Тема 7. Учётные регистры и формы бухгалтерского учёта

В процессе хозяйственной деятельности в организациях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются первичными документами, данные которых после проверки и обработки группируют и записывают в определённом порядке. Документы, в которых осуществля­ется этот этап учётной работы, называется учётными регистрами.

Учётные регистры группируются по ряду признаков:

по назначению - хронологические, систематические, комбинированные;

по внешнему виду - книги, карточки, свободные листы.

В указанной теме прежде всего следует изучить Положение по веде­нию бухгалтерского учёта и отчётности в Российской Федерации; уяснить значение учётных регистров, их виды, формы.

Изучая способы исправления ошибок в учётных регистрах (красное сторно, дополнительная проводка и др.), целесообразно выяснить, при ка­ких условиях они применяются, как оформляются.

Путь прохождения хозяйственной операции от момента её возникно­вения (документ) до составления бухгалтерской отчётности определяется формой бухгалтерского учёта.

Под формой бухгалтерского учёта понимают определённую систему построения и сочетания учётных регистров, последовательности и спосо­бов записи в них.

Основными признаками, определяющими ту или иную форму, явля­ются:

виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;

последовательность и способы записи в них;

применение средств вычислительной техники.

В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учёта: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-автомати­зированная.

Мемориально-ордерная форма учёта возникла в нашей стране в 30-е годы и своё название получила от учётного регистра - мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным опера­циям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составлять лишь один ордер в месяц на каждую группу од­нородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему.

Мемориальный ордер № 1 за январь 200_ г.

Основание(ссылка на документ)	Дебет	Кредит	Сумма
Накопительная ведомость по дебету счёта 50 и т.д.	50	51	25 000
Итого			25 000

Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в Журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учёта).

Регистрационный журнал за январь 200_ г.

Порядковые номера мемориальных ордеров	Дата составления ордеров	Суммы по мемориальным ордерам, руб.
1.	12.01 и т.д.	25 000
2.	15.01 и т.д.	68 500
Итого за январь		8 654 000

Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответство­вать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что под­тверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учёта

Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регист­ром систематического учёта. В Главной книге содержатся только синтети­ческие счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой сто­роне отражаются дебетовые записи, в правой - кредитовые.

Главная книга

по счёту 50 «Касса» за январь 200_г.

Дата	Номер мемориального ордера	Кредит счетов			Итого по дебету	Дата	Номер мемориального номера	Дебет счетов			Итого по кредиту
		51	71	и т.д.				70	51	и т.д.
12.01 и т.д.
Итого за январь

Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов.

В Главной книге отражаются только обороты по синтетическим сче­там; сальдо не выводится.

На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведо­мость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Ито­ги её оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами Журнала регист­рации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения хозяйст­венных операций.

На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам со­ставляют баланс.

Аналитический учёт ведётся подобно синтетическому в карточках на основании первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляют­ся оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги таких ведомо­стей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Мемориально-ордерная форма учёта имеет преимущества по сравне­нию с другими книжными формами учёта. Её регистры и техника записи в них несложны. Сверка данных синтетического и аналитического учёта, Журнала регистрации и ведомости по синтетическим счетам устраняет ошибки, обеспечивает полноту учёта хозяйственных операций. Форма может применяться на предприятиях всех отраслей хозяйства. Вместе с тем форма имеет и ряд недостатков:

многократность записи одной и той же суммы в различные регистры. Это увеличивает объём работ и вероятность допуска ошибок;

отрыв и отставание аналитического учёта от синтетического;

сложность составления отчётности, так как не все регистры приспо­соблены к её составлению;

значительный объём работ приходится на конец месяца;

приспособлена к использованию ручного труда и средств малой ме­ханизации.

Указанные недостатки приводят к задержкам и опозданию в составлении баланса и других форм отчётности.

Наибольшее распространение получила журнально-ордерная форма учёта. С января 1960 г. применяется единая журнально-ордерная форма для предприятий всех отраслей.

Основными регистрами являются журналы-ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной. Журнал-ордер - регистр, в котором соче­таются хронологические и систематические, а также аналитические и син­тетические формы записи.

Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных до­кументов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них опера­ций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомога­тельных ведомостях, или в таблицах, итоги которых в конце месяца пере­носятся в соответствующие журналы-ордера.

Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счёта или нескольких взаимосвязанных счетов.

Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Журналы ордера ведут по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Жур­налы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.

Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей. Первая часть - собственно журнал-ордер; в нём регистрируются кредитовые обо­роты по счёту.