
6. Естетичні вимоги щодо оформлення правових документів
Різноманітні операції, здійснювані юристом у процесі практичної діяльності, завжди закріплюються в правових документах. У кримінальному судочинстві зустрічається понад 20 різноманітних видів процесуальних документів — постанови, протоколи, рішення, позови, скарги, протести, вказівки, повістки, зобов'язання, повідомлення, доручення, заперечення, клопотання, заяви, пояснення, описи та ін.
Правовий документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення правової інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носії.
Види документів: 1) первинний — містить первинну інформацію; 2) вторинний — підготовлений в результаті аналізу й опрацювання інформації, що міститься в первинному документі і характеризує його зміст. Усі документи повинні відповідати загальним вимогам, що ставляться до будь-яких індивідуально-правових (правозастосовчих) актів — бути законними, обгрунтованими, мотивованими, справедливими, грамотно й естетично оформленими. Оформлення правового документа відповідно до естетичних вимог полегшує його сприйняття. Неправильно складені документи підривають авторитет органів розслідування, суду, прокуратури. Процесуальний акт, складений з істотним порушенням вимог закону щодо його змісту і форми, позбавляється юридичної чинності.
Рівень естетичної культури юриста, притаманний правовому документу, багато в чому залежить від правильності вибору форми, стилю і мови. Елементарна вимога до юриста — бездоганне володіння мовою судочинства, вміння грамотно викладати факти, аргументи, рішення, якщо такі входять до його компетенції. Під час упорядкування документа необхідно використовувати офіційно-діловий стиль, для якого характерні: стислість і однаковість; точність формулювань і чіткість висловлювання думки; логічність і аргументація викладу; відсутність емоційності, експресивності, образності, індивідуальних рис стилю. Неприйнятно використання скорочень і незрозумілих слів. Не можна захаращувати текст зайвими описами, що не мають відношення до справи, припускати стилістичні погрішності.
Підвищенню естетичних якостей документа сприяє правильний вибір паперу, шрифту, чорнил. Папір для документів повинен бути білого кольору. Не рекомендується використовувати тонкий і прозорий папір. Чорнила необхідно застосовувати чорного або іншого темного кольору. У правових документах не припускаються виправлення, підтирки. Вони мають складатися розбірливо, акуратно, із правильним розташуванням тексту.
Правовий документ повинен містити всі необхідні реквізити. Відсутність навіть одного з них може призвести до втрати юридичної чинності документа. Поряд з установленим державою переліком реквізитів окремі документи можуть містити додаткові реквізити. Для укладання документів, як правило, застосовуються бланки. Державним стандартом встановлено такі розміри паперу (формату): АЗ (297x420); А4 (210x297); А5 (148x210); А6 (105x148).
Кожен реквізит документа, крім зазначеного, несе і певне навантаження естетичними властивостями. Для тих документів, наприклад, де є заголовок, у якому стисло і чітко формулюється його основний зміст, передбачене особливе зовнішнє оформлення реквізиту.
Існують два способи розміщення реквізитів заголовка на бланках документів:
1) по центру – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково видалені від меж поля;
2) фланговий – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі поля.
Деякі документи як обов'язковий реквізит мають зображення Державного герба України. Зображення герба на бланках із кутовим розміщенням реквізитів знаходиться на верхньому полі бланка над серединою рядків найменування організації, а на бланках із подовжнім розміщенням реквізитів — у центрі верхнього поля.
Відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства в документі повинна бути вказана назва органу, що його видав. Назва органу визначається положенням про нього, скорочена назва може розміщатися на бланку разом з повною назвою тільки у випадках, якщо він офіційно зафіксований у встановленому порядку. Назва органу, як правило, проставляється спеціальним штемпелем або є на самому бланку. Реквізит включає, крім назви, посаду особи із зазначенням прізвища, ініціалів, від кого виходить даний документ.
Затвердження документа здійснюється двома способами, що мають однакову силу.
1. Гриф затвердження. Елементами грифа затвердження є: Грифом затвердження. Елементами грифа затвердження є: сам гриф «Затверджую», посада, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, що затвердила документ, а також дата затвердження.
Одним з варіантів грифа затвердження є гриф таємності. Це штамп встановленого зразка, який є обов'язковим реквізитом матеріального носія інформації, що віднесена до державної таємниці. Гриф таємності містить відомості про ступінь таємності інформації («особливої важливості», «абсолютно секретно», «секретно»), термін засекреченості інформації і посадову особу, яка дала зазначеного грифа.
2. Підпис. Від підпису залежить юридична сила правового Підписом. Від підпису залежить юридична чинність правово документа. Підпис має служити таким цілям: а) вказувати на автора, упорядника документа; б) свідчити, завіряти або підтверджувати зміст документа; в) підтверджувати відповідальність того, хто склав документ, за інформацію, що міститься в ньому. Наприклад, юридичний процесуальний документ обов'язково повинен мати підпис посадової особи, а також печатку, якщо документ виходить за межі органу.
До складу реквізиту «П і д п и с» входять: назва посади, звання, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка підписала документ. Якщо документ надрукований на бланку, то назва органу (структурного підрозділу) у назві посади керівника не вказується. Розшифровування підпису в реквізиті «Підпис» необхідно друкувати на рівні останнього рядка назви посади, а коли вказується і звання — на його рівні. Якщо документ підписується кількома посадовими особами, які займають різні посади, то їх підписи розміщуються один під одним, у залежності від того, хто з них вище за своїм положенням. Якщо ж особи, які підписують документ, займають однакову посаду, то їх підписи розміщуються на одному рівні.
Ю
ридичну
чинність правовим документам надає
печатка.
Гербова печатка (із зображенням
Державного герба) ставиться на тих
документах, де це суворо регламентовано
нормативно-правовими актами.
Гербова печатка застосовується: на документах для засвідчення прав громадян і юридичних осіб; на статутах (положеннях) установ; на договорах і т. п.
Печатки інших видів (з назвою відповідного органу, установи, без зображення Державного герба або гербової печатки з написом «Для господарських і фінансових документів») проставляється на різних довідках, що видаються органом або установою. Печатки всіх організацій повинні містити назву організації, її вид, місце реєстрації або реєстраційний номер.
Відтиск печатки повинен ставитися з лівого боку документа таким чином, щоб він охоплював частину назви посади особи, яка підписала документ. На відтисках печатки не повинно бути виправлень, доповнень або змін тексту, конфігурацій малюнка. Відтиск повинен бути чітким, тому що змазана печатка в усіх випадках надає документу неакуратного вигляду, а іноді може викликати сумніви щодо достовірності змісту документа.
Відтиски штампів (їх умовно називають кутовими), як правило, потребують письмових доповнень: номера документа, дати видачі, іноді номера розрахункового рахунку та ін. Під час підписання або затвердження документа завжди ставиться дата. Вона оформляється арабськими цифрами, розділеними крапкою. Припускається застосування словесно-цифрового засобу оформлення дат. Дата містить у собі термін прийняття правового документа і термін вступу його в законну силу.
Відповідно до державних стандартів регламентується оформлення тексту правового документа, завдяки чому досягається, крім всього іншого, і його естетична досконалість. Так, тексти всіх документів, складених на бланках формату А4, друкуються через півтора міжстрокових інтервали, а на бланках формату А5 — через один. Зміст документа варто розташовувати на аркуші таким чином, щоб його можна було легко і зручно прочитати. Залишаються вільні поля для підшивки; якщо документ має кілька аркушів, вони нумеруються.
Реквізитом правових документів є адресат. Відповідно до компетенції документи можуть адресуватися органам державної влади і управління, міністерствам, відомствам і їх структурним підрозділам, конкретній посадовій особі, а також окремим громадянам. Документ не повинен мати більше чотирьох адрес. Якщо їх більше, то складається список розсилання і на кожному примірнику документа пишеться одна адреса.
Назва організації, її структурного підрозділу повинна бути вказана в називному відмінку. У разі адресування документа керівнику організації її назва входить до складу назви посади адресата. У випадку надіслання документа декільком організаціям адресати можуть бути подані узагальнено.
У разі адресування поштових відправлень спочатку пишеться адреса відправника — зліва зверху; адреса одержувача — справа внизу; ім'я і прізвище або ініціали і прізвище, посада, назва організації, її адреса в такій послідовності: номер поштової скриньки, назва вулиці, номер будинку, назва міста, назва країни, поштовий індекс.
При упорядкуванні документів необхідно дотримуватися спеціальних вимог, що мають техніко-юридичний характер.
В залежності від цільового і функціонального призначення для підготовки окремих видів правових документів використовуються такі види бланків:
1) посвідчувані (паспорт, диплом, певні цивільно-правові договори). Вони відрізняються від інших особливою важливістю і мають точні стандарти. їх виготовляють спеціальні державні установи на папері з водяними знаками;
спеціальні (постанови, обвинувальні висновки). Вони використовуються правоохоронними і судовими органами в зв'язку із здійсненням державно-владної діяльності, спрямованої на охорону і захист прав громадян;
звичайні (перепустка, довідка). Вони не потребують точних стандартів і забезпечують зручне користування.
Ряд окремих документів складаються без бланків, тому що для них неможливо підготувати бланк. Водночас встановлена відповідна форма побудови і загальні принципи упорядкування таких документів (наприклад характеристики, протоколи).
Мовні засоби і компонування тексту автор-упорядник обирає сам. Саме під час упорядкування таких документів у юриста часто виникають протиріччя, помилки. Тут чітко виявляється мовна, естетична і загальна культура юриста (або їх відсутність).
Необхідність подавати документи на державній мові — українській, зафіксовано в Конституції України і Законі України «Про засади державної мовної політики». Відповідно до закону українська мова є мовою діловодства і документації державних установ і громадських організацій, законів та інших актів державної влади, проведення судочинства, наукових конференцій і з'їздів, офіційних засобів масової інформації та ін. Водночас Конституцією України гарантується вільний розвиток, використання і захист російської та інших мов.