3.4. Документи з кадрових питань

Це документи, що містять інформацію про особовий склад під­приємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звіль­нення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад¹, авто­біографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

3.4.1. Автобіографія

Автобіографія — це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності по­трібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити: прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку; дата, місце народження; відомості про навчання; відомості про трудову діяльність; відомості про громадську роботу; короткі відомості про склад сім'ї; дата і підпис автора.

Формуляр автобіографії наведено в Додатку 4 (зразок 47).

3.4.2. Заява

Заява — це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Заяви з кадрових питань складаються з таких реквізитів:

1. Адреса (назва організації або службової особи).

2. Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові;

3. Адреса (іноді — посада).

4. Назва виду документа (заява).

5. Текст.

6. Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

7. Підпис автора.

8. Дата заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати по­саду та місце роботи (структурний підрозділ).

Текст заяви має таку структуру:

• Прохання (висновок).

• Обґрунтування прохання (докази) — для заяв про звільнення, переведення.

Формуляри заяв наведено в Додатку 4 (зразки 48-50).

3.4.3. Контракти

Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовле­ність між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України «Про під­приємство», «Про власність» та ін.

Реквізити: назва виду документа (контракт) із стислим зазначенням його призначення (на управління підприємством, з начальником від­ділу, на організацію і ведення бухгалтерського обліку в товарист­ві на виконання обов'язків... тощо); дата, місце; орган, що най­має керівника; посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають; текст; підписи сторін — укладачів контракту; печатка, що засвідчує підпис наймача; графи погодження для контрактів, що укладаються з керівником підприємства.

Структура тексту:

1. Загальні положення.

2. Функції та обов'язки керівника (фахівця).

3. Компетенція і права керівника (фахівця).

4. Формування й умови діяльності дирекції (апарату) підприєм­ства.

5. Матеріальне та соціально-побутове забезпечення керівника (фахівця).

6. Відповідальність сторін, розв'язання суперечок.

1. Зміна і розірвання контракту.

7. Термін дії та інші умови контракту.

8. Адреси сторін та інші відомості.

Контракт складається у двох примірниках — по одному для кож­ної сторони. Про це зазначається у тексті контракту.

Формуляри контрактів наведено в Додатку 4 (зразки 51-53).