Подведение итогов
Промежуточные итоги – это способ обобщения и анализа данных на рабочем листе. При подведении промежуточных итогов строки в таблице объединяются в несколько групп с одинаковыми значениями одного поля и по каждой группе подводятся итоги, а затем – итог по всей таблице. В качестве итога могут вычисляться максимальное или минимальное значения в группе, сумма, среднее, количество элементов, стандартное отклонение и т.п.
Для объединения строк в группы необходимо выполнить сортировку соответствующих полей.
Подведение
промежуточных итогов позволяет обойтись
без ручного ввода формул. MS Excel
автоматически создает формулу, добавляет
строку (или строки) для записи промежуточных
итогов и подставляет адреса ячеек
данных. В результате таблица приобретает
наглядный вид и становится удобной для
последующей обработки, например
построения графиков и диаграмм.
Подведение промежуточных итогов:
произвести сортировку по тем полям, ДЛЯ которых подводятся итоги, чтобы все записи с одинаковыми данными в этих полях попали в одну группу;
в меню Данные выбрать команду Итоги....
в появившемся диалоговом окне –Промежуточные итоги:
а) в поле При каждом изменении в выбрать имя поля таблицы, по значениям которого будут группироваться строки, т.е. ДЛЯ какого поля будут подводиться итоги. Например, чтобы определить ассортимент товаров, представленных в таблице Мебель, необходимо подсчитать количество элементов столбца Наименование товара по каждой категории. Для этого данные таблицы были отсортированы по полю Категория, и это же поле выбирается в списке При каждом изменении в;
б) в поле Операция выбрать функцию, при помощи которой будут подводиться итоги (см. Приложение «Итоговые функции»);
в) в поле Добавить итоги по отметить поля, ПО которым должны вычисляться итоги;
г) проверить наличие (отсутствие) флажков:
– флажок Заменить текущие итоги ставится, если предыдущие итоги действительно необходимо заменить. Если же необходимо подвести итоги ДЛЯ нескольких полей одновременно или использовать различные итоговые функции, флажок Заменить текущие итоги снимается;
– флажок Конец страницы между группами ставится, если есть необходимость итоги по каждой группе вывести при печати на отдельных страницах;
– флажок Итоги под данными снимается, если есть необходимость расположить итоги над данными.
нажать кнопку ОК.
В результате MS Excel вставит в рабочий лист строки с промежуточными итогами. Общий итог появится под таблицей.
Для подведения вложенных итогов ДЛЯ каждого следующего поля повторяются шаги 2‑4, при этом обязательно на шаге 3‑г снять флажок Заменить текущие итоги.
После подведения промежуточных итогов таблица представляется структурой, то есть данные объединены в группы. Симвролы структуры, расположенные слева от таблицы, позволяют управлять степенью детализации отображаемых данных. MS Excel может показывать только итог для каждой группы или полностью содержимое группы.
Удаление промежуточных итогов
В диалоговом окне Промежуточные итоги необходимо нажать кнопку Убрать все.
Таблица Мебель.
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
1 |
Мебель |
|||||
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
Категория |
Наименование товара |
Цена без НДС, грн. |
Остаток на складе, шт. |
Заказ, шт. |
Стоимость заказа (с НДС), грн. |
4 |
Кожаные кресла |
ATLANT |
450,00 |
111 |
110 |
59400,00 |
5 |
Кожаные кресла |
ATLAS |
475,00 |
178 |
18 |
102600,00 |
6 |
Кожаные кресла |
BRIZ |
550,00 |
150 |
150 |
114840,00 |
7 |
Кожаные кресла |
FLY |
987,50 |
149 |
20 |
23700,00 |
8 |
Кожаные кресла |
ORMAN |
375,00 |
112 |
111 |
49950,00 |
9 |
Офисные кресла |
FRED |
247,75 |
124 |
115 |
44595,00 |
10 |
Офисные кресла |
LIBRA |
770,00 |
59 |
90 |
83160,00 |
11 |
Стулья для кафе |
ART |
57,25 |
90 |
90 |
6183,00 |
12 |
Стулья для кафе |
BINGO |
408,75 |
236 |
220 |
122625,00 |
13 |
Стулья для кафе |
MARS |
203,75 |
142 |
157 |
38386,50 |
14 |
Эргоника |
ERA |
58,25 |
80 |
80 |
6081,30 |
15 |
Эргоника |
GALANT |
174,75 |
63 |
65 |
13630,50 |
16 |
Эргоника |
IDEAL |
167,75 |
134 |
130 |
30195,00 |
Пример. В таблице Мебель определить суммарную стоимость заказанных товаров по каждой категории и определить самое дорогое изделие в каждой категории. Установить такой уровень детализации итогов, при котором видна стоимость заказов по каждой категории товаров и цена самого дорого изделия.
1. Выделяем любую ячейку, принадлежащую таблице Мебель.
2. Сортируем данные списка по полю, для которого необходимо подвести итоги: Категория.
3. В меню Данные выбираем Итоги …
4. В окне Промежуточные итоги в поле При каждом изменении в: из списка выбираем поле, для которого подводятся итоги: Категория.
5. В поле Операция выбираем Сумма (поскольку необходимо определить суммарную стоимость заказов).
6. В поле Добавить итоги по: ставим флажок рядом с именем поля Стоимость заказа (снять флажки возле других полей).
7. Нажимаем кнопку ОК.
Теперь необходимо определить самое дорогое изделие в каждой категории.
8. В меню Данные выбираем Итоги …
9. В окне Промежуточные итоги в поле При каждом изменении в: из списка выбираем поле, для которого подводятся итоги: Категория.
10. В поле Операция выбираем Максимум (поскольку необходимо определить максимальное значение).
11. В поле Добавить итоги по: ставим флажок рядом с именем поля Цена (снять флажки возле других полей).
12. Снимаем флажок опции Заменить текущие итоги.
13. Нажимаем кнопку ОК.
Для установления требуемого уровня детализации итогов нажимаем кнопку с цифрой 2.
Наводим недостающие границы.
Результат выполнения задания:
