5. Корпоративные (локальные) классификаторы информации

Наряду с использованием общероссийских классификаторов при создании АИС для решения задач внутрифирменного управления предприятия разрабатывают корпоративные (локальные) классификаторы информации, отражающие специфику, особенности работы, ассортимент производимой продукции, закупаемых для реализации товаров, требования, детализация внутрифирменного планирования, учета, контроля, анализа и т.п. К ним относятся классификаторы видов деятельности (для многопрофильных фирм), материалов, товаров, нематериальных активов, контрагентов, подразделений (филиалов, отделов, складов и т.п.), материально-ответственных лиц, доходов и расходов и др.

При создании АИС предприятий для внутрифирменного оперативного учета, контроля и анализа разрабатываются корпоративные классификаторы (иерархические справочники) товаров, контрагентов (поставщиков, покупателей), учитывающие специфику работы, ассортимент выпускаемой продукции, закупаемых и реализуемых товаров, состав и особенности автоматизируемых задач. Конкретная разновидность товара, отраженная в электронной карточке "привязывается" к соответствующей группе, подгруппе, виду по классификатору. Это необходимо для автоматизированного получения аналитических справок, отчетов о поступлении, продаже, запасах товаров в нужном разрезе.

В программных комплексах предоставляется возможность создания многоуровневых иерархических справочников (классификаторов) товаров с присвоением или без присвоения цифровых кодов классификационным группировкам (значениям признаков). Классификатор создается как надстройка над справочником товаров и содержит ссылки на отдельные записи справочника. Он служит для удобства поиска данных, получения нужных отчетов. Пользователь может отключить классификатор и воспользоваться неструктурированным списком. При большом ассортименте товаров использование классификатора существенно ускоряет загрузку справочника в оперативную память, требуется меньший её объем (с ЖМД загружается только необходимая часть справочника, например разновидности нужного склада, товарной группы).

При создании классификатора на основе выделенных товарных групп, подгрупп разрабатывается структура кода товаров, составляются классификаторы по каждой подгруппе товарной группы.

При разработке классификатора товаров предполагается, например, что число товарных групп не превышает 99. Поэтому на код товарной группы отводится два знака. При создании АИС предприятия разрабатывается такая структура кода товаров, которая позволит автоматически получать внешнюю и внутрифирменную отчетность о поступлении, продаже, запасах товаров с нужной степенью детализации ассортимента.

Для разработки классификатора товаров по товарной группе выявляются основные, существенные, наиболее важные для коммерческой работы, решения учетных и других задач признаки классификации. Например, по некоторым товарным группам могут быть выделены две подгруппы – «Отечественные товары» и «Импортные товары». В целом классификатор должен отвечать требованиям бухгалтерского, налогового, статистического, количественно-стоимостного, оперативного учета, соответствовать детализации ассортимента в текущей оперативной отчетности о поступлении, продаже и запасах внутригруппового ассортимента товаров. Иначе придется и при функционировании АИС нужные сведения для текущей коммерческой работы, составления отчетов, справок собирать, систематизировать и обрабатывать вручную. Следует подчеркнуть, что изменение структуры кода и классификатора товаров после внедрения АИС требует значительных затрат труда и средств на "перепривязку" к классификатору нескольких сотен или тысяч разновидностей товаров.

Не вошедшие в классификатор (код) признаки товаров, необходимые для различия их разновидностей, автоматизации решения разных задач включаются в состав условно-постоянной информации о товарах, хранимой в базе данных (электронные карточки).

Разработка классификатора товаров производится с учетом следующих рекомендаций:

– наименования значений признаков товаров располагаются в алфавитном порядке, им присваиваются порядковые номера (коды) в зависимости от максимально количества значений каждого признака (например, при количестве подгрупп меньше 10 используются однозначные порядковые номера, на этот признак отводится один разряд в коде товара);

– наименования значений признаков товаров, в т.ч. сокращения, должны быть пригодными для автоматической печати в различных товарных документах, аналитических отчетах. Это требование особенно важно, если для сокращения трудозатрат и дублирования информации предусмотрено автоматическое составление наименования товара по коду из значений признаков;

– длина значений признаков товаров, составляющих наименование товара (вид, признаки 1 и 2), не должна превышать определенного максимального количества знаков (букв, цифр, пробелов), например, не более 15 для каждого (возможно сокращение наименований);

– одинаковые наименования значений признаков товаров для подгрупп одной товарной группы имеют одинаковые коды (эта рекомендация относится ко всем товарным группам, использующим одинаковые значения признаков);

– резервируются номера (коды) для новых значений признаков, чтобы их включение в список не нарушало алфавитного порядка.

Номера (коды) видам товаров, их признакам для локального классификатора присваиваются произвольно. Они предназначены для использования в рамках производственной, торговой фирмы (может иметь свою оптовую базу и сеть магазинов, в которых применяются одинаковые коды товаров). Значениям признаков товаров типа женские, женское, женский (туфли, пальто, костюм) присваиваются разные коды или используется универсальное для всех видов товаров сокращенное наименование «женск.».

Рассмотренный ниже пример структуры кода товаров (классификатор) основаны на сочетании иерархического (три уровня – группа, подгруппа, вид товара) и фасетного методов классификации (признак 1, признак 2). Рекомендуемая длина кода товаров – до 10 знаков. Чем длиннее код, тем больше ошибок возникает при вводе данных в ЭВМ. Попробуйте за один прием без ошибки написать или ввести в ЭВМ 20-ти значный номер (код) банковского расчетного счета. Такое длинное число пишется в два-три приема, сверяется с оригиналом. Пяти-семиразрядные коды воспринимаются большинством людей легко, поэтому при вводе их в ЭВМ допускается мало ошибок.

При описании классификаторов используется формальное представление структуры кодовой комбинации. Наглядным в структуре кода является изображение каждого цифрового разряда символом Х.

Структура кода товара товарной группы 44 "Головные уборы"

ХХ Х ХХ ХХ ХХ

Г руппа товара

П одгруппа

В ид

Пол, возраст,

н азначение (признак 1)

М атериал (признак 2)

Коды и наименования подгрупп

Код	Наименование
1	Фетровые головные уборы
2	Швейные головные уборы

Классификатор подгруппы 1 "Фетровые головные уборы"

Вид		Пол, возраст, назначение (признак 1)		Материал (признак 2)
Наименование	Код	Наименование	Код	Наименование	Код
Береты	01	детские	01	велюровые	01
Кепи	07	женские	02	под замшу	10
Кепи-береты	12	мужские	03	синт. ворсов.	40
Шляпы	70	подростк.	15	трик. ворсов.	41
		школьные	30	фетровые	50
				шерст. гладк.	60
				шерст. ворс.	61

Код товара и его расшифровка по классификатору

441700350 – Шляпы мужские фетровые

441700210 – Шляпы женские под замшу

Классификатор подгруппы 2 "Швейные головные уборы"

Вид		Признак 1		Признак 2
Наименование	Код	Наименование	Код	Наименование	Код
Береты	01	детские	01	велюровые	01
Жокейки	02	женские	02	замшевые ик	03
Кепи	07	мужские	03	иск. кожи	07
... */		пляжные	10	иск. меха	08
Панамы	30	подростковые	15	капроновые	15
Пилотки	31	спортивные	20	льняные	18
Тюбетейки	45	солнцезащитн.	22	...
Ушанки	47	школьные	30	трик. полотна	30
Фуражки	50			х/б	35
Шапочки	67			шерстяные	40
Шапки	68			шелковые	42
Шляпы	70

*/ Отражены не все наименования.

Структура кода контрагентов зависит от состава автоматизируемых задач, содержания статистических отчетов и других факторов. Например, в форме отчетности «Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности организации» выделяются государственные, муниципальные унитарные предприятия, акционерные общества, прочие организации. Если в коде или условно-постоянной информации базы данных нет признака, отличающего контрагентов по форме собственности, то выборку данных для этой отчетности и при функционировании АИС придется выполнять частично вручную. В структуре кода контрагентов могут быть отражены, например, местонахождение, отраслевая (ведомственная) принадлежность, форма собственности. Последние разряды кода (три-четыре знака) обычно отводятся на порядковый номер контрагента.

Структура кода контрагентов

ХХ ХХ Х ХХХ

Р егион РФ

О трасль

Ф орма собственности

П орядковый номер

Следует отметить, что признаки «Вид контрагента», «Коммерческие отношения» и др. могут быть включены в состав условно-постоянной информации о контрагентах.

По каждому выделенному в структуре кода контрагента признаку составляется классификатор (справочник).

Классификатор регионов РФ (фрагмент)

Код	Наименование
01	Адыгея
02	Башкортостан
03	Бурятия
04	Горный Алтай
...	...
88	Эвенкийский автономный округ
89	Ямало-Ненецкий автономный округ

Местонахождение контрагентов может быть другим в зависимости от масштабов, сферы деятельности предприятия. Если требуется составлять отчеты не только по регионам РФ, но и проводить анализ закупок и продажи товаров по странам СНГ, другим зарубежным странам, то на признак «Местонахождение» контрагента следует отвести не два, а три разряда. Можно выделить, например, серии номеров для обозначения регионов РФ с 001 по 099, стран СНГ с 101 по 115, стран ЕС с 120 по 150 и т.п. Соответственно, может быть получена статистика не только по каждой области, республике РФ и стране мира, но и по группам стран.

Значения разрядов кода контрагента по указанной выше структуре не составляют его наименование. По ним предприятием может быть получена, например, статистика о продаже товаров контрагентам по регионам РФ, отраслям, формам собственности. Наименование контрагента включено в состав условно-постоянной информации (справочник контрагентов).