3. Система университетского качественного менеджмента (tqm)

Любой процесс управления вне зависимости от размера, назначения организации состоит из функций планирования, организации, мотивации, контроля и координации. Эти функции объединены связующими процессами коммуникации, как показано на рис. 1, стрелки от одной функции к другой показывают на диаграмме, что движение от стадии планирования к контролю возможно при выполнении функции организации и мотивации. В центре рисунка находится функция координации, согласование и взаимодействие, которое происходит с помощью коммуникаций.

Планирование - это функция управленческой деятельности, связанная с составлением планов организации и её составных частей. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения, необходимые для достижения поставленных целей.

С помощью планирования руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению общих целей.

Соответственно планирование включает:

установление целей и задач;

разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;

определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;

доведение планов до всех, кто отвечает за реализацию.

Процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для определения результативности образовательного учреждения.

Фрид Дж. и Клугман М. считают, что эффективная система коммуникаций - это ключ к успеху университета. Системы должны быть построены таким образом, чтобы обмен информацией стал возможным на всех уровнях. Сотрудники должны иметь возможность эффективно общаться между собой, поскольку в процессе принятия решений принимают различные точки зрения.

Методы коммуникации. Анализ существующих коммуникативных систем в вузовской среде показывает, что используются различные виды коммуникаций.

Университетские форумы - один из видов, которые поддерживают движение за внедрение качества и организацию обмена информацией. Они дают возможность увидеть все, что происходит в вузе на всех уровнях, признать заслуги своих коллег. Форумы не только улучшают коммуникации, но и закладывают корпоративный дух организации.

Собрания проводятся, чтобы повысить эффективность коммуникаций. Некоторые вузы стремятся повысить эффективность всех собраний. Форма проведения собраний может быть различной: обмен информацией о проделанной работе; презентация; диалоговой и другой. Однако целью проведения собраний является максимальное прохождение сообщений сверху вниз и восприятие их там.

Система обратной связи (Ученый совет, ректорат, Научно-методический совет, Научно-технический совет, деканский час и т.п.). Такие системы являются частью контрольно-управленческой информационной системы в организации. Например, регулярное проведение ректоратов с целью обсуждения вопросов по качеству методического обеспечения учебного процесса. Примером обратной связи может служить регулярный опрос (анкетирование) сотрудников вуза по различным вопросам: четко ли доводятся до них цели и задачи их деятельности; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы; открыт ли их непосредственный руководитель для предложений; информированы ли они о грядущих переменах, которые могут отразиться на их работе; с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются и т.д.

Система сбора предложений. Эта система облегчает поступление информации наверх. При этом у всех сотрудников появляется возможность генерировать свои идеи, касающиеся совершенствования всех видов деятельности. Целью системы является снижение остроты тенденций фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Реализация этой системы - создание ящиков для предложений, куда сотрудники могут подавать свои предложения. Система может быть активизирована путем применения телефонной связи напрямую с ректором (проректором, деканом). Еще один подход - создание кружков качества, которые еженедельно обсуждают предложения по усовершенствованию системы качества вуза.

Информационные бюллетени. Это публикации и видеозаписи с обзором различных предложений и достижений организации: научные достижения сотрудников вуза; предложения по улучшению качества преподавания различных дисциплин; ответы ректора на вопросы рядовых сотрудников и т.д.

Информационные технологии. Наступление эры новых цифровых технологий может способствовать совершенствованию обмена информацией. Применение компьютеров, электронной почты дает возможность направлять свои рекомендации любому сотруднику вуза. Последнее нововведение - видеоконференции - позволят обсуждать всевозможные проблемы людям, находящимся в разных местах и разных странах. Создание сайтов в Интернете каждой организации образования, структурированных по содержанию и новостям, также способствует расширению доступа и увеличению скорости прохождения информации.

Электронная почта является демократическим способом доставки информации, т.к. позволяет напрямик сотрудникам связаться с ректоратом (при условии, если она не перепоручается кому-либо). Во многих американских вузах практикуется систематический отчет ректора, который с помощью электронной почты доводится до всех сотрудников.