Іваненко А.О.

Управління якістю документообігу в установі

Белецький В.М. д.тех.наук.,проф.

Розділ 1 Основні теоретичні поняття про документообіг на підприємстві

1.1 Поняття документообігу. Схеми руху документів

У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю різних документів. Порядок їх обробки і руху на підприємстві з моменту створення чи одержання до здавання в архів , як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом (розпорядженням) керівника підприємства . Графік документообігу обов'язково має бути погоджений з обліковою політикою, прийнятою підприємством . Основні правила складання графіка документообігу, а також загальні норми і правила оформлення документів викладено в “Положенні про служби діловиробництва” та “Інструкції з організації діловиробничого процесу в закладі ” . Графік документообігу може бути оформлено у вигляді схеми або переліку робіт щодо створення, перевірки й обробки документів, виконаних кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням взаємозв'язку і термінів виконання робіт .

Працівники структурних підрозділів підприємства заповнюють і додають документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожен виконавець одержує виписку з графіка, у якій перелічуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, і терміни їх подання до підрозділів підприємства. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, якісне задоволення (складання) документів, вірогідність відомостей, вміщених у них, несуть особи, які підписали документ. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер . При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

Документ – інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

Документообіг – рух службових документів на підприємстві (організації) від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

Реєстрація документів – фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

Бланк документа – це зафіксована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для зафіксування їх змінної інформації [ДСТУ 2732-2004].

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів:

внутрішні;

що надходять (вхідні);

що відправляються (вихідні).

Кожна з цих груп має свої особливості обробки і проходження. Порядок складання й узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вхідних документів і включає ті ж операції, за винятком відправлення адресату.

Реєстрація може проводитись для всіх груп документів, але насамперед для вхідних. Багато підприємств не ведуть реєстрацію внутрішніх документів.

Робота з виконання і контролю виконання охоплює внутрішні, вхідні документи і тільки як виняток – вихідні. Від стадії формування справ усі групи документів проходять ті самі операції, крім вхідних документів, що, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються.

Процес руху документів від моменту їх створення (одержання) до моменту передання до архіву (знищення) можна подати у вигляді схеми [Див. додаток В].

Вимоги до потоків документів:

- рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

- принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача [4, с. 25].

Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документних потоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу в залежності від обсягу документообігу [Див. додатки Б-В].