4.10. Описание нотации aris eepc

Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом: extended Event Driven Process Chain – расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями (рис. 4.27). В табл. 4.1 приводятся основные используемые в рамках нотации ARIS eEPC объекты.

Таблица 4.1

Основные объекты, используемые в рамках нотации ARIS eEPC

Наименование объекта	Описание	Графическое представление
1. Функция	Служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками организаций
2. Событие	Служит для описания реальных состояний системы, управляющих выполнением функций и влияющих на управление
3. Организационная единица	Отражает различные организационные звенья (например, отдел или управление)
4. Документ	Отражает реальные носители информации, например бумажный документ
5. Прикладная система	Отражает реальную прикладную систему, используемую при выполнении функций
6. Стрелка связи между объектами	Описывает тип отношений между другими объектами, например, активацию выполнения функций некоторым событием
7. Логическое «И»	Определяет связи между событиями и функциями в рамках процесса
8. Логическое «ИЛИ»	Определяет связи между событиями и функциями в рамках процесса

Рис. 4.27. Структура процесса. В рисунке использованы изображения объектов, принятые в инструментальной системе ARIS

Требованиям процессного и системного подходов из существующих компьютерных систем для моделирования бизнеса наиболее удовлетворяет [3] инструментальная система ARIS 6.0, реализующая одноименную методологию. Аббревиатура ARIS формируется из английского названия ARCHITECTURE OF INTEGRATED INFORMATION SYSTEMS, переводимого как "Архитектура интегрированных информационных систем". Инструментальная система и одноименная методология является разработкой компании IDS Scheer AG (Саарбрюкен, Германия).

На основании  вышеперечисленных  данных формируется документ - описание процесса. Оно должно удовлетворять следующим требованиям:

• возможность описания всех требуемых компонент процесса: функций, элементов организационной структуры, их местоположения, знаний, полномочий, продуктов/услуг, данных, документов и т.д.;

• простота построения моделей процессов;

• наглядность моделей и объектов - хотя бы отдаленное сходство с оригиналом облегчает использование модели;

• однозначность используемых символов - недопустимость обозначения одним символом различных объектов;

• единообразие - аналогичность правил, используемых при моделировании однородных предметных областей;

• определенность - наличие четких правил использования моделей, объектов и связей;

• учет устоявшихся традиций и накопленного опыта моделирования;

• возможность сохранения описаний процессов в электронной форме;

• удобство работы с накопленной информацией;

• возможность обмена информацией с другими информационными системами.

Методология ARIS - это современный подход  к структурированному описанию деятельности организации и представлению ее в виде взаимосвязанных и взаимодополняющих графических моделей, удобных для понимания и анализа. Методология ARIS основывается на концепции интеграции, предлагающей целостный взгляд на процессы, и представляет собой множество различных методик, интегрированных в рамках единого системного подхода. Среди них такие известные как диаграммы eEPC (Extended Event driven Process Chain - событийная цепочка процесса), Чена (ERM - Entity Relationship Model - модель "сущность-связь"), язык UML (Unified Modeling Language - универсальный язык моделирования), методики OMT (Object Modeling Technique - методика объектно-ориентированного моделирования) и BSC (Balanced Scorecard - система сбалансированных показателей) и т.п. Достоинством такого подхода является то, что появляется возможность описывать процессы и их окружение с различных, взаимодополняющих точек зрения.

Составными частями методологии являются:

• модели - совокупность объектов (их свойств и атрибутов) и связей между ними, которые адекватно описывает некоторую моделируемую предметную область;

• объекты - составная часть модели, отражающая неделимый элемент описываемой предметной области;

• связи - устойчивые взаимосвязи между объектами, имеющие определенные свойства.

Создаваемые в рамках методологии модели отражают существующую ситуацию с той или иной степенью приближенности. Степень детализации описания зависит от целей проекта, в рамках которого проводится моделирование. Построенные по методологии ARIS модели могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по реорганизации деятельности предприятия, в том числе и по внедрению информационной системы управления, разработке систем менеджмента качества.

Методология ARIS позволяет отразить в виде моделей основные подсистемы организации, которые задействованы в СМК:

• Организационная. Моделируется структура организации, а именно: иерархия подразделений, должностей и конкретных лиц, многообразие связей между ними, а также территориальная привязка структурных подразделений;

• Функциональная. Описываются иерархические взаимосвязи функций, выполняемых в организации;

• Подсистема входов/выходов.  Моделируются потоки используемых и производимых продуктов и услуг, их иерархические взаимосвязи и процессы преобразования и использования;

• Информационная. Описывается структура информации, а также ее получение, распространение и доступ к ней (данным и документам). Кроме этого моделируются структура и процессы использования средств информационных технологий;

• Подсистема процессов и управления. Определяется логическая последовательность выполнения функций, упорядоченная посредством событий и логических правил;

• Подсистема целей организации. Моделируется иерархия и пути достижения целей, которые требуется достичь, например, при построении системы менеджмента качества;

• Подсистема средств производства. Описывается структура основных и вспомогательных средств производства и их использование в процессах;

• Подсистема человеческих ресурсов. Описываются знания, полномочия и процессы управления персоналом организации.

Все подсистемы организации и ее деятельности в реальности и в моделях должны быть связаны между собой. Методология ARIS дает возможность описывать эти достаточно разнородные подсистемы в виде взаимоувязанной и взаимосогласованной совокупности различных моделей. Именно взаимосвязанность и взаимосогласованность моделей являются отличительными чертами методологии ARIS. В отличие от прочих, методология ARIS предполагает хранение всей информации в едином репозитории, что обеспечивает:

• целостность и непротиворечивость процесса моделирования и анализа;

• возможность многократного использования результатов моделирования. Накопленное корпоративное знание обо всех аспектах деятельности организации может быть в дальнейшем использовано для актуализации и оптимизации процессов СМК.

Инструментальная система (ИС) ARIS 6.0 дает возможность моделировать процессы и  всесторонне описывать сложную социально-техническую систему, каковой является практически каждая современная организация. Это достигается тем, что она содержит:

• 101 модель, позволяющую описывать практически все стороны деятельности современной организации с нескольких различных точек зрения;

• более 250 типов объектов, описывающих различные аспекты моделируемых предметных областей;

• более 600 различных типов связей, позволяющих описать разнообразные отношения между объектами;

• встроенные механизмы для управления, проверки, анализа, экспорта/импорта, архивирования моделей, а также для встраивания в них объектов различных приложений (Word, Excel, графические программы и т.д.).

Модели в соответствии с типами представления [3] делятся на четыре группы: организационные (5 моделей), функциональные (7), модели данных (19) и модели процессов/управления (70).

По своему назначению вся совокупность моделей ARIS может быть разделена на:

• модели для описания организационной структуры;

• модели для описания процессов и их окружения;

• модели для описания целей и стратегического планирования;

• модели для управления знаниями;

• модели для описания полномочий и прав доступа;

• модели для описания материальных потоков и оборудования;

• модели для описания продуктов и услуг;

• модели для описания информационных систем и данных;

• модели для описания технической инфраструктуры;

• модели для описания отдельных аспектов деятельности (стоимостных центров, компьютерных сетей, структуры программ на языке XML и др.).

Создаваемые модели представляют собой документированную совокупность знаний о деятельности организации, и СМК в частности. Модель организации - совокупность взаимосвязанных моделей ARIS, каждая из которых описывает отдельную подсистему организации или ее часть.

Включая большое количество моделей в инструментальную систему, создатели ARIS преследовали конкретную цель - предоставить пользователям возможность самим выбирать способ описания деятельности организаций. Опыт использования ARIS показывает, что имеющийся набор моделей однозначно перекрывает потребности описания, например, СМК. Более того, в реальных проектах обычно используется не более 20-30 типов моделей.

Инструментальная система ARIS 6.0 позволяет осуществлять над моделями целый ряд действий:

• семантические проверки корректности моделей;

• создание копий и вариантов моделей;

• сравнение моделей;

• составление отчетов по моделям;

• анализ моделей по различным критериям;

• генерация моделей на основе существующих;

• объединение информации из различных баз данных ARIS;

• проведение имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа моделей процессов;

• управление непрерывным улучшением моделей и объектов;

• публикация моделей на сайте;

• хранение моделей, в том числе и в виде резервных копий;

• обмен информацией с другими программными системами (MS Project, ERWin, Rational Rose, Oracle Designer, mySAP.com, системами класса Workflow и др.).

Созданные модели могут быть наполнены большим объемом информации. Это достигается путем:

• заполнения многочисленных атрибутов моделей, объектов и связей текстовыми, цифровыми и логическими данными;

• встраивания в модели ссылок на файлы, содержащих необходимую информацию в том или ином формате (текстовую, графическую, мультимедийную);

• связывания файлов различных форматов с моделями и их отдельными объектами.

ARIS 6.0 предоставляет большие возможности для описания процессов, начиная от процессов верхнего уровня (основных и вспомогательных) и заканчивая процессами отдельного рабочего места. Одной из основных моделей ARIS является событийная цепочка процесса, предназначенная для описания последовательности выполняемых функций в процессе. На рис. 4.15 показан пример использования этой модели, описывающий процесс подготовки документов на отгрузку продукции.

В модели на рис. 4.28 использовано небольшое число объектов модели (всего их 107). Каждая пара объектов модели имеет разрешенный методологией, фиксированный набор типов связей. Названия использованных связей приведены на рис. 4.28.

Рис. 4.28. Пример модели "Событийная цепочка процесса", описывающая процесс подготовки документов для отгрузки продукции

Модели ARIS могут быть использованы и для формализованного представления требований стандартов менеджмента качества [1]. На рис. 4.29 показана модель типа "Диаграмма окружения продукта", описывающая требования, предъявляемые к комплексу работ, связанных с потребителями продукции. На ней требования стандарта представлены в виде пяти объектов "Продукт/Услуга". Расшифровка содержания каждого их продуктов сделана в виде последовательности функций, которые необходимо выполнять в СМК. Овальными объектами показаны условные организационные единицы, отвечающие за реализацию требований - продуктов.

Рис. 4.29. Описание требований, предъявляемых к менеджменту потребителей, посредством модели "Диаграмма окружения продукта"

Кроме рассмотренных возможностей по описанию процессов в инструментальную систему ARIS 6.0 включен целый ряд специализированных модулей, ориентированных на применение в системах менеджмента качества:

• ARIS Change Management;

• ARIS Report и ARIS Chart;

• ARIS Web Publisher.

ARIS Change Management помогает реализовать цикл непрерывного улучшения СМК и является важным инструментом для усовершенствования процессов СМК. Механизм улучшения может быть запущен, если все владельцы процессов будут вводить свои предложения по усовершенствованию непосредственно в базу данных ARIS. Они формулируют предложения, а так же возможные варианты их реализации. Все эти предложения владельцев процессов автоматически собираются средствами ARIS и помещаются в служебную папку "Усовершенствования". Менеджер по улучшениям анализирует полученную информацию и, при необходимости, корректирует ее. При этом задачи, поставленные конкретному владельцу процесса, помещаются в служебную папку "Задачи". Каждый из них может оперативно просмотреть задачи по улучшению моделей, относящиеся к зоне его ответственности. После этого модели процессов модифицируются владельцами согласно полученным указаниям менеджера. Таким образом, мероприятия по совершенствованию будут осуществлены непосредственно в том месте, где они фактически выполняются. По окончании работ заданию удаляются из служебных папок.

Как известно, вопросам документирования деятельности в рамках СМК уделяется большое внимание. Система должна содержать большое число документов различного уровня. Наиболее многочисленными являются регламенты, методики выполнения работ, должностные инструкции и т.д. Инструментальная система ARIS 6.0 позволяет автоматически генерировать такие документы, используя информацию, содержащуюся в моделях и хранимую в репозитории. Для этого предназначен модуль ARIS Report. Его назначением является составление разнообразных отчетов по созданным моделям. Отчеты создаются на основе стандартных сценариев в виде файлов различных форматов, которые далее могут быть отредактированы стандартными приложениями типа Word, Excel или редактора HTML. Процесс создания отчетов максимально автоматизирован. Редактор сценариев - скриптов (ARIS Script Editor) и встроенный язык ARIS Sax Basic дают возможность написать свои собственные отчеты, адаптированные к требованиям стандартов ИСО серии 9000. При изменении моделей отчеты могут быть созданы вновь, т.е. актуализированы. Модуль ARIS Chart предназначен для создания иллюстративной графики.

Для больших, территориально распределенных предприятий полезным будет модуль ARIS Web Publisher, который  позволяет преобразовывать модели и объекты ARIS в формат HTML и отображать их на сайте. Экспортируемые файлы формата HTML можно отображать при помощи браузеров Microsoft Internet Explorer и Netscape Communicator и делать доступными другим пользователям через сети Intranet или Internet. Таким образом, устраняются препятствия для работы с моделями ARIS на разных территориях организаций.

Для расширения возможностей использования ИС ARIS 6.0 в менеджменте качества фирма IDS Scheer AG разработала специализированную программу Quality Management Scout (QMS), выполняющую функции информационного менеджера СМК. Она может быть использована для организации внедрения, оперативного управления и дальнейшего развития системы менеджмента качества предприятия в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001-2000.

QMS является своего рода интеллектуальным центром, интегрирующим различные документы СМК, такие как:

• планы работ по построению системы менеджмента качества;

• политику в области качества;

• цели в области качества;

• описание организационной структуры предприятия;

• описание ответственности и полномочий в рамках системы менеджмента качества;

• соглашение по описанию бизнес-процессов системы менеджмента качества предприятия;

• описание процессов системы менеджмента качества (модели ARIS);

• планы работ по проведению самооценок и аудитов;

• планы работ по оптимизации бизнес-процессов;

• планы работ по информированию и обучению персонала;

• планы работ по проведению непрерывного усовершенствования системы менеджмента качества;

• данные и документы системы менеджмента качества.

QMS состоит из модулей:

• QM Assistance - предназначен для оказания помощи при построении и эксплуатации системы менеджмента качества;

• QM Manual - предназначен для просмотра моделей системы менеджмента качества в браузере.

Вся информация, используемая в QMS Assistance, структурирована в виде дерева. Оно содержит четыре этапа работ:

• подготовка проекта,

• концепция проекта,

• ведение проекта,

• непрерывное улучшение проекта.

Каждый этап содержит определенный набор работ. Набор работ состоит из выполняемых действий. Действие может поддерживаться набором инструментов, таких как опросные листы, вопросы для проведения аудита, разного рода руководства и технологические карты, референтные модели ARIS, описывающие систему менеджмента качества и т.п.

QMS интегрируется с модулем ARIS Easy Designer, предназначенным для создания и просмотра моделей процессов и их окружения. Данная интеграция позволяет обеспечить:

• автоматический перенос моделей системы менеджмента качества в модуль QMS QM Manual при помощи специальных скриптов в форматах HTML или DOC;

• просмотр моделей ARIS непосредственно в браузере, с возможностью полноэкранного представления;

• установление, реализацию, развитие и оценку целей в области качества, доведение их до заинтересованных сторон;

• установление взаимосвязи целей в области качества и ключевых показателей результативности, устанавливаемых реализованной в модуле ARIS BSC системой сбалансированных показателей эффективности (Balanced Scorecard);

• сбор предложений распределенных пользователей по улучшению моделей системы менеджмента качества. Информация передается в электронной форме по корпоративным сетям;

• автоматизированное создание процессно-ориентированной документации системы менеджмента качества.

QMS выполнен на основе Web-технологий и предназначен для использования во внутренней сети предприятия или в Интернет. Для своей работы QMS использует интернет-браузер, например, Internet Explorer. Использование Web-технология дает возможность создать и использовать многопользовательскую среду документации системы менеджмента качества предприятия.

Для генерации отчетности из системы ARIS используются скрипты отчетности – программы, набор специальных команд, которые выполняются системой ARIS, и в результате выполнения которых формируется файл отчета или изменяется наполнение базы данных ARIS (атрибуты). Скрипт открывается для редактирования только в ARIS, и применение других редакторов для его просмотра и изменения невозможно. Помимо простого вывода информации, содержащейся в базе данных ARIS, с помощью скриптов возможно проводить анализ всей совокупности моделей и объектов, обрабатывать статистику и выполнять любые другие действия, необходимые для документирования и анализа созданных моделей. В соответствие с общей идеологией ARIS – процессной ориентацией анализа деятельности предприятия, средства для создания отчетов ARIS не нацелены на анализ сразу всей совокупности информации, хранимой в базе ARIS (хотя и позволяют это делать).

Создавая скрипты необходимо заранее определить их предполагаемые области применимости и контекст выполнения. Совокупность выбранных методологических фильтров, прав доступа пользователя, от имени которого открыта база ARIS, а также вид, тип и имя выбранного перед запуском скрипта объекта (базы целиком, подмножества моделей или подмножества объектов моделей), прямо влияющие на результат выполнения скрипта – на конечный документ, называются контекстом выполнения скрипта. Подмножество объектов или моделей, на которых скрипт будет корректно работать, называется областью применимости скрипта. При создании скрипта, создающего тот или иной документ, необходимо хорошо представлять себе для кого будет создаваться выходная документация (например, отчет для руководства или должностная инструкция), т.е. какую информацию из базы ARIS необходимо отобразить. Также необходимо определить, в какой форме будет представлен выходной отчет (текст, рисунки, таблицы, графики). Сформированный отчет может быть сохранен в виде HTML-файла, файла формата текстового редактора MS Word либо рабочей книги MS Excel.

На рис. 4.30 проиллюстрирован процесс формирования выходной документации на основании существующей модели процесса, конкретно – формирование операграммы процесса технологической карты на основании модели eEPC третьего уровня детализации (в общем случае, для формирования технологической карты процесса используются также другие модели процессов, организационной структуры, классификации документов и информационных систем различной степени детализации).

Рис. 4.30. Процесс формирования выходной документации на основании существующей модели

Как видно из рисунка, для формирования операграммы процесса используются кроме процессов, как таковых, элементы организационной структуры компании (подразделения и должности), документы и информационные системы. Следует отметить, что в ресурсное окружение процесса также могут включаться любые другие структуры, использование которых входит в цели компании (структура знаний компании, структура полномочий и т.п.). Детальное документирование деятельности компании может включать взаимосвязь и последовательность выполнения операций, исполнителей, входящие и выходящие документы, любые другие аспекты, которые необходимы для анализа и оптимизации процессов.