Процессная или функциональная системы управления
Подавляющее большинство организаций в современном мире устроено по функционально-иерархическому принципу, подразумевающему наличие нескольких (3-12) уровней управления – от генерального директора до простого рабочего.
Звенья иерархической системы (подразделения организации) часто сгруппированы по функциональному признаку, т.е. по видам деятельности внутри организации, например: управление сбыта, финансовый отдел, бухгалтерия. Внутри каждого звена существует функциональная иерархия от начальника верхнего уровня - к простому исполнителю. Очевидно, что внутри звеньев функциональной иерархии существуют потоки информации, направленные сверху вниз и снизу вверх. Примерами таких потоков могут служить:
1. плановая информация о деятельности функционального подразделения, доводимая начальником подразделения до подчиненных;
2. контроль (согласование, визирование) подготовленных на нижнем уровне документов последовательно на всех уровнях иерархии в рамках функционального подразделения.
Построение иерархии бизнес-процессов приводит к тому, что, наряду с уже существующей системой функционально-административного управления, приходится строить еще одну систему – систему управления процессами (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Система управления процессами
Очевидно, что управлять сложным межфункциональным процессом (а именно такие процессы называются сквозными) один руководитель не в состоянии. Ему неизбежно придется брать себе заместителей и распределять между ними сегменты процесса, закрепляя ответственность за каждый сегмент за кем-то из них. Заметим, что границы сегментов такого процесса могут не совпасть с границами функциональных подразделений. Сегментирование сквозного процесса и назначение заместителей его владельца приведет к созданию некоторой иерархии управления сквозным процессом. Если такие действия будут выполнены по всем процессам, то в организации будет создана сложная многоуровневая иерархия управления процессами. Но в этом случае в организации появится две параллельно существующие системы менеджмента. Одна из них создана на базе существующей структуры подразделений и является традиционной и понятной.
Другая система менеджмента – процессная (рис. 2.6). Эти две системы должны постоянно согласовывать свои действия, не говоря об огромных дополнительных затратах.
Рис. 2.6. Процессная модель управления предприятием
Две системы управления (процессная и функциональная) потребуют две системы учета и отчетности, две системы распределения ресурсов. Количество отчетных документов возрастет, как минимум - в два раза. Во столько же раз возрастет количество указаний и распоряжений для рядового персонала [22].
Эксперты считают, что, выделив сквозные процессы, можно сопоставить их с существующей структурой организации и понять, где структура «рвет» процессы с точки зрения зон ответственности руководителей. Предлагается не порождать две параллельные системы менеджмента, а оставить традиционную систему, изменив при этом границы структурных подразделений так, чтобы они совпали с процессами (рис. 2.7).
Этот подход сложен, но более приемлем, чем создание и поддерживание в рабочем состоянии двух систем менеджмента в одной организации. Кроме того, изменение границ структурных подразделений будет проводиться исходя из целей процессов – достижения наилучшего результата, а не для получения аппаратно-административных выгод. Такое выделение процессов вызывает негативную реакцию у некоторых консультантов, которые считают что это тот же самый функциональный подход, только в завуалированном виде. Однако можно возразить следующее:
1. Некорректно противопоставлять функциональный подход процессному, так как процессы являются основой любых организационных систем.
Рис. 2.7. Границы ответственности при пересечении основных и вспомогательных процессов
2. «Подразделение» и «процесс» не являются тождественными понятиями. Строится система управления процессом, а она существенно отличается от традиционной системы управления деятельностью функционального подразделения. Кроме того, в одном подразделении может быть выделено несколько процессов.
3. При процессном подходе обеспечивается четкое, регламентированное взаимодействие процессов различных подразделений по входам и выходам, тем самым обеспечивается эффективность сквозных процессов.