потім повідомлення "Extract Range is Рий" (Цільова область заповнена). Це свідчить про те, що існують й інші записи, які відповідають критеріям пошуку.

Реорганізуємо електронну таблицю таким чином, щоб згідно з попередніми вимогами сформувати область критеріїв, цільову область і область даних (рис. 2.41).

Рис. 2.41. Зона електронної таблиці зі сформованою областю критеріїв та цільовою областю

Повний критерій пошуку даних у базі - поставки на склад № 2 на суму понад 1000 грн постачальника з кодом 1125.

Таким чином, база даних оголошена, визначені область критеріїв і самі критерії, вибрана цільова область. Можна розпочинати пошук даних. Пошук здійснюється за допомогою команди пошуку і вибірки даних з бази Данные/Фильтр/Расширенный фильтр... Після запуску команди на виконання на екрані з'являється діалогове вікно установки розширеного фільтра. У вікні діалогу в зоні Обработка слід установити опцію Скопировать результат в другое место, а далі слід визначити область бази даних - Исходный диапазон, Диапазон условий і зону комірок для фіксації результату пошуку - Поместить результат в диапазон. Оформлений фільтр у цьому разі буде таким, як на рис. 2.42.

Рис. 2.42. Діалогове вікно установки розширеного фільтра

Після активації кнопки OK Excel починає пошук даних у базі. Результат пошуку оформляється як на рис. 2.43.

Рис. 2.43. Електронна таблиця з результатами пошуку даних

У діалоговому вікні фільтра є опція Unique Records Only/Тільки унікальні записи, яка дозволяє ліквідувати повторну вибірку з бази однакових записів, якщо такі є. У разі якщо визначення деяких установок (база даних, критерії, цільова область) містили помилки, з'являється діалогове вікно з попередженням про те, наприклад, що цільова область недійсна, - Extract Range not Valid/Неправильно вказано діапазон. У цьому разі слід виявити помилку і задати правильні установки.

Інформатика

49. загальне поняття масиву

Маси́в — впорядкований набір фіксованої кількості однотипних елементів, що зберігаються в послідовно розташованих комірках оперативної пам'яті, мають порядковий номер і спільне ім'я, що надає користувач. Для обробки масивів в табличному процесорі Ехсеl використовуються формули для роботи з масивами.

50. Використання имен у формулах

за допомогою імен можна зробити формули значно легшими для розуміння та роботи з ними. Ім'я можна визначити для діапазону клітинок, функції, константи або таблиці. Взявши за звичай використовувати імена у книзі, ви зможете легко оновлювати, перевіряти ці імена та керувати ними.

51. Макрос. макрорекордер. мова програмування VBA.

Макрос – список інструкцій які Excel може виконувати автоматично.

Макрорекордер – вмонтований в Excel інструмент ,який може запам’ятовувати , що виконує користувач ,і після того автоматично виконувати ті ж самі кроки.

Мова програмування VBA - набір символів за допомогою яких excel виконує програми написані в vba

Функції користувача – можна використовувати на робочій сторінці Excel ,як і всяку . тобто це значення можна присвоїти змінній.

52. алгоритм створення макросу

• Сервис-макроси-редактор visual basic

• Маємо вибрати об’єкт Лист1(лист1)

• Натискаємо пкм

• Insert-module

• Набираємо текст макросу

• Повертаємось на робочу сторінку exel

• Вставка-функция- Определённые пользователем

• Вводимо потрібні дані

• Ок

Наприклад створити макрос для зміни значень у

Якщо х1=20,х2=25,x3=30

У=х+12

• Сервис-макроси-редактор visual basic

• Маємо вибрати об’єкт Лист1(лист1)

• Натискаємо пкм

• Insert-module

• Набираємо текст макросу

Function y(x1,x2,x3)

Y=x1+12

Y=x2+12

Y=x3+12

End function

• Повертаємось на робочу сторінку exel

• Вставка-функция- Определённые пользователем

• Вводимо дані з комірок

• Натискаємо Ок

53. Обэкт властивости та методи в VBA

об’єкт vba – це те чим управляє користувач за допомогою програми на мові vba, наприклад ,діалог,робоча сторінка, діапазон клітинок.

Властивості vba – наприклад діалог може бути видимим або невидимим в даний час на екрані.можна дізнатись про поточний стан діалого за допомогою властивості visible.змінюючи властивості ,користувач може змінювати характеристики об’єкту .

Методи vba – це те що можна зробити з об’єктом , наприклад показати діалог на екрані або прибрати його можна за допомогою метода show та hide відповідно.

54. надання зминним та властивостям обэктив певних значень.

Наприклад створити макрос для зміни значень у

Якщо х1=20,х2=25,x3=30

У=х+12

• Сервис-макроси-редактор visual basic

• Маємо вибрати об’єкт Лист1(лист1)

• Натискаємо пкм

• Insert-module

• Набираємо текст макросу

Function y(x1,x2,x3)

Y=x1+12

Y=x2+12

Y=x3+12

End function

• Повертаємось на робочу сторінку exel

• Вставка-функция- Определённые пользователем

• Вводимо дані з комірок(для х1-20,х2-25,х3-30)

• Натискаємо Ок

• Виводяться значення у,та за допомогою маркера заповнення розтягуемо значення для х1,х2,х3.

55. Типи даних

називається спосіб збереження і подання даних у комп'ютерній системі, який задає певний формат або розмір вмісту змінної.

Тип змінної

Інформація, що зберігається

Об’єм пам’яті (байт)

Діапазон значень

Integer	Цілі числа	2		від –32768 до 32767
Long	Цілі числа		4	Приблизно =+/-2.1Е9
Single	Дійсні числа		4	від –3.402823Е38 до –1.401298Е-45 для від’ємних значень і від 1.401298Е-45 до 3.402823Е38 для додатних
Double	Дійсні числа (подвійна точність з плаваючою крапкою)		8	від –1.79769313486232Е302 до –4.94065645841247Е-324 для від’ємних чисел і від 4.9406564584124 7Е-324 до 1.79769313486232Е302 для додатних чисел
Currency	Числа, що мають до 15 цифр в цілій частині		8	Від –922337203685477.5808 до 922337203685477.5808
String	Текстова інформація		1 на кожний символ	До 65 тис. символів для рядків фіксованої довжини і до 2 млрд. символів для динамічних рядків
Byte	Цілі числа		1	Від 0 до 255
Boolean	Булєві значення		2	True (Істина) або False (Лож)
Date	Інформація про дату і час		8	Від 1-го січня 100 року до 31 січня 9999 року
Object	Посилання на рисунок чи інший об’єкт		4	Не визначений
Variant	Значення любого із вищевказаного типу даних		16+1 на кожний символ	Не визначений

56. Оператор Dim Для визначення змінних в макросі та їх типів застосовується оператор Dim. Синтаксис оператора Dim слідуючий:

Dim <ім’я змінної> As <тип даних>

Оператор Dim пишеться в макросі до першого звернення до змінної (наприклад, застосування в формулі)

Dim a, b, c As Single, x, y As Double, i As Integer

' a, b, and c are all Single; x and y are both Double

Синтаксис инструкции

Dim имя переменной [(индексы)] [As тип] имя переменной — обязательный элемент, содержит имя переменной; индексы — необязательный элемент. Если индексы отсутствуют, то описана простая переменная; mun — необязательный элемент, это тип данных переменной. Если тип данных не указан, по умолчанию переменная получает тип Variant. Например: Dim Num As Integer ‘явно объявляет переменную целого типа . Если необходимо описать массив, то с помощью индексов указывается размерность массива. Например: Dim B(3,3) As Single Dim A(11) As Integer

^ Поиск максимального элемента Пример. Дан массив A из пяти чисел. Найти максимальный элемент массива и его индекс. Программа Sub Massiv() Dim a(5) As Single Dim max As Single, i, k As Integer 'ввод массива For i = 1 To 5 a(i) = Cells(1, i + 1) Next i max = a(1) k = 1 'индекс максимального элемента For i = 1 To 5 If max < a(i) Then max = a(i): k = i Next i MsgBox ("Максимальный элемент=" + Str(max!)) MsgBox ("Индекс максимального элемента k=" + Str(k)) End Sub ^ Поиск количества элементов по данному правилу Пример. Дан массив А из пяти чисел. Найти количество положительных элементов массива. Программа Sub Kol() Dim a(5) As Single Dim i, k As Integer For i = 1 To 5 a(i) = Cells(1, i + 1) Next i k = 0 For i = 1 To 5 If a(i) > 0 Then k = k + 1 Next i MsgBox ("Количество положительных элементов k=" + Str(k)) End Sub

57. метод Cells

За допомогою метода Cells можна:

1 - змінній присвоїти значення, яке занесене в клітинку таблиці;

2 - використати це значення у формулі;

3 – відобразити значення змінної або константи в клітинках

таблиці.

Синтаксис метода Cells слідуючий:

[object.]Cells(RowIndex,ColumnIndex) .[Value]

де:

object. – необов’язкове посилання на робочу сторінку;

RowIndex - числовий вираз для рядка;

ColumnIndex – числовий вираз для колонки;

Value - необов’язкове ключове слово, що означає –

значення;

Приклади використання методу Cells.

y=Cells(2, 1).Value - присвоїти змінній y значення, яке знаходиться в

клітинці A2 робочої сторінки Excel;

y=Cells(2, 1) - / -

y=Cells(2,1)+x^2 - використали у формулі для визначення змінної y;

Cells(3,2).Value=y - в клітинку B3 помістити значення змінної y.

58. метод Range

За допомогою метода Range можна відобразити значення змінної або константи в клітинках таблиці. Синтаксис метода Range:

[object.]Range(Column, Row) .[Value]

де:

object. – необов’язкове посилання на робочу сторінку;

Row - номер рядка робочої таблиці;

Column – назва колонки робочої таблиці;

Value - необов’язкове ключове слово, що означає –

значення;

Приклади використання методу Range

Worksheets("Лист1").Range("C9").Value = zgip - у клітинку С9

помістити значення змінної zgip

Range("C15").Value = zgip у клітинку С15 помістити значення

змінної zgip

Range("C16") = zgip у клітинку С16 помістити значення

змінної zgip

59. оператор MsgBox або функция

Відображати вікно повідомлень можна за допомогою оператора MsgBox або функції MsgBox(). Різниця між ними полягає в тому, що функція відображає повідомлення і повертає значення змінної, що означає натиснуту кнопку, а оператор тільки відображає вікно повідомлень.

Синтаксис оператора MsgBox слідуючий:

MsgBox strMessage, [Options], [strTitle], [strHelpFile], [HelpContextID]

Синтаксис функції MsgBox() слідуючий:

RetInt=MsgBox( strMessage, [Options], [strTitle], [strHelpFile])

де:

RetInt – змінна цілого типу, якій присвоюється значення, що повертає

функція MsgBox();

MsgBox- ім’я оператора/функції;

strMessage- рядковий вираз, що буде відображатись у вікні повідомлень;

Options - ціла константа (або декілька констант), що визначають, які

кнопки і піктограми будуть відображені у вікні повідомлень. Назви констант зарезервовані в VBA і наведені в таблиці 3.;

strTitle - рядковий вираз, який буде відображатись в рядку заголовка

вікна повідомлень;

strHelpFile рядок, що вказує назву файла, в якому знаходиться додаткова

інформація відносно теми повідомлення.

В квадратних дужках вказані необов’язкові параметри оператора/функції MsgBox.

Константи	В якому випадку використовується
VbOkOnly	Вікно повідомлення не потребує прийняття рішень
VbOkCancel	Вікно повідомлень пояснює можливу дію і дає можливість користувачу зробити вибір між підтвердженням та відмовою від виконання операції
VbYesNo	Відображаються дві кнопки для простого вибору
VbYesNoCancel	Відображаються три кнопки з питанням про дію. Користувач може відповісти позитивно, негативно або відмінити операцію
VbRetryCancel	Відображаються три кнопки разом з повідомленням. Користувач може призупинити дію, повторити повторно або ігнорувати помилку і продовжувати виконання операції
VbQuestion	Питання
VbInformation	Інформаційне повідомлення
VbCritical	Критичне повідомлення
VbExclamation	Попередження

Приклади застосування оператора/функції MsgBox:

MsgBox "Значення st=" & st, vbOKOnly, "Просте вікно повідомлень"

Результатом буде вікно, що зображене на рис.6. Значок & об’єднує текст “Значення st=” та безпосереднє значення змінної st для відображення у вікні повідомлень.

y = MsgBox("Повідомлення, що з'являється у вікні", vbQuestion +