2.4.1. Рубрикація та логіічна послідовність

Рубрикація є зовнішнім вираженням компо­зиційної будови будь-якого ділового паперу. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заго­ловків, нумерації та ін. Ступінь складності рубрикації зале­жить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша руб­рикація — поділ на абзаци.

Абзац - це відступ на початку першого рядка кожної частини до­кумента, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої.

Типовий абзац має три частини:

♦ зачин ( повідомляється, про що йтиме мова);

♦ фраза (міститься основна інформація абзацу);

♦ коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4 - 6 речень. Дроте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак якою б не була його довжина, треба пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювати процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації: традиційна та нова.

Традиційна - базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Наприклад:

А.; Б.; В.; Г.; Д ...

I.; II.; III.; IV. ; V…

1.; 2.; 3.; 4.; 5…

1); 2); 3); 4); 5) ...

а); б); в); г); д)...

Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерація тез, пунктів, правил), яке зале­жить від змісту, обсягу, складу документа. Рубрики, більші за абзац, можуть називатися; параграф (§), розділ, частина.

Нова система рубрикації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Наприклад:

1.; 2.; 3.; 4.; 5…

1.1; 1. 2.; 1.3.; 1.4.; 1.5…

1.1.1; 1.1. 2.; 1.1.3.; 1.1.4.; 1.1.5…

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового до­кумента реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна послідовність може. Наприклад:

Центр післядипломної освіти ОНМУ здійснює перепідготовку спеціалістів, але приймаються особи лише з повною вищою освітою.

Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черго­вості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім тощо.

Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, тому що, для цього, з цією метою та ін. Наприклад:

Необхідно навчати студентів мистецтву слова - най­давнішому засобу виховання, тому що мова не тільки засіб спілкування, а й море інформації про світ, про свій народ, його культуру, традиції, зви­чаї.

Загальна логічна послідовність документів досягається за допо­могою слів на позначення результативності: таким чином, у резуль­таті, отже, тощо). Наприклад:

Отже, ліцензійна торгівля охоплює переважно електротехнічну й електронну промисловість, загальне ма­шинобудування.

Розділи і підрозділи тексту повинні мати заголовки, котрі корот­ко виражають суть їх змісту.

Поділ тексту на складові елементи, зрозуміло, тісно пов'язані між собою, і надання їм заголовків поліпшує документ, робить його дохідливішим і виразнішим.

У розповіданні, хоч воно і передбачає виклад ма­теріалу у хронологічній послідовності, треба прагнути виділяти вузлові події, найбільш характерні факти, деталі, риси. При цьому не можна забувати, що протяжність явища у часі і ступінь важливості явища да­леко не завжди перебувають у прямо пропорційній залежності. Скажімо, для автобіографії дорослої людини не мають суттєвого зна­чення події її дитинства, хоч воно продовжувалось більш як півтора десятка років. А ось відомості про перші роки трудової діяльності будь-якого працівника викликають у цьому службовому документі значний інтерес. їх треба викласти з належною повнотою. Тут розрив у хроно­логії розповіданні буде цілком виправданим.

При роботі над описовим текстом слід намагатися розкрити найбільш важливі ознаки явища. їх слід викладати за ступенем важли­вості, що буде слугувати вимогам послідовності у викладенні ма­теріалу.

Характерною особливістю такого виду тексту, як роздум, є, як ми вже відзначали, наявність доказу — однієї з основних форм мислен­ня.

Докази бувають двох видів: дедуктивні та індуктивні.

У дедуктивних доказах думка розвивається у напрямку від загального до часткового, тобто від загальних суджень до часткових висновків. Де­дуктивний метод доведення покладено в основу такого, скажімо, роз­думу з доповідної записки:

Міський автобусний транспорт поки що працює погано. Автобуси виходять на маршрути із запізненням, порушується графік прибуття їх на зупинку…

У індуктивних доказах, навпаки, думка йде від окремих розрізнених фактів до узагальнення.