Панели инструментов в окне ms Excel
В главном окне Excel мы видим две панели инструментов. Наиболее простой способ получения информации о кнопках панели состоит в следующем. Мы перемещаем указатель мыши на интересующую нас кнопку. При этом рядом с кнопкой появляется ее название в окошке желтого цвета, а в левой части строки состояния – краткая характеристика действий, которые произойдут при нажатии этой кнопки. Кнопки панели инструментов «Форматирование» выполняют функции обработки информации в ячейках, устанавливают шрифт и его размер, цвет ячеек и шрифта, стиль текста и рамок.
Основное меню Excel
Взаимодействие с Excel осуществляется посредством выбора команд из основного и текущего меню. Часть этих команд являются иерархическими. Это означает, что в результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню. Каждому типу объектов в рабочей области таблицы соответствует свой собственный набор команд и функций, применимых только к этому типу объектов. Все эти команды и функции вызываются из текущего меню. Названия пунктов основного и текущего меню всегда совпадают, но ниспадающие меню могут отличаться.
Получение справочной информации
Подобно большинству популярных программ Excel имеет контекстно-зависимую справочную систему. Это означает, что вы можете получить справку по использованию средства, с которым работаете в настоящий момент. Справочная система считает, что нас интересует информация о текущей операции, и выбирает соответствующий раздел справочника.
Работа с файлами в Excel
В Excel под рабочую книгу отводится один файл со стандартным расширением.XLS. команды работы с файлами собраны в пункте Файл основного меню.
Создание файла. Для создания нового файла надо нажать мышью на строке «Создать». Excel откроет рабочую книгу со стандартным названием «Книга1». Следующая книга в том же сеансе работы в Excel будет открыта под именем «Книга2».
Открытие файла. Команда «Открыть» выводит окно диалога «Открытие документа».
Рис.3 Открытие документа
Можно открыть одновременно несколько рабочих книг. Для этого при указании файлов для открытия нужно удерживать нажатой клавишу Ctrl. Для открытия мы можем также нажать кнопку «Открыть», которая находится на Стандартной панели инструментов.
Закрытие файла производится стандартным путем.
Характеристика режимов работы и команд табличного процессора
Табличный процессор может иметь несколько режимов работы. Наиболее важные из них: режим готовности, режим ввода данных, командный режим, режим редактирования.
Режим готовности – режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение ячеек цветом (подсвечивание).
Режим ввода данных. Как только мы начали вводить данные в определенную ячейку, мы автоматически покидаем режим готовности и входим в режим ввода данных. Этот режим может также инициироваться специальной комбинацией «горячих» клавиш. Закончив ввод данных в ячейку, мы покидаем режим ввода и выбираем новую ячейку в режиме готовности. Такая последовательная смена режимов происходит при работе с электронной таблицей многократно до тех пор, пока мы не закончим ввод данных во все нужные нам ячейки.
Рано или поздно нам потребуется сохранить введенные данные, отсортировать, распечатать или произвести другие действия. В этом случае объектом наших действий будет уже не одна ячейка, а некоторая их совокупность или вся таблица. Нам потребуется перейти в командный режим.
Командный режим. В этот режим электронная таблица перейдет, когда мы с помощью мыши или комбинации клавиш выберем и начнем выполнять нужную нам команду (пункт) главного меню.
Режим редактирования. При переходе в режим ввода данных прежнее содержимое текущей ячейки теряется. Если мы хотим, чтобы этого не происходило, используем специальный режим редактирования, инициируемый определенной клавишной комбинацией. Режим редактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения ее набора с клавиатуры. Этот режим особенно удобен, когда изменения по сравнению с содержимым ячейки невелики. В режиме редактирования содержимое активной ячейки появляется в строке ввода, доступной для внесения изменений.