Команды для работы с окнами

Табличный процессор позволяет одновременно открывать множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. При этом некоторые окна видны на экране, другие находятся под ними. Открыв несколько окон, мы сразу работаем с несколькими электронными таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальные команды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Кроме того, пользователь может разделить на две части для одновременного просмотра различных частей большой таблицы или фиксировать шапку (или другие части) таблицы, которая не будет исчезать с экрана при перемещении курсора в дальние части таблицы. Существует также возможность работы с одним и тем же документом в нескольких окнах.

Команды для работы с электронной таблицей как с базой данных

При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. (сортировка строк или столбцов состоит в изменении их взаимного расположения по некоторому правилу, например, в алфавитном порядке). Для реализации таких задач в состав табличного процессора входит группа команд для работы с электронной таблицей как базой данных. Требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк (столбцов). Так, если в качестве базы данных рассматривается совокупность строк, то в одном и том же столбце должны находиться однотипные данные. Типовыми операциями, которые выполняют данные команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.

Для поиска определенных строк таблицы пользователь задает критерий поиска. Критерий поиска определяет точное значение определенного поля или полей или указывает некоторый диапазон, в котором эти значения находятся. Для построения сложных критериев, сочетающих в себе требования, предъявляемые к нескольким полям, используются логические операторы «ИЛИ» и «И». С помощью сложного критерия поиска можно найти все строки (столбцы), удовлетворяющие заданному условию.

Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сортировки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовые данные – в порядке убывания или возрастания. При этом пользователь должен указать «блок сортировки», включающий все сортируемые строки.

Помимо рассмотренных типовых операций табличный процессор имеет ряд специальных, например автоматическое подведение итогов по выделенным группам данных, автоматическое создание новых таблиц на основе ряда уже существующих и др.

Печать

Как правило, распечатка электронной таблицы требует простейших действий: включить принтер и нажать клавишу печати в инструментальном меню с помощью мыши. При необходимости, вызвав через меню соответствующие диалоги, можно задать такие параметры, как шрифт, поля, число копий, качество печати, номера распечатываемых таблиц и др.

Команда просмотра страницы позволяет получить представление о ее общем виде еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования.

Сервис

Группа команд (мы условно назвали ее «сервис») предназначена для предоставления дополнительных возможностей опытным пользователям. Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблиц или их частей, установкой защиты, экспортом и импортом данных из других и в другие программные среды, подключением дополнительных математических инструментов и т.п.

Табличный процессор имеет электронный справочник, предоставляющий пользователю инструкции о возможностях выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Особенность получения справочной информации с помощью электронного справочника в том, что она выдается в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если вменю пользователем выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (обычно оно инициируется клавишей <F1>) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.