4. Методолгия описания бизнес-процессов aris
Для работы в среде ARIS необходимо сначала тщательно изучить соответствующий объект, что, в свою очередь, приводит к созданию простейшей модели бизнес-процесса, опирающейся в основном, на знание деятельности предприятия. Затем эта модель расширяется за счет дополнительных деталей. В итоге получается базовая модель бизнес-процесса в ARIS.
4.1. Исходная модель бизнес-процесса
Поясним ключевые моменты описания бизнес-процессов на простом примере обработки заказов. Для начала изложим общий сценарий.
Допустим, потребитель хочет заказать изготовителю несколько изделий. На основе информации о клиенте и изделиях изучается вопрос о технической возможности и экономической целесообразности изготовления данных изделий. После поступления заказа у поставщика приобретаются необходимые материалы. После получения материалов и последующего планирования заказа предприятие изготавливает изделия в соответствии с графиком работ и отправляет их клиенту вместе с надлежащей документацией.
Теперь рассмотрим этот сценарий с различных точек зрения.
В теории систем мы можем разграничить структуру системы и ее поведение. Начнем с описания субъектов (сущностей) ответственности и отношений, участвующих в бизнес-процессе, а затем опишем динамическое поведение при помощи последовательности функций. Выходные потоки описывают результаты выполнения процесса, а информационные потоки — обмен документами, участвующими в процессе.
Функции, производители выхода (организационные единицы), выходные и информационные объекты представлены различными символами. Потоки обозначены стрелками.
На рис. 4.1. представлены субъекты ответственности (организационные единицы), участвующие в бизнес-процессе, причем для каждого из них показан выход, а также взаимосвязи (отношения) в виде контекстных диаграмм или диаграмм взаимодействия. Последовательность выполнения процессов здесь не отражена, тем не менее можно получить исходное представление о структуре бизнес-процесса. В сложных процессах несметное множество обменов между различными деловыми партнерами подчас может привести в замешательство. Помимо различных взаимодействий, сюда можно ввести функции субъектов ответственности. На диаграмме это сделано лишь в нескольких местах.
Диаграммы взаимодействия широко применяются в теории бизнеса. Рис. 4.2 отражает довольно типичную картину взаимоотношений между клиентом, производителем и поставщиком и результаты (выходы) их взаимодействия.
Рис. 4.1. Диаграмма взаимодействия в бизнес-процессе «обработка заказа»
Рис. 4.2. Общая диаграмма взаимодействия на предприятиях
На рис. 4.3 тот же бизнес-процесс описывается при помощи подлежащих выполнению функций с указанием их последовательности. Главная роль здесь отводится не субъектам ответственности, как это было на статичной диаграмме взаимодействия, а динамичной последовательности функций. Для наглядности на рис. 4.3 представлены и операционные единицы. Из-за обилия элементов их взаимосвязь с диаграммой, приведенной на рис. 4.2, здесь не столь очевидна.
Функциональные потоки представляют собой последовательности выполнения функций для создания выхода и, таким образом, они могут характеризовать бизнес-процесс. Сами выходные потоки будут показаны отдельно.
Рис. 4.3. Поток функций
Цель бизнес-процесса состоит в создании выхода для получения вознаграждения в виде другого выхода. В нашем примере выходом производителя является выполнение заказа клиента, а вознаграждением — получение денежных средств, хотя в процессе производства создается также промежуточный выход, возникающий в результате выполнения функций.
Понятие «выход» весьма неоднозначно. В наиболее общем смысле выход в бизнесе есть результат производственного процесса. Выход может быть физическим (материальный выход) и нефизическим (услуги). В то время как материальный выход легко поддается определению (например, доставка материала, изготовленные детали или даже готовый продукт), с понятием «услуги» дело обстоит сложнее, поскольку оно охватывает услуги самого разнообразного характера. Вот лишь некоторые примеры:
театральные представления (драматические спектакли, концерты), где выходом является исполнение на сцене; потребление этого выхода происходит одновременно с его созданием;
банковские услуги в виде займов или кредитов; в этом случае услуга состоит в предоставлении необходимых денежных средств и сама по себе является результатом других банковских услуг (проверка кредитоспособности, услуги по депозиту и т. д.);
услуги по страхованию;
услуги государственного сектора (выдача водительских удостоверений, удостоверений личности и т. д.).
Немаловажная характеристика выхода — его востребованность стороной, не являющейся его производителем. Иными словами, на данный выход должен быть спрос. Необходимыми предпосылками служат поступление заявки от клиента и наличие договоренности о цене. На каком уровне существует здесь отношение клиент-поставщик — между внешними деловыми партнерами или между внутренними организационными единицами, — значения не имеет. Цена может быть рыночной, либо речь может идти лишь о внутрифирменных расчетах. Кроме того, несущественно, имеем ли мы дело с запрашиваемой ценой или фактически уплачиваемой. Если сторона, приобретающая услугу, осознает ее денежную стоимость — этого достаточно. Внутрифирменные услуги, так же, как и некоторые внешние услуги государственного сектора, иногда предоставляются бесплатно.
Для повышения прозрачности выхода существует тенденция к описанию внутрифирменного выхода и начислению соответствующей стоимости. Так же обстоит дело и в государственном секторе. На рис. 4 под символом каждого выхода указана создающая его функция. В данном случае выходом являются информационные услуги, например, «проверенный заказ», «производственный план», «заказ», «документация на заказ», «заказ на отправку». Изделия же, представляющие собой непосредственный результат процесса производства, рассматриваются как материальный выход. Доставленные изделия — результат услуги «транспортировка».
На рис. 4.4 показана модульная структура типа прикладная система. Типы модулей – это отдельно выполняемые компоненты типа ПС. Типы модулей представляют отдельные модули, которые базируются строго на одной и той же технологической базе. Типы прикладных систем и типы модулей могут быть иерархически упорядочены любым способом. На самом нижнем уровне типы модулей можно декомпозировать на типы функций.
Помимо информационных услуг, компонентами процесса являются и другие данные, используемые для описания инфраструктуры бизнес-процессов.
Рис. 4.4. Модульная структура типа прикладная система
На рис. 4.5 представлены информационные объекты бизнес-процесса и данные, которыми они обмениваются. Объекты, отнесенные к разряду информационных услуг, обведены двойной рамкой. Показаны также информационные объекты, описывающие контекстную среду бизнес-процесса. Эти данные необходимы для создания информационных услуг.
Каждый информационный объект имеет свое имя. Ему можно присвоить и другие атрибуты, но для экономии места они здесь опущены. Функции процесса, работающие с информационными объектами, являются частью объектов, предоставляющих информационные услуги. Можно соотнести функции и с другими информационными объектами, однако это будут уже подфункции по отношению к функциям процесса, рассматривавшимся до сих пор, поэтому на рис. 4.5 они не показаны.
Для того чтобы дальше специфицировать технологическую базу для типов ПС и типов модулей, им могут быть приписаны соответствующие типы пользовательских интерфейсов, СУБД и операционных систем, а также языков программирования, которые использовались для их реализации. При этом допускаются кратные отношения.
Рис. 4.5. Соотнесение функций типам ПС
Поскольку поток данных активизируется функциями, связанными с информационными объектами, функциональный поток на рис. 5 более или менее просматривается. Однако если один информационный объект обрабатывается несколькими функциями или если одна функция требует нескольких потоков данных, то однозначно проследить функциональный процесс невозможно.