Рекомендации для использования spa

Совершенно ясно, что существует необходимость разъяснения и наведения порядка в использовании SPA командой реинжиниринга, чтобы она избежала ошибок и трудностей при составлении карты процесса, и существует несколько рекомендаций, которые помогут это сделать. Первая — каждый процесс, субпроцесс следует обозначить определенной цифрой, которая позволит легко отличать его уровень и место в процессе. Следующую за схемой внешней среды схему информационных потоков первого уровня следует обозначить как уровень 1, а все субпроцессы в нем последовательно пронумеровать (1, 2, 3 и т.д.). На следующем уровне детализации в каждом субпроцессе следует пронумеровать его основные части, используя номер субпроцесса и номер его части. Это означает, что если субпроцесс 1 делится на три части, то они будут пронумерованы как 1.1, 1.2 и 1.3. Две части, составляющие субпроцесс 2, будут иметь номера 2.1 и 2.2. Аналогично и с остальными субпроцессами. При еще большем уровне детализации две части шага 1.1 будут иметь номера 1.1.1 и 1.1.2. Подобным образом мы можем легко определить уровень детализации, место в процессе и основной субпроцесс, к которому относится данный шаг или целый процесс. Эта система похожа на нумерацию разделов и подразделов в обычных документах.

Вторая рекомендация — создать справочник процесса, в котором каждый вход и выход будет точно определен. Согласно нашей иерархии уровней процесса вход и выход также можно описать с помощью элементов, являющихся входами и выходами субпроцессов. Например, "рабочий запрос" можно описать как запрос отдела сбыта в производственный отдел о конкретной детали. Этот запрос может состоять из карточки запроса, копии заказа на покупку и даты, когда потребуется деталь. Каждый из этих трех элементов следует описать в словаре так, чтобы исключить возможность неправильного понимания (рис. 1.9). Хотя это может показаться бюрократической задачей, существующие компьютерные программные пакеты позволяют легко создать такой справочник и обеспечивают, что только описанные в справочнике термины и компоненты будут использоваться для составления любых входов и выходов.

Справочник процесса часто является важным инструментом предотвращения ошибок и неточностей, которые могут случиться, если описывать разные, но похожие выходы процесса одними и теми же терминами. Это особенно важно при анализе сложного процесса, в котором наблюдается сходство между входами и выходами. Простой, но очень полезный пример: команда, созданная в строительной компании для реинжиниринга процесса распределения материалов внутри компании, нарисовала карту процесса, из которой было видно, что внутренняя корреспонденция движется между отделами без видимых на то причин. При более тщательном изучении выяснилось, что команда использовала слово "корреспонденция" как для отсортированных, так и для не отсортированных писем. На самом деле, не отсортированная корреспонденция являлась входом процесса сортировки, а отсортированная корреспонденция — выходом этого процесса, но карта не показывала этого шага.

Наконец, третья рекомендация при использовании SPA состоит в необходимости поддерживать соответствие входов/выходов между различными уровнями детализации. В сущности это означает, что число входов и выходов процесса на разных уровнях должно быть одним и тем же. Например, на рис. 1.10, у субпроцесса 1 есть два входа и один выход. Когда мы рассматриваем более детально этот субпроцесс на следующем уровне схемы информационных потоков, у него должно быть также два входа и один выход, изображенные стрелками извне. У основных шагов процесса на этом уровне тоже могут быть свои входы и выходы, но они должны быть замкнутыми, так как соединяют основные шаги этого уровня между собой. Если бы на рис.1.10 субпроцесс 1.1 был разбит на составляющие еще более низкого уровня, то мы получили бы один вход и один выход, хотя его составляющие снова могли бы быть связанными дополнительными входами и выходами.

Рис. 1.10. Соответствие входов/выходов

Поддержка соответствия входов/выходов обеспечивает внутреннюю целостность схем информационных потоков.

Разбивая процесс на более низкие уровни детализации, очень легко пропустить некоторые входы и выходы, выявленные на более высоком уровне. И наоборот, иногда люди выявляют на этом более детальном уровне входы и выходы, пропущенные на схеме более высокого уровня. В этом случае команда должна добавить эти входы и выходы на схеме более высокого уровня.