3. Правила

Це службові документи, у яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, пове­дінки юридичних та фізичних осіб.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.

Реквізити:

1. Гриф затвердження.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (короткий виклад призначення правил).

4. Дата.

5. Номер.

6. Текст (може складатися із пунктів).

7. Підпис особи, відповідальної за складання правил. Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосу­ються, і тому їх можна віднести до правових документів.

СТАТУТ

Це зведення правил, що регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства. Реквізити:

1. Гриф затвердження.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок.

4. Текст, що складається з таких розділів:

• загальні положення;

• основна діяльність: у чому полягає її порядок;

• планування й облік роботи;

• призначення допоміжних служб;

• взаємодія з іншими органами, що здійснюють подібну діяльність;

• специфічні особливості діяльності;

• відповідальність організації за виконання зобов'язань і порядок розгляду суперечок, пред'явлення претензій, позовів;

• заохочення;

• дисциплінарні стягнення.

Текст статуту розбивають на параграфи (статті, пункти), які групують у розділи (позначаються римськими цифрами).

Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Зразки:

Зразок формуляра статуту про заснування малого підприємства:

ЗАРЕЄСТРОВАНО ЗАТВЕРДЖЕНО

ухвалою виконкому засновником (засновниками)

Директор

(назва районноТ Ради) (назва підприємства,

Ради народних депутатів

(області, міста) організації-засновника)

від " " 20_ р.

№ _л

Голова виконкому

(прізвище, ім'я та по батькові)

Статут

(повна назва малого підприємства)

1. Загальні положення.

2. Завдання і функції підприємства.

3. Майно підприємства.

4. Управління підприємством.

5. Організація й оплата праці.

6. Звіт, звітність і контроль.

7. Зовнішньоекономічна діяльність малого підприємства.

8. Реорганізація і припинення діяльності підприємства.

ПОГОДЖЕНО СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО

реєстраційний №

Ухвалено на загальних зборах

трудового колективу " " 20 р. протокол № від

ЗАТВЕРДЖЕНО

Указом Президента України

від 15 серпня 1997 року №827/97

7. Безособова предикативна форма на -но, -то

1. Незмінювана форма дієслова твориться від пасивних дієприкметників шляхом заміни закінчення на суфікс -о: на­писаний - написано, забитий - забито, зроблений - зроблено, розглянутий - розглянуто.

Ця форма, як і безособові дієслова, уживається в ролі при­судка в безособових реченнях. При ній не буває підмета, але є прямий додаток, виражений 3. (чи Р.) відмінком без приймен­ника: рішення прийнято, звіт заслухано, усі роботи розгляну­то, помилок не помічено.

2. Використовувати форму на -но, -то треба замість пасивних дієприкметників, коли є потреба наголосити на дії, а не на ознаці.

Від форм пасивних дієприкметників вони відрізняються тим, що не змінюються і в реченні виконують тільки предикативну функцію: виступають головним членом безособового речення, наприклад: Усім надано рівні можливості.

Слід писати: Постанову прийнято одностайно; а не По­станова прийнята одностайно; але: Бійці були виснажені після важкого бою.

3. Безособова форма виражає дію, минулу недавно: Останній урок закінчено, книжки здано. Якщо ж ідеться про давно за­кінчену або майбутню дію, то додається допоміжне дієслово було або буде: На нашому подвір'ї було посаджено кущі калини й горобини;Незабаром буде пущено нову лінію метрополітену.

Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах

1. Треба використовувати тільки книжні дієслова та їх фор­ ми: активізувати, дезінформувати, деномінувати, добираєть­ ся, домінувати, дрейфуючи, знаменувати, подається, регла­ ментувати, символізувати, формулюючи й т. ін.).

неправильно правильно

важити зважувати

рихтуватися збиратися

балакати говорити

слабувати хворіти

договорюватися домовлятися

поспівати устигати

пришедші які (що) прийшли

позичати авансувати

відчитуватися звітувати

повідати розповідати, повідомляти,

інформувати

тикати говорити «ти»

сидя сидячи

шоферувати працювати шофером

сипонути насипати

2. Уникати умовного способу:

неправильно правильно

Підприємства змогли б вико- Підприємства виконають нати замовлення, якби,?. (зможуть виконати)

замовлення, якщо...

Виконавець повідомив би Вас завчасно, коли б... Завчасне повідомлення - виконавця можливе лише

за умов...

3. Уживаючи ті чи інші форми наказового способу, слід ураховувати конкретну ситуацію, умови спілкування та норми мовного етикету.

4. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях та под. уживають неозначену форму дієслова (інфінітив).

Але слід пам'ятати, що нормативною є форма на -ти, а не на -ть:

неправильно правильно

говорить говорити

запроваджувать запроваджувати

5. У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи од-| нини, але неприпустиме використання коротких форм:

неправильно правильно

допомога допомагає

оббіга оббігає

,6. Надавати перевагу активним конструкціям над пасивни­ми або ж використовувати безособову конструкцію з дієслів­ними формами на -но, -то. У таких текстах ідеться про на-I слідки якихось заходів чи подій у момент мовлення:

\ неправильно правильно

Завдання було достроково Наша група достроково

виконане нашою групою виконала завдання.

Головна увага ним Головну увагу він приділив...

приділяється...

Інспектори, які Інспектори, яких призначає

призначаються комісією... комісія...

Випробування проводяться Випробування проводять

у запланованому режимі. (проведено) у заплано­ваному режимі.

7. Не вживати розмовних (калькованих) та дієслівних форм теперішнього часу:

неправильно правильно

носе носить

робе робить

8. Уживати теперішній час на позначення майбутнього, якщо акцентується обов'язковість чогось: Мітинг розпочинається завтра об 11.00.

9. Уникати вживання форм давноминулого часу:

неправильно правильно

інформація надходила була інформація надходила

я виконав був я виконав

проект (були) узгодили були проект узгодили

звернення надійшло було звернення надійшло

10. Не порушувати норми вживання форм залежного слова:

неправильно ~ правильно

свідчити факти свідчити про факти

відзначати про успіхи відзначати успіхи

довести про інформацію довести інформацію

опанувати професією опанувати професію

доторкатися приладу доторкатися до приладу

піклуватися за (кого) піклуватися про (кого)

шкодувати гроші шкодувати грошей

11. Надавати перевагу складеним формам дієслів недоко-наного виду в майбутньому часі:

неправильно правильно

завтра відпочиватимемо завтра будемо відпочивати

перерахуватимемо будемо перераховувати

працюватимем сьогодні будемо працювати сьогодні

розпочинатиметься буде розпочинатися

12. Широко використовувати дієприкметники та дієприслів­ники, але уникати ненормативних форм або заміняти їх імен­никами, іменниками із прийменниками (описова конструкція), дієсловами:

неправильно правильно

оточуюче середовище довкілля; навколишнє середо-

вище

знаючий працівник обізнаний працівник; тямущий

(тямкий) працівник, який добре знає (розбирається, володіє)

керуючий відділом керівник відділу

бувші учасники колишні учасники

туючий запитувач; який (той, хто)

запитує (задає запитання)

подорожуючий подорожній; той, хто подорожує

грачючий який грає; гравець

рахуючий прибутки рахівник; який (хто) рахує

прибутки

головуючий зборами голова зборів

пануюча думка панівна думка

знеболюючий засіб засіб знеболення

перемігший переможець; який (що) переміг

ріжучий інструмент різальний інструмент

спрямовуюча рейка напрямна рейка

кажучий промову мовець; який (хто) говорить

початкуючий поет поет-початківець ^г

відстаючий клас клас, котрий (який, що)

відстає, відсталий клас захоплюючий краєвид захопливий, привабливий,

принадний краєвид

хвилюючі враження зворушливі враження

хвилюючий стан бентежний стан

хвилююча новина животрепетна (збудна) новина

не дивлячись на незважаючи (невважаючи) на

об'єктивні причини об'єктивні причини

ведучий архітектор провідний архітектор

лікуючі властивості лікувальні властивості

Однак окремі форми активних дієприкметників теперішнього часу з суфіксами -уч (-юч), -ач (-яч) почали використовувати, але у функції означення, а не головного компонента дієприкмет­никового звороту, наприклад:

неправильно правильно

добробут, зростаючий зростаючий щороку добробут щороку (або добробут, що зростає

щорічно)

Це ж стосується й активних дієприкметників минулого часу із суфіксом -л-:

неправильно правильно

яблука, замерзлі від морозу замерзлі яблука Сабо яблука,

що замерзли від морозу)

Сфера використання активних дієприкметників — в ос­новному термінологічна лексика¹: блукальний нерв, кроків ний екскаватор, повідне, тягове колесо, різальний диск, то нізувальні речовини, резонуюча камера, діючий вулкан, носій на (несна) поверхня крила, працюючий двигун, лімітуваль-. ний режим.

13. Форми 2-ї особи однини, 1-ї та 2-ї особи множини до­зволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обій­тися без неї можна й за допомогою додаткових слів.

неправильно правильно

давайте проголосуємо проголосуймо

давайте почнемо є пропозиція почати

або пропоную почати

давайте привітаємо прошу привітати нашу гостю

нашу гостю або вітання нашій гості

Дієслово давайте вживається лише у своєму прямому зна­ченні, коли ця форма заохоти поєднується з іменником, що означає певні предмети: Давайте Ваші посвідчення; Розрахун­ки і креслення давайте мені.

Хоча й у цих випадках інтонаційно та за допомогою невер-бальних засобів (жесту) можна спонукати до дії: Ваші посвідчен­ня, будь ласка; Прошу розрахунки і креслення.

14. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числів­никами: а) Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише — Не виконало план шість бригад; б) Двоє студентів пішло до їдальні (сумісна дія — пішли разом); Двоє студентів пішли до їдальні (роз'єднана дія — кожен пішов окремо).

15. Із кількісними словами ряд, низка, більшість, меншість, багато, мало, кількість дієслова вживаються в однині: ряд підприємств надіслав, більшість працівників з'явилося.

16. Якщо субстантивне слово виражено числівниками: сто, тисяча, мільйон, мільярд та под., то дієслово слід уживати в од­нині: сто гривень витрачено; тисячу тонн завезено.

17. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ста­виться в однині'. Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула... Але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники і, й (та у значенні і): Адміністрація заводу та профком розглянули...

18. Дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе — я, порівняйте: збираю­ся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе). Отже:

неправильно правильно

Я вибачаюсь (-ся), Вибачте мені (даруйте, пере-

вибачаюсь (-ся) прошую); прошу вибачення.

Пробачте!

Ла це треба вибачитися За це треба попросити проба­чення або Треба перепросити.

Я хочу вибачитися Даруйте, завинив (винуватий).

Я не хотів завдати Вам при­крощів (Вас образити)! Прошу Вас, не ображайтеся. Я завинив перед Вами. Мені дуже прикро (жаль,

шкода), що так сталося. Я завдав Вам стільки клопоту (прикрощів, турботи, хви­лювань, неприємностей)! Я відчуваю провину перед Вами.

19. Слід уникати лінгвістично необгрунтованого вживання частки -ся, -сь:

неправильно правильно

Робота аналізується за Роботу аналізують за такими такими вимогами. вимогами.

20. Дія, названа присудком, і дія, названа дієприслівником, обов'язково мають виконуватися одним суб'єктом:

неправильно правильно

Замовляючи проспекти Замовляючи проспекти у видавництві «Майдан», у видавництві «Майдан», вони вам коштуватимуть ви заплатите за них на 30% дешевше. на 30% менше.

Узагальнюючи довідкові Узагальнюючи довідкові матеріали, нашу увагу матеріали, ми звернули увагу

привернув минулорічний акт на минулорічний акт інвентаризації. інвентаризації.

Числівники в діловому мовленні

...У кожному слові людському увага до мови доконечна річ для того, щоб думка знайшла свою справжню кришталеву форму. (М. Рильським)   Здебільшого в ділових паперах не обходяться без цифрових даних. Вони вимагають спеціального оформлення. Так, однозначні числа, що не мають посилань на одиниці виміру, в ділових паперах записуються словами. Наприклад: Акціонерне товариство «Нікос» планує закупити не більше двадцяти автомобілів. Коли ж число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами. Наприклад: До магазину терміново завезли 150 центнерів картоплі, 40 центнерів яблук. Складні чи складені числівники записуються цифрами. Наприклад: На історичний факультет прийнято 156 студентів. Порядкові числівники вводяться в документи з відповідним відмінковим закінченням. Наприклад: Сьогодні ми виконали своє перше виробниче завдання. Складні слова, де перша частина позначається цифрою, можуть бути написані так: 50-процентний і 50 %; 100-кіло-метровий і 100 км. Іноді виникають труднощі у вживанні форм однини та множини числівників. Наприклад: Більшість спеціалістів вирішила. Більшість спеціалістів вирішили. Більшість спеціалістів вирішило. Тут усі три варіанти відповідають нормам сучасної української мови. Форма однини рекомендується, якщо у складі речення є слова такого типу: більшість, меншість, решта, частина, ряд, група, безліч, багато, мало і т. д. Наприклад: Решта пацієнтів теж обстежена; Більшість американських бізнесменів прибула в Україну. Форма множини рекомендується при однорідних членах речення. Наприклад: і вже не один, а безліч планерів оперізують (а не оперізує) небо. Якщо ж використовуються числівники на позначення великої кількості (а також іменники: сто, тисяча, мільйон, мільярд), то переважає однина. Наприклад: Чотириста вісімдесят підприємців прибуло (а не прибули) на виставку; В село повернулось (а не повернулись) сімдесят дев'ять молодих спеціалістів. Якщо вживаються числівники до десяти, то пишеться форма множини. Наприклад: чотири брати, два керівники, три менеджери. Велике значення має використання числівників в усному мовленні. Готуючи доповідь чи звіт, числівники треба записувати прописом і проставляти наголос. Краще будувати речення так, щоб числівники вживалися у називному відмінку. Слід запам'ятати наголошення числівників одинадцять, чотирнадцять.

10 . Оформлення сторінки Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210мм) та А5 (148x210мм) Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля — ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм, верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5). Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту Також не бажано: 1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; 2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці; 3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку Нумерація сторінок, У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Оформлення титульної сторінки Титульна сторінка — перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавництва тощо. Титул слугує для початкового знайомства з працею, тому важливо, щоб на ньому були зафіксовані відомості, які характеризують її. Титул може містити такі елементи: 1) прізвище та ініціали автора; 2) назву установи, від імені якої видається праця; 3) заголовок, що характеризує тему; 4) підзаголовок, який уточнює тематику; 5) рік видання (написання); 6) серію, до якої належить друкована праця; 7) вказівку про тип видання (рекомендації, посібник тощо); 8) номер частини, тому, випуску; 9) черговість видання, починаючи з другого; 10) вказівку, з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача і редактора перекладу; 11) прізвище автора вступної статті або післямови, укладача коментарів; 12) рекомендації відповідних установ ("Рекомендовано Міністерством освіти України як навчальний посібник"; "Затверджено до друку вченою радою Інституту мовознавства імені О.О.Потебні НАН України"). У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статтею або після неї. Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові. Ще на звороті титульної сторінки можуть зазначатися: 1) вказівки, за яким виданням друкується книга; 2) відомості про постанову вченої ради тощо; 3) повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу; 4) першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка; 5) вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір; 6) повідомлення про додатки на вкладних аркушах; 7) відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача (місце видання, назва видавництва тощо). Традиційно відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша. Якщо титул починається із ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п'ять інтервалів від цих даних. Назва книги пишеться великими буквами на 30-му інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожний рядок пишеться через два інтервали. Назва видавництва, місце і рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.

Рубрикація тексту Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це відступ управо \ початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Типовий абзац має три частини: 1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова); 2) фраза (міститься основна інформація абзацу); 3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці). Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле. Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова. Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову: А. Б. В. Г. Д І. II. III. IV. V 1 2. З 4. 5 1) 2) 3) 4) 5) а) б) в) г) ґ) Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил: 1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування; 2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин; 3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації; 4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати: 1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка; 2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — 1.; 2.; 3.; номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.; номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.

11.  Прикметник узгоджується з іменником на означення пев­них професій, посад та звань жінок лише в чоловічому роді.

неправильно -правильно

старша викладачка -старший викладач

досвідчена інженер- досвідчений інженер

нова професорша- новий професор

винахідлива капітан -винахідливий капітан