Запитання для самоконтролю

1. Які документи належать до інформаційних?

2. Що таке службові листи? Які виділяють листи за функціональними ознаками?

3. Розкрийте норми етикету ділового листування на конкретних прикладах.

4. Наведіть приклади початкових та прощальних фраз, завершальних речень різних типів листів.

5. Що таке телеграма, назвіть її реквізити?

6. Яких правил потрібно дотримуватись при написанні телеграми?

7. Яке повідомлення називається факсом? Вкажіть його основні реквізити.

8. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них відомостей?

9. На які розділи поділяється текст протоколу?

10. З якою метою робиться витяг з протоколу та чим він відрізняється від протоколу?

11. Що таке звіт? Які бувають звіти?

12. Порівняйте оформлення оголошення та запрошення.

13. Які види службових записок використовуються для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи? В чому їх різниця?

Тема 5.4. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників - колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Наказ

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають «Щодо особового складу». Накази з основної діяльності – це правові акти, в яких оформлюють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідних осі, терміни проведення цих заходів.

Реквізити наказу:

1. Назва виду документа.

2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

3. Місце видання.

4. Номер.

5. Дата.

6. Заголовок.

7. Текст, що складається з двох частин: констатуються та аналізуються факти; подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

8. Підпис керівника установи.

9. Печатка.

Міністерство аграрної політики та продовольства України

Могилів - Подільське хлібоприймальне підприємство