Облік особистості співрозмовника

Тип співрозмовника і його характерні риси	Стиль поведінки стосовно співрозмовника
Нісенітна людина, «нігіліст» - у ході бесіди нетерпляча, нестримана, збуджена	Залишитися в рамках професійної бесіди і бути зовсім спокійним. Дати можливість іншим спростовувати його
Позитивна людина - набудована на позитивну, результативну роботу	Дати йому можливість підвести підсумки бесіди. Помірковано включатися в дискусію
«Усезнайка» - думає, що все знає щонайкраще, про усьому має свою думку	Попросити інших співрозмовників виразити певну позицію стосовно його тверджень
«Базіка» - часто безтактно і без видимої причини перериває хід бесіди	3 максимумом такту зупинити. Встановити і чітко дотримуватися регламенту виступів
«Боягузливий» - відрізняється недоліком упевненості, охоче промовчить через острах виглядати нерозумно	Задавати легкі і довірчі питання; застосовувати підбадьорливі формулювання, подякувати за будь-який внесок у бесіду
Холоднокровний неприступний співрозмовник - замкнутий, почуває себе поза темою і ситуацією конкретної бесіди	Зацікавити його в обміні досвідом, спробувати з'ясувати особисту думку по конкретному питанню
Незацікавлений співрозмовник - тема бесіди його взагалі не цікавить	Розпитати його про роботу, навести приклади з кола його інтересів
«Важливий птах» - такий співрозмовник не виносить критики - ні прямої, ні непрямої; почуває себе вище інших і поводиться відповідно	Непомітно запропонувати йому і дати можливість зайняти рівноправне з іншими учасниками бесіди положення. Не застосовувати пряму критику.
«Чомучко» - постійно задає питання незалежно від того, чи мають вони реальну основу чи надумані	Направити його питання на всіх співрозмовників (за умови, що вони відносяться до теми бесіди). На питання інформаційного характеру відповідати відразу. Якщо можли­вості дати негайну відповідь немає, варто вголос визнати правомірність постановки такого питання.

■ У чому я хочу переконати співрозмовника?

■ До яких саме дій я повинен його спонукати?

■ Яке коло питань я буду пропонувати для обговорення на зустрічі?

■ Яке коротке формулювання сутності моєї позиції?

■ Який результат зустрічі влаштовує чи не влаштовує мене, його, нас обох? Якщо бесіда зайде в тупик, чи варто іти на компроміс? Які компромісні рішення можуть бути прийняті?

Тактика - це система дій по підготовці ефективної реалізації стратегії. Вона включає розробку аргументації на основі добору фактів і їх аналізу з метою визначити взаємозв'язки явищ, зробити висновки, підібрати систему аргументів. Найкращими є аргументи, засновані на правильних і чітких міркуваннях, на гарному знанні деталей і об­ставин. Для побудови аргументації мається 12 риторичних методів, яких у принципі варто дотримуватись .

Фундаментальний метод являє собою ознайомлення співрозмов­ника з фактами і відомостями (цифровим матеріалом; статистичними даними і т. п.), що є основою доказу.

Метод протиріччя реалізується шляхом виявлення протиріч в ар­гументації співрозмовника.

Метод «витягу висновків» ґрунтується на точній аргументації за допомогою часткових висновків.

Метод порівняння будується на тому, що вдалі порівняння дода­ють виступу виняткову яскравість і велику силу переконання.

Метод « Так.....але» припускає вміння бачити не тільки переваги, але й слабі сторони пропозицій, альтернатив.

Метод «шматків» складається в розчленовуванні виступу співроз­мовника на частини («шматки») з метою спростування слабих місць.

Метод «бумеранга» дає можливість використовувати «зброю» співрозмовника проти нього самого.

Метод ігнорування застосовується в тих частих випадках, коли факт, викладений співрозмовником, не може бути спростованим; тоді цінність і значення даного факту ігноруються.

Метод потенціювання полягає в тому, що співрозмовник відпов­ідно до своїх інтересів зміщує акцент, висуваючи на перший план те, що його влаштовує.

Метод «виведення» ґрунтується на поступовій суб'єктивній зміні

сутності справи.

Метод опитування реалізується в такий спосіб: питання за­дають заздалегідь, щоб співрозмовник зміг викласти свою по­зицію.

Метод видимої підтримки, коли наводяться нові докази на ко­ристь співрозмовника, а потім випливає контрдовід.

По-четверте, варто підготувати робочий план бесіди, тобто продумати структуру і послідовність викладу аргументів, сформулювати питання, що будуть задані співрозмовнику, розробити початкову і завершальну фази ділової бесіди, варіанти дій на той випадок, якщо її хід складеться інакше, і т.д.

Підготовку доцільно завершити репетицією майбутньої зустрічі (уявною, усною чи вигляді монологу з колегою). У ході такої перевірки варто відповісти на наступні питання:

■ Які питання я буду задавати співрозмовнику?

■ Які питання може задати мені партнер?

■ Як я буду поводитися, якщо мій співрозмовник: 1) в усьому погодиться зі мною? 2) рішуче заперечить чи навіть перейде на підвищений тон? З) не відреагує на мої доводи? 4) висловить недовіру до

моїх слів, думок? 5) спробує сховати свою недовіру?

Розглянуті підготовчі операції створюють сприятливі умови для переходу до безпосередньої ділової комунікації.

Час і місце передбачуваної бесіди немаловажні для її результату, і, якщо є можливість вибору, цим треба скористатися. Спосіб встановлення домовленості залежить від міжособистісних позицій договірних сторін і переважних стратегічних установок. Існує три основні варіанти: а) «приставка зверху» реалізується повідомленням типу: «Іване Івановичу, я чекаю вас о 16.00 у себе в кабінеті», б) «приставка знизу» полягає в питанні: «Іване Івановичу, мені бажано з вами пора­дитися, куди і коли мені під'їхати?»; в) «приставка на рівних» — у цьому випадку може пролунати приблизно наступне: «Іване Івано­вичу, нам би треба поговорити про... Якщо ви не заперечуєте, давайте узгодимо місце і час нашої бесіди ».

Навіть якщо немає необхідності в попередній домовленості, завжди існує можливість вибирати, де і коли «ловити» потрібну нам людину: до чи після обіду, у робочий час чи після його закінчення, у кабі­неті, коридорі, їдальні, а можливо, у спільних знайомих і т.д. На «чужій території» здійснення «приставки зверху» більш утруднене, ніж на своїй. Вплив розходжень в ієрархічних положеннях згладжується при розмові в позаслужбовий час і в позаслужбовій обстановці .