Запитання для самоконтролю

1. Що таке документ?

2. Які види документів ви знаєте?

3. З яких елементів складається документ? Як ці елементи називаються?

4. Вкажіть реквізити, які використовуються при складанні ділових паперів.

5. Наведіть приклади стандартизованих та не стандартизованих документів.

6. Яких вимог слід дотримуватись при оформленні сторінки документа? З яких логічних елементів складається текст, які існують вимоги щодо його оформлення?.

Тема 5.2. Укладання документів щодо особового складу Резюме

Резюме - це документ про особисті, освітні та професійні дані, що складається при прийомі на роботу до комерційних підприємств. Особливістю цього документа є стислість (його обсяг, як правило, не перевищує 1 аркуша). У резюме відомості про професійну діяльність та освіту викладаються у зворотному хронологічному порядку. Гра­фа «Додаткові відомості» містить інформацію про навички чи досяг­нення в будь-якій галузі, наприклад відомості про володіння інозем­ними мовами і комп'ютером, вміння керувати автомобілем, участь у наукових конференціях, наявність друкованих праць, громадську діяльність, інтереси претендента тощо. У резюме може зазначатися мета — посада (робота), на яку претендує автор, і бажана заробітна плата.

Отже, основними складовими резюме є такі:

• назва виду документа (Резюме);

• прізвище, ім'я, по батькові;

• адреса;

• телефон;

• дата і місце народження;

• мета;

• професійний досвід;

• освіта;

• сімейний стан;

• додаткові відомості;

• підпис.

Оскільки резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації, у ньому можуть міститися й інші відомості.

Резюме

1. Ім’я по батькові, прізвище: Іван Васильович Бабич

2. Дата і місце народження: 18 вересня 1996 р.м. Могилів - Подільський,

Вінницька обл.

3. Родинний стан: неодружений

4. Домашня адреса: м. Могилів – Подільський вул. Ярослава Мудрого, 32,

кім 29.

5. Телефон: 6-30-11

6. Навчання: 2008-2012рр. Могилів –Подільський технолого-економічний (присвоєно кваліфікацію техніка- технолога зі спеціальності «Виробництво харчової продукції»).

7. Досвід роботи: практика в кафе, їдальнях, ресторанах, 3 розряд кухаря.

8. Додаткові відомості: у 2011р. закінчив курси оператора комп’ютерного набору. Маю досвід роботи на ПК. Достатньо володію англійською мовою мовою.

21 квітня 2012р. В. В. Бабич

Характеристика

Характеристика - це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві.

Характеристика пред'являється при вступі до середніх і ви­щих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переоб­ранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом де науково-дослідних інститутів тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його осо­бової справи. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характерис­тика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

1. Назва документа.

1. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку уклада­ється характеристика

(в Р. відмінку).

2. Статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є); місце роботи, навчання.

3. Рік народження (якщо треба національність, домашня адреса, освіта).

5.Текст 6.Висновки 7. Дата 8. Посада , підпис, розшифрування 9. Печатка

Характеристика

Соболевської Наталії Анатоліївни,

1989 року народження, студентки

Могилів-Подільського технолого- економічного коледжу

Вінницького національного аграрного університету

Соболевська Наталія Анатоліївна навчається в Могилів-Подільському технолого- економічному коледжі за спеціальністю « Виробництво харчової продукції»

Протягом першого року навчання в коледжі зарекомендувала себе старанною, талановитою, здібною студенткою, багато читає, має широкий кругозір.

Навчається на «відмінно», цікавиться літературою, англійською мовою, активна, мова чітка, розбірлива.

Бере активну участь у трудовому і громадському житті групи, у конкурсах художньої самодіяльності, олімпіадах, гуртковій роботі, при цьому проявляє ініціативність, самостійність. Працелюбна, завжди відповідально ставиться до виконання обов’язків чергової в групі і по коледжу.

Студентка цілеспрямована, наполеглива, організована, самокритична, правдива, чесна, принципова, ввічлива, скромна.

За час навчання в коледжі студентці було оголошено подяку за відмінне навчання та добросовісне відношення до виконання завдань в громадському житті коледжу.

Директор печатка підпис Г.Т. Главацька

Куратор підпис І.С. Войцехівська

Наказ

Наказ – основний розпорядчий документ, який видається керівником підприємства, установи на правах єдиноначальності і в межах його компетенції.

Розрізняють накази про особовий склад і накази із загальних питань.

У наказах, що стосуються особового складу, оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, всілякі заохочення, нагороди та стягнення.

Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить такі елементи: вступ (зазначення причини видання наказу); доведення (переказ головних фактів); висновок (виклад мети видання наказу).

Складання і оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: Про особовий склад. Констатуюча частина може опускатися. У розпорядчій частині пункти розміщують у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що означає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку і т. ін.) і пишеться великими літерами. Великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім’я і по батькові особи, а потім викладається текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання. Наказ набирає чинності з моменту його підписання. Однак, окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності. Наприклад, призначення працівника на посаду може бути виконане з першого вересня, тоді, як наказ підписано 28 серпня. Якщо терміну з якоїсь причини не зазначено, то вони визначаються з моменту підписання наказу.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначати: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу; вид прийняття на роботу ( на постійну – з випробувальними терміном, зі стажуванням тощо, на тимчасову – на певний термін, за сумісництвом і т. ін.); особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченим робочим днем тощо). При переведення на іншу роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основний, додатковий, наприклад, за тривалість стажу роботи на одному підприємстві; навчальний; у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; без збереження заробітної плати, наприклад, за сімейними обставинами тощо), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, з який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов’язково зазначають дату і мотивують звільнення. Мотиви звільнення мають бути викладені стисло і чітко відповідно до чинного законодавства.

Накази про особовий склад оформляють аналогічно до наказів з основної діяльності. При цьому особлива увага приділяється візуванню, оскільки пункти наказу стосуються різних структурних підрозділів і осіб. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити із змістом наказу згаданих осіб, про що вони розписуються в оригіналі.

Накази мають такі реквізити:

1. Назву установи, що видає наказ;

1. Назву документа;

2. Місце видання наказу;

3. Номер наказу;

4. Дату підписання наказу;

5. Заголовок;

6. Текст наказу;

7. Підпис керівника установи.

Зверніть увагу, що розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ, яке звичайно друкується великими літерами з нового рядка, хоча може друкуватися як закінчення констатуючої частини, наприклад: «...з метою забезпечення подальшого зберігання техніки, НАКАЗУЮ:...»

Констатуюча частина друкується на відстані трьох інтервалів від заголовка. Закреслення й виправлення під час переписування або передруковування не дозволяється.

Аналізуючи мовні засоби і прийоми творення тексту документа, не забувайте про використання стійких словосполучень, про їхню роль і місце у складі речення. Необхідно також пам’ятати, що в писемній формі ділового мовлення переважає інфінітив. Вживаний у наказах і розпорядженнях, він надає висловленню категоричного характеру.

Примітка. Інфінітив має закінчення -ти, наприклад: здійснити, звільнити, надати. Закінчення -ть для ділових текстів не прийняте.

Міністерство аграрної політики та продовольства України

Могилів – Подільське хлібоприймальне підприємство