1.3 Контроль за виконанням документів та його терміни

Контроль за виконанням документів і прийнятті рішень – невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина дідо виробничого процесу. Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.

Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій:

першу групу контрольованих операцій виконують самі курівники;

другу – діловиробничі служби підприємства.

Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці та завдання. Обов’язковому контролю підлягають: накази, розпорядження, постанови подання та інші документи.

Дії з контролю включають в себе:

- поставлення документа на контроль;

- своєчасне направлення документа виконавцю;

- перевірка та регулювання ходу виконання;

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;

- інформування керівника;

- підготовка матеріалів для зняття документів з контролю.

Кожен документ повинен виконуватися в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами (інструкціями, положеннями). Терміни виконання вимірюються календарними днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження. За характером виконання документи поділяються на дуже термінові, термінові та безстрокові. Як правило, строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів (один місяць).В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів (одної декади). Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складених за характером виконання.

Терміни виконання можуть бути впроваджені, якщо виконавець з об’єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. В такому випадку він зобов’язаний в день одержання документа або не пізніше як 3-5 днів до закінчення терміну звернутися з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним [9, c.216-217].

Розділ 2 Аналіз основних вимог до організації документообігу та їх застосування на підприємстві ВАТ “Львівгазвидобув”

2.1 Система документообігу ват “Львівгазвидобув”

До системи документообігу підприємства “Львівгазвидобув” входять різноманітні документи – листи, договори, посадові інструкції, бухгалтерські звіти та інші документи, від яких залежить ефективність управління підприємством у цілому. Правила документообігу – один з важливих елементів облікової політики. Підприємство зобов’язане сформувати їх і затвердити. На мою думку, графік документообігу робити частиною наказу про облікову політику не доцільно. Краще записати у ньому: “Документування господарських операцій здійснюється згідно з графіком документообігу, який керівник організації затверджує окремим наказом”. Тоді можна правити графік так часто, як це буде потрібно, на відміну від облікової політики. Адже будь-що змінювати у ній можна тільки з початку року, щоб перевірка не вплинула на документообіг .

Щоб надання перевіряльникам документів не вплинуло на нормальний

документообіг, документи слід надавати у визначеній послідовності і тільки ті, які зазначені в посвідченні на перевірку відповідно до розпорядження ДПАУ “Про посвідчення на перевірку” від 20.05.97 р. До таких належать грошові документи, бухгалтерські книги, звіти, кошториси, декларації та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та інших платежів у бюджети, внесків до державних і цільових фондів. Може контролюватися наявність свідоцтва про державну реєстрацію суб’єктів підприємницької діяльності, спеціальних дозволів (ліцензій, патентів) на її здійснення, а також порядок проведення розрахунків із споживачами. Інспектор має право вимагати лише ці документи. А якщо йому необхідні ще й інші (листи, факси тощо), це повинно бути документально зафіксовано у новому розпорядженні. Усні вимоги в такій ситуації недійсні. Якщо податковий інспектор хоче ознайомитися з документами, які містять комерційну таємницю або конфіденційну інформацію відповідно до внутрішнього положення підприємства, йому слід повідомити, що це документи особливого виду таємності.

До документообігу у фізичних осіб ставлять такі ж вимоги до їх документації, як і до документів юридичних осіб, на мою думку, фізичні особи, при визначенні термінів зберігання своїх документів, повинні керуватися Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств (затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 і зареєстрованим у Мін’юсті 17.09.98 р. за №576/3016). Норма відповідальності за умисне знищення, пошкодження або викрадення офіційних або приватних документів передбачена ст. 357 Кримінального кодексу: викрадення, привласнення, вимагання офіційних документів, штампів чи печаток або заволодіння ними шляхом шахрайства чи зловживання службовим становищем, їх умисне знищення, пошкодження чи приховування, а також здійснення таких самих дій щодо приватних документів на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах, – караються штрафом до 50 н.м.д.г. (850 грн) або обмеженням волі на строк до трьох років. Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією [16, с.25].