Лабораторная работа №5. Автоматизированная система управления рестораном кис «Intellect Style» - Русский ресторан

1. Основные положения

Подсистема «Ресторан» предназначена для автоматизации взаимодействия отдела закупок, склада, бухгалтерии и отдела питания. Она позволяет отслеживать все операции по товарам:

• приход от поставщиков и возврат;

• перемещение со склада на склад, на производство, бар, буфет;

• списание со склада и других точек учета;

• калькуляцию изделий и продуктов;

• формирование отчетов;

• работу кассиров на кассовых аппаратах;

• кол-во обслуженных туристов по питанию и т.д.

Основой для работы подсистемы служат задачи «Справочники ресторана», «Параметры ресторана», «Подразделения ресторана», «Наценки», «Типы меню». От настроек зависит работа системы, а именно задач ведения меню, реализации, списания и т.п.

В данной подсистеме имеется возможность:

• ведение собственной рецептуры в задачах «Собственные изделия», «Кондитерские изделия»;

• ведение технологических продуктов используемых для составления рецептуры;

• ведение классификатора продуктов, для создания приходов от поставщиков и дальнейшим их учетом;

• создание приходных накладных от поставщиков (Организаций и работников) и формирование возвратов;

• для каждой торговой точки существует возможность ведения меню, прейскуранта, в которых при калькуляции формируются калькуляционные карты (на основе собственных рецептов);

• создавать перемещение изделий по заборному листу, на основании меню и прейскуранта или по заказу;

• загрузка меню и прейскуранта в картотеку кассы и осуществление торговли, по результатам которой формируются накладные «Продажи» с перечнем изделий/продуктов, по которым производилась торговля;

• существует возможность ведения класса цен, задача «Наценки», в которой вводятся наценки на тот или иной вид товара с привязкой к подразделению. Далее для определенного типа меню, задача «Ведение меню», указывается класс цен, в соответствии с которым при калькуляции будет высчитываться продажная цена.

2. Технология работы с системой

В задаче «Технологические продукты»:

• создаются наименования продуктов, которые используются в качестве составляющей «Продукт» при создании рецепта в задаче "Ведение рецептур";

• определяются соответствия между технологическим продуктом и продуктами классификатора продовольственного склада.

• заводится процент отхода и физико-химические показатели в случае необходимости их использования (расчет к/кал в изделиях).

Справочник технологических продуктов имеет следующую структуру:

• группы технологических продуктов, полностью совпадающие с группами «классификатора продов. продуктов» подсистемы «продовольственный склад», т.е., при добавлении (создании) группы тех.продуктов, группа одновременно отписывается в «классификатор продов. продуктов» и наоборот;

• -список технологических продуктов для каждой группы классификатора.

Чтобы создать рецепт, необходимо:

• выбрать пункт меню Собственные изделия (Рецептура), открыть группу (например, БУТЕРБРОДЫ), в которой будет создаваться рецепт);

• либо создать новую группу, предварительно встав на верхний уровень справочника или на группу, для которой нужно создать подгруппу, и нажать кнопку , на образовавшейся строке ввести название новой группы, в которую вводится новый рецепт.

Далее нажать и в образовавшейся строке заполнить:

• Наименование - название создаваемого изделия, оно может отличаться от наименования изделия для использования в меню/прейскуранте;

• П/ф - полуфабрикат, если отметить - изделие может входить в другие рецепты, а также использоваться как самостоятельное блюдо;

• Кол. - кол-во порций, на которые имеется технологическая карточка рецепта;

• Цех – установить цех. Если изделие готовится на торговой точке (кофе, коктейли и т.п.) - то Ц/б, если на производстве ресторана - то Г/ц и др. Согласно установленным цехам будет производиться печать марок на заказ, а также списание.

Следует сохранить данные, нажав

Существует два способа создания рецепта

• копирование составляющих из другого рецепта. Нажать кнопку . В появившемся окне пометить рецепт, который надо скопировать. Нажать . Составляющие данного рецепта скопировались в новый. Далее строки рецепта можно отредактировать при помощи функциональной панели кнопок (изменить брутто/нетто, добавить еще одну составляющую и т.д.);

• создание нового рецепта. Нажав клавишу (INS), набрать перечень технолог. продуктов, собственных изделий (помеченных галкой П/ф), а также доп. продуктов (вода, украшения и т.п.) (продуктов, не имеющих себестоимости и не лежащих на остатках), помечая необходимые продукты двумя кликами мыши.

Если необходимого технолог.продукта в справочнике нет, можно его создать. Для этого следует раскрыть справочник технолог.продуктов , выбрать нужную группу, в которой создаётся тех. продукт, нажав кнопку в нижней части экрана.

Заполнив Наименование и Процент отхода (его можно установить или изменить в общем списке технологических продуктов) нажать , продукт добавлен в справочник технолог.продуктов, и отмечен для добавления в рецепт.

После того, как все необходимые товары помечены нажать , список продуктов переносится в рецепт.

Далее необходимо заполнить поля Брутто и Нетто, пересчет которых происходит от процента отхода, заполняемого в справочнике Технологических продуктов. Процент отхода, можно установить отличным от справочника, по Кл. , в поле нужного продукта.

Если продукт не является обязательным в данном изделии (т.е. изделие может готовиться и при его отсутствии), следует пометить поле Необ. (необязательная составляющая) .

Задача «Ведение Меню» предназначена для создания, редактирования и загрузки в кассу меню ресторана.

Перед началом создания нового меню необходимо выбрать «Тип меню» в верхней строке. Типом меню называется наименование данного меню. Например: «Меню служебной столовой», «Меню бара», «А-Ля карт». Затем выбрать период или дату, на которую будет создаваться меню.

Далее необходимо выбрать «Зал», для которого создается данное меню. По кнопке создается меню. Появляется строчка с датой начала действия меню, последовательным номером данного типа меню, классом цен, залом, где меню будет использоваться, датой и временем создания документа, и пользователем создавшим меню.

По кнопке можно удалить меню, если только оно не имеет статус «подписано».

Если была проведена какая-либо корректировка заголовка документа, то становятся активными две кнопки , которые дают возможность сохранить или отменить произведенные изменения.

Если созданное меню действует до какой-то определённой даты, то эту дату нужно проставить, нажав на кнопку «Дата завершения» - , при выводе на печать период действия меню будет указан «С» - дата создания меню и «По» - введенная, как дата завершения.

Если необходимо скопировать меню из одного типа на другую дату, то следует выделить курсором необходимое меню, выбрав его на нужной дате, и нажать «Копировать» .

По кнопке - создается новое меню.

Необходимо выбрать и устанавить зал и класс цен. Нажав кнопку (Правка/просмотр (F8)) добавлябтся строки в меню. Создать строки в меню можно двумя способами:

1. Скопировать из другого меню, нажав на кнопку «копировать» (Ctrl+C) . Появиться список существующих меню, из которых можно выбрать нужный, отметив для копирования нужные значения.

Выделив галочкой нужное меню, нажать кнопку «Выбрать» . Содержимое будет скопировано в созданное меню.

Если необходимо скопировать из меню только несколько позиций, а не все меню целиком, тогда необходимо поставить галочку в строчке «Из меню выборочно». Так же можно выбирать, копировать «Сохраняя себестоимость», «Сохраняя цены» и «Только меню своего типа».

Если копируются только некоторые позиции из меню, то выделить необходимое меню, нажать «Выбрать» . Открывается меню, где выделить галочками продукты/изделия, которые нужно скопировать, и нажать «Выход».

После нажатия , откроется создаваемое меню с выбранными для копирования позициями.

С помощью кнопки «Копировать строчку» можно скопировать выделенную курсором строку. Чаще всего, строки копируют, если у одного блюда в меню создают разные порции.

Порции можно изменить, кликнув курсором в столбике «Порция», на том блюде, порцию которого необходимо откорректировать. В правом углу от порции появиться кнопка ,при нажатии на которую откроется окно, в котором возможно изменить значение порции:

После редактирования/изменения необходимо нажать «ОК»- в подтверждение изменений или «ОТМЕНА» - для отказа от корректировки.

Изделия/продукты в меню располагаются по группам. С помощью кнопки «Изменить группу» , можно поменять для продукта /изделия группу, в которой он располагается в меню и в которую будет выгружен на кассу.

С помощью кнопки «Рецепт» , можно просмотреть рецепт выделенного блюда, а так же откорректировать его в основном справочнике «Собственных изделий» (рецептура), предварительно сбросив- кальк.карту, если была предварительная калькуляция.

Если корректировка рецептуры необходима только для данного меню, чтобы в дальнейшем рецепт этого блюда оставался неизмененным, есть возможность работы с «Уникальными рецептами» .

Работа с «Уникальными рецептами» не отличается от работы с обычной рецептурой. Для того, чтобы создать уникальный рецепт, необходимо выделить блюдо и нажать кнопку «Уникальный рецепт». Откроется рецептура блюда, где можно производить корректировку рецепта, не опасаясь за то, что первоначальный (из справочника) рецепт измениться.

С помощью кнопки «Возврат к стандартному рецепту» , можно отказаться от уникального рецепта.

2. Добавить изделия и продукты по кнопке , отметив нужные товары галками, нажать ОК. Товары будут добавлены в меню.

Пометить все позиции, нажать калькуляция (F4). При возникновении дефицита по продукту, отсутствия приписки реального продукта к технологическому, загрузится калькуляционная карта, в которой можно внести необходимые изменения.

После внесения всех изменений, меню следует подписать. Программа предлагает сделать это при выходе из меню или по кнопке . Если предусмотрена реализация через кассу, загрузить меню в кассу . В кассу загружается последнее подписанное меню на зал.

Подписанное меню по кнопке открывается только в режиме просмотра. Снять подпись можно по кнопке .

Просмотреть калькуляционную карту можно по кнопке (Ctrl+K). Также данная кнопка используется для калькуляции не всего меню, а только выбранной позиции: встать на товар и нажать .

Когда меню заполнено и полностью откалькулировано, цены проставлены, следует нажать «Выход» . Программа задаст вопрос «Подписать меню?». Если меню готово, то необходимо нажать «ДА». Если же меню будет подвергаться какой либо корректировке, то необходимо отказаться от подписи.

Если меню уже подписано, а необходимо провести корректировку, нажать кнопку «Снять подпись» .

После подписания меню, при нажатии на кнопку «Правка/Просмотр», программа будет запрашивать «Снять подпись». Если ответ «Да», то будет возможность корректировать меню, внести в него изменения (добавить блюда, изменить к/кату, рецепт…), если «Нет», тогда меню откроется только для просмотра.

Если меню необходимо загрузить на кассе, следует выделить нужное меню и нажать «Экспорт в кассу» . В появившемся окне нажать «Загрузить», предварительно определившись, на какую дату следует выгрузить меню, по умолчанию в поле «На дату» - текущая, но можно выбрать дату будущего периода(выгрузить меню на завтра).

Если меню нужно загрузить вместе с прейскурантом, необходимо поставить галочку «Грузить все картотеки», и нажать «Загрузить». Чтобы на кассе появилось данное меню/прейскурант, необходимо в рабочем месте кассира в пункте - «Прием смены» выполнить «Загрузку данных» (Чтение номенклатуры).

Задача «Прейскурант» предназначена для создания, редактирования и загрузки в кассу изделий, продуктов и других товаров для реализации.

Задача «Заборный лист» позволяет создавать одноименный документ, отображая внутри созданного документа колонки отпуска и возврата товара по времени создания, с итогами по закрытию.

Задача «Диспетчер по питанию» позволяет:

• сформировать программу питания групп, проживающих в гостинице (информация поступает из тарифа заявки, если в тарифе введено питание/доп.услуги, или вводится вручную) и групп, только питающихся в ресторане (новая группа);

• распечатать отчет о плане питания, о факте обслуживания и др.;

• приписать меню на группу и сформировать документ «Продажа»;

• формировать безналичные счета для фирм по документам «Продажа».

Задача «Комплексы» - позволяют создать и откалькулировать комплекс, для загрузки в прейскурант и продажи его через кассу, под одним наименованием группы товаров (продукты, собственные изделия).

Комплекс состоит из нескольких групп. Внутри групп находятся изделия/продукты, которые могут иметь замены на товары данной группы (комплексы с заменами). Если комплекс без замен, то это стандартный набор изделий и продуктов

Комплекс по кассе проходит одной позицией, в виде созданного наименования комплекса , внутри которого имеется список продуктов/изделий выставленный по умолчанию, некоторые из которых имеют замены.

Для формирования заказа следует выбрать пункт меню Заказ на кондитерские изделия/Заказ на собственные изделия. Данные задачи по функциям аналогичны.

Задача «Шведский стол» позволяет вести оперативный учет по количеству обслуженных туристов, по услугам, предоставляемым рестораном. После оформления поселения гостей в «Портье», по параметрам заявки, с положенными услугами питания, информация поступает в задачу «Шведский стол» на основании настроек данной задачи.

Задача «Реализация» (ПРОДАЖА) предназначена для создания накладных на продажу проведенных через кассу, путем выгрузки по кл. - импорт и возможностью создавать документы ручной реализации.

Работа с задачей “Реализация” начинается с выбора подразделения, с которого планируется производить работу. Для выбора требуется нажать на выпадающем списке №1 интересующее подразделение, после выбора появится список накладных принадлежащих к нему.

При выгрузке реализации из кассы, на экран выводится перечень кодов товаров, у которых в результате сбоя не обнаружены соответствия с ценами прейскуранта/меню, по которому работала касса. Товар не попадет в документ «продажи» и сумма реализации с кассой не совпадет.

По нажатию данной клавиши, на экран выводиться список товаров из прейскуранта/ меню для замены кодов. После замены снова сделать «Импорт из кассы».

- чистка экспорта с кассы. Доступна пользователю с приоритетом кода больше10.

После работы в задаче «Реализация» следует перейти в задачу «Списание».

Необходимо выбрать подразделение, по которому прошла реализация. Автоматически высвечиваются все накладные на списание на конкретное подразделение (поражденные, полученные после обработки документа продажи).

Списание следует производить, последовательно выбирая даты создания накладных. Чтобы программа могла правильно распределить наличие по приходам товара (в системе предусмотрен партионный выбор, перемещение и списание продуктов по принципу FIFO - первый пришел/первый ушел).

В ходе выполнения лабораторной работы студент должен выполнить следующие действия:

• создать рецепт нового блюда;

• заполнить технико-технологическкую карту;

• добавить технологические и дополнительные продукты в классификатор;

• создать меню и загрузить его в кассу ресторана;

• сформировать программу питания;

• создать комплекс, провести его калькуляцию, загрузить в кассу;

• реализовать новые блюда, провести списание;

• сформировать заказ на собственные/кондитерские изделия и выполнить его;

• сформировать отчет о реализации.