МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ЭЛЕКТРОНИКИ И МАТЕМАТИКИ (ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)
Кафедра «ТСЭ»
Методические указания к лабораторной работе
Создание модели в программе «Дизайнер ELMA Редакция "Управление бизнес-процессами"»
Москва 2010

Введение

Бизнес-процессы – это основа любой успешной компании. Эти процессы объединяют системы, партнеров и сотрудников для достижения ключевых стратегических и тактических целей. Система управления организацией в первую очередь является системой организованных процессов, организационной структуры и показателей.

Система ELMA предназначена для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции. Она разработана в качестве основы внедрения процессного подхода к деятельности предприятия.

Данный программный продукт ориентирован, в первую очередь, на малые и средние динамично развивающиеся компании численностью 200-300 человек и позволяет эффективно решать следующие задачи:

• Моделирование бизнес-процессов.

• Распределение полномочий и ответственности между сотрудниками компании.

• Проектирование организационной структуры.

• Автоматическое формирование регламентирующих документов с целью предоставления сотрудниками актуальных данных.

• Моделирование и автоматизация потоков работ в Системе.

• Мониторинг и контроль исполнения задач.

• Анализ и регулирование работ.

• Формирование и хранение взаимоотношений с клиентами.

• Формирование совокупной управленческой информации для руководителя с целью принятия оперативных решений.

Необходимо отметить, что система ELMA обладает преимуществами, способными оказать существенную помощь в работе сотрудникам компании на всех уровнях: от руководителей высшего звена до рядовых исполнителей; а положительный эффект от использования системы ELMA для каждого рядового сотрудника заключается в следующем:

• Повышение эффективности расходования рабочего времени сотрудника, что приводит к более быстрому выполнению рутинных задач и увеличению времени для творческой деятельности.

• Мониторинг эффективности труда сотрудника и, как следствие, поощрение по результатам труда.

Система ELMA состоит из двух ключевых компонентов: Дизайнера, внутри которого происходит описание организационной структуры предприятия и его бизнес-процессов, и Web-интерфейса, при помощи которой каждый сотрудник организации участвует в операциях, предусмотренных бизнес-процессами, получает задачи, формирует индивидуальный план и отчитывается в выполнении задач.

Дизайнер, как правило, используется только руководством компании и её аналитиками, участвующими в процессе формирования графических моделей организационной структуры и бизнес-процессов компании, определения состава необходимых операций и условий перехода процессов с одного этапа на другой.

Организационная структура

Внедрение системы ELMA начинается с анализа организационной структуры предприятия и последующего описания ее в графической модели. Визуальное представление структуры вертикальных и горизонтальных отношений внутри предприятия служит отправной точкой для понимания специфики взаимодействия между сотрудниками в рамках осуществляемых бизнес-процессов.

Организационная структура включает в себя и распределение основных функций предприятия, функций менеджмента, фаз управленческого процесса, зон ответственности по организационным звеньям, иерархической лестнице управления, и механизмы централизации/децентрализации, делегирования полномочий. Именно на основе описанной организационной структуры предприятия будут определяться зоны ответственности сотрудников при формировании графических моделей бизнес-процессов. Грамотно составленная графическая модель организационной структуры позволяет легко анализировать отношения внутри предприятия с точки зрения как процессного, так и линейно-функционального подхода.

Организационная структура создается на этапе проектирования при внедрении системы ELMA. Назначение реальных пользователей системы на должности и отделы согласно происходит в Административном Web-интерфейсе системы.

Моделирование организационной структуры

Для начала работы в системе ELMA необходимо создать графическую модель организационной структуры предприятия (компании). Выберите пункт Оргструктура главного меню Системы. Для создания графической модели организационной структуры используются следующие элементы: Отдел, Должность, Группа сотрудников.

Графический элемент	Описание
Отдел	Обозначает подразделение предприятия, имеющее начальника и сотрудников. Отдел состоит из: 1. Начальник отдела 2. Сотрудники отдела Система позволяет назначить не более одного начальника отдела и сколь угодно сотрудников отдела.
Должность	Обозначает отдельного сотрудника. На должность может быть назначен ровно один сотрудник. Типичные должности: директор, главный бухгалтер, секретарь и т.д.
Группа сотрудников	Группа сотрудников объединяет в себе группу пользователей, которые выполняют однотипные функции (например, конструктора отдела). Среди сотрудников в группе нет главного. Группа сотрудников используется при моделировании бизнес-процессов, когда неважно кто из сотрудников выполнит операцию, а важно лишь чтобы операция была выполнена в срок. В этом случае задача ставится всем сотрудникам из группы и к выполнению приступает тот, кто первым поставит пометку о начале работы над задачей.

Важно при моделировании организационной структуры отталкиваться не от конкретных сотрудников, а от реально выполняемых ими функциональных обязанностей. Например, один и тот же сотрудник может занимать две должность одновременно.

Привязка пользователей к элементам оргструктуры (должностям и отделам) выполняется Администратором в Web-интерфейсе системы, при этом можно указать несколько должностей.

Добавление элементов

Элементы панели инструментов раздела Оргструктура позволяют добавлять элементы графической модели оргструктуры предприятия.

Чтобы переместить какой-либо элемент с панели инструментов на графическую модель оргструктуры, выберите необходимый элемент и, удерживая левую кнопку мыши, поместите его в основное окно. Система предложит ввести название и описание элемента, а также количество сотрудников для элемента типа отдел.