3. Постановка автоматизируемых экономических задач Описание постановки задачи (комплекса задач) по рд 50-34-698-90 (п.2.6)

Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ РД 50-34.698-90

Документ содержит разделы:

1. характеристики комплекса задач;

2. выходная информация;

3. входная информация.

В разделе «Характеристики комплекса задач» приводят:

1. назначение комплекса задач;

2. перечень объектов (технологических объектов управления, подразделений предприятия и т.п.), при управлении которыми решают комплекс задач;

3. периодичность и продолжительность решения;

4. условия, при которых прекращается решение комплекса задач автоматизированным способом (при необходимости);

5. связи данного комплекса задач с другими комплексами (задачами) АС;

6. должности лиц и (или) наименования подразделений, определяющих условия и временные характеристики конкретного, решения задачи (если они не определены общим алгоритмом функционирования системы);

7. распределение действий между персоналом и техническими средствами при различных ситуациях решения комплекса задач.

Раздел «Выходная информация» содержит:

1. перечень и описание выходных сообщений;

2. перечень и описание имеющих самостоятельное смысловое значение структурных единиц информации выходных сообщений (показателей, реквизитов и их совокупностей, сигналов управления) или ссылку на документы, содержащие эти данные.

В описании по каждому выходному сообщению следует указывать:

1. идентификатор;

2. форму представления сообщения (документ, видеокадр, сигнал управления) и требования к ней;

3. периодичность выдачи;

4. сроки выдачи и допустимое время задержки решения;

5. получателей и назначение выходной информации.

В описании по каждой структурной единице информации следует указывать:

1. наименование;

2. идентификатор выходного сообщения, содержащего структурную единицу информации;

3. требования к точности и надежности вычисления (при необходимости).

Раздел «Входная информация» должен содержать:

1. перечень и описание входных сообщений (идентификатор, форму представления, сроки и частоту поступления);

2. перечень и описание структурных единиц информации входных сообщений или ссылку на документы, содержащие эти данные.

В описании по каждой структурной единице информации входных сообщений следует указывать;

1. наименование;

2. требуемую точность ее числового значения (при необходимости);

3. источник информации (документ, видеокадр, устройство, кодограмма, информационная база на машинных носителях и т.д.);

4. идентификатор источника информации.

Допускается давать в виде приложений иллюстрационный материал, таблицы или текст вспомогательного характера, а также документы, имеющие самостоятельные обозначения (чертежи форм документов, описание массивов информации, схемы и т.д.)

4. Пример постановки и алгоритма решения задачи

Постановка задачи контроля товарных запасов

Большинство регламентированных задач, в т.ч. задачи бухгалтерского, количественно-суммового (складского) учета товаров, контроля сохранности товаров (инвентаризационные, сличительные ведомости, акты о недостаче, оприходовании излишков) и другие подобные задачи реализованы торгово-складскими программами, программными комплексами, корпоративными информационными системами (КИС).

Постановка выполняется по задачам управления закупками, продажами, запасами товаров, не предусмотренным типовыми (тиражными) программами, программными комплексами, КИС. Это, например, задачи прогнозирования, планирования, оперативного учета, контроля, анализа, регулирования закупок, запасов, продажи, определяемые ассортиментом товаров, спецификой деятельности оптового (оптово-розничного) предприятия, другими факторами.

Постановка задачи – это описание задачи по определенным правилам, которое даёт исчерпывающее представление о её сущности, логике преобразования информации для получения результата.

Дается также описание алгоритма решения задачи в виде отдельного документа, или как раздела постановки задачи.

На основе постановки разрабатывается программа решения задачи.

К описанию постановки и алгоритма прилагается контрольный пример решения задачи. Для отладки программы заказчик предоставляет разработчику (программисту) контрольный пример с результатами расчетов по алгоритму. Например, в виде полностью заполненной таблицы «Контроль товарных запасов» для нескольких товаров.

В разделе "Характеристика задачи" описывается цель, назначение задачи, указываются периодичность, сроки решения, источники, способы получения (поступления) исходных данных, информационные взаимосвязи с другими задачами.

В разделе "Описание выходной информации" отражаются перечень, периодичность, сроки представления, объем, формы (бланк документа, таблица, график, диаграмма и т.п.) выводимой на печать и монитор выходной информации, указываются способы её контроля (допустимые интервалы значений показателей, логические зависимости и др.).

Выходных форм контроля запасов для управления закупками, продажами, запасами может быть несколько (кроме форм инвентаризационной, сличительной ведомости и других регламентированных форм бухгалтерского, складского учета товаров) в т.ч. по торговой фирме, по складам, по филиалам торговой фирмы, по товарным группам, подгруппам, разновидностям товаров, по товарам, поставляемым отдельными поставщиками, по товарам, занимающим наибольшую долю в товарообороте, в доходах и др.).

Ниже приведен пример формы «Контроль товарных запасов». Форма таблицы может включать и другие графы, например, сумма реализации за определенный период и др.

Запас товара может быть показан не только в сумме, но и в днях оборота (на сколько дней торговли хватит запаса товара при сложившемся объеме продажи).

Наименование оптового торгового предприятия …

Контроль товарных запасов

Склад № … Дата __.__ 201… г. (в руб.)

N п/п	Код товара	Наименование товара	Цена	Коли-чество	Сумма запаса	Норма-тив запаса	Откло-нение +,–
1		Товар 1
2		Товар 2
…		…
n		Товар n
–	Всего	–	–	–

По каждой выходной форме даётся описание реквизитов.

№ п/п

Наименование реквизита

Имя (идентификатор)

Тип данных

Максимальная длина (знаков)

1. Код товара KT Числовой 9

2. Наименование товара NT Текстовый 40

3. Цена (руб. коп.) ZT Числовой 5.2

4. Количество (в ед. измер.) KLT Числовой 4.2

5. Сумма запаса SZT Числовой 7

6. Норматив запаса NZT Числовой 5

7. Отклонение, +,- OZN Числовой 5

Количество для некоторых товаров, например тканей, может дробным (метры и сантиметры).

Каждому реквизиту присваивается условное имя (идентификатор), например, наименование товара – NT, цена – ZT, количество – KLT. Идентификаторы используются в формулах при описании алгоритма и для обозначения полей файлов (таблиц) базы данных. Тип данных (поля в базе данных) – например, текстовый, числовой. Указывается количество знаков, например, цена - 5 знаков для рублей и 2 для копеек (максимум 99999.99), количество - 4 знака для целой и 2 для дробной части, например, ткани в метрах и см. Количество знаков граф определяется с учетом максимального значения по строке «Всего».

Раздел "Описание входной информации" включает перечень и содержание условно-постоянной (нормативно-справочной) и переменной информации, используемой для решения задачи, в т.ч. хранимой в памяти компьютера. Приводится список первичных документов, файлов (в т.ч. справочников), дается описание используемых реквизитов по приведенной выше таблице. Указываются только те реквизиты каждого документа, файла, которые используются для решения задачи. Приводится объем исходной информации в единицу времени (количество документов, документо-строк, например, за день, месяц), описываются способы контроля исходных данных (контрольные суммы, допустимые интервалы значений показателей, логические зависимости и др.), исправления ошибок.

Контроль запасов выполнятся на основе данных количественно-суммового (складского) учета товаров (данные из товарных накладных о поступлении и продаже товаров, включенные материально-ответственным лицом в отчет о движении товаров). Иными словами используются данные только об оприходованных и отгруженных (реализованных) товарах, отраженные в бухгалтерском и складском учете.

Контроль запасов может выполняться на основе оперативных данных (оперативный учет) о поступивших, но не оприходованных товарах, выписанных счетов на оплату товаров (предварительная оплата), расходных товарных накладных, не включенных материально-ответственным лицом в отчет о движении товаров.

Алгоритм решения задачи контроля товарных запасов

В описании алгоритма отражается последовательность решения задачи (действий), математические и логические операции. Приводится укрупненная блок-схема алгоритма решения задачи или текстовое описание, включая расчетные формулы с использованием идентификаторов.

Например, сумма запаса на дату контроля SZT=SZN+SPT-SRT,

где

SZN – сумма запаса на начало периода (например, месяца).

SPT – сумма поступления товара (например, с начала месяца до даты контроля),

SRT - сумма реализации (продажи) товара (например, с начала месяца до даты контроля).

Отклонение запаса от норматива OZN=SZT-NZT.

Указываются условия и особенности решения задачи, контрольные соотношения для выявления ошибок, требования к порядку расположения (сортировке) данных в выходных документах.

Например, в таблице контроля запасов товары могут быть отсортированы по убыванию доли в товарообороте склада (в общей сумме реализации со склада за выбранный период).

В таблице контроля запасов могут отражаться не все товары, имеющие отклонения от норматива, а только те, которые имеют существенные отклонения (например, на +/– 50% и более).

Пользователю программы может быть предоставлена возможность в начале расчета вводить, например, единый для всех товаров минимальный и максимальный нормативы запасов в днях товарооборота для быстрого выявления, например, 15-20 самых «проблемных» (запас товаров отсутствует или только на 1-2 дня торговли, или слишком большие запасы, например на 40-60 дней) товаров из 500-700 разновидностей на складе.

По товарам, запасов которых осталось на 2-3 дня торговли, программа может сформировать проект заказа на закупку (решение о заказе принимает сотрудник по закупкам) или передать его соответствующему поставщику по электронной почте (в карточке товара должен быть код поставщика).

Пользователю предоставляется, например, возможность настройки округления, печати нулевых значений пробелами, исключения строк с нулевыми значениями и т.п.