1.2. Формуляр – зразок документа

Для створення будь-якого з управлінських до­кументів необхідно засвоїти правила документування, тобто знати його формуляр.

Формуляр — це склад та послідовність розміщення рекві­зитів у службовому документі

Формуляр-зразок — це модель побудови форми документа, що встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, ви­моги до побудови конструкційної сітки³ та основні реквізити (ДСТУ 2732-2004) .

При складанні та оформленні управлінських документів можуть використовуватися такі реквізити:

01 — зображення Державного герба України, герба АР Крим;

02 — зображення емблеми організації або товарного знака;

03 — зображення нагород;

04 — код організації;

05 — код форми документа;

06 — назва організації вищого рівня;

07 — назва організації;

08 — назва структурного підрозділу організації;

09 — довідкові дані про організацію;

10 — назва виду документа;

11 — дата документа;

12— реєстраційний індекс документа;

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа (для відповіді);

14 — місце складання або видання документа;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження документа;

18— резолюція;

19 — заголовок до тексту документа;

20 — відмітка про контроль;

21 — текст документа;

22 — відмітка про наявність додатків;

23 — підпис;

24 — гриф погодження документа;

25 — візи документа;

26 — відбиток печатки;

27 — відмітка про засвідчення копії;

28 —прізвище виконавця і номер його телефону;

29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 — відмітка про надходження документа до організації;

32 — запис про державну реєстрацію.

Реквізити бувають:

• постійні;

• змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють зуніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Зуніфікована форма документа — стандартний формуляр документа, встановлений відповідно до функціональної призначеності (службового) документа в певній сфері діяльності чи галузі.

Бланк документа — це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, що потрібна для запису реквізиту на документі.

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві­зитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення до­кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

Державним стандартом⁴ встановлено два формати паперу для виготовлення службових документів:

А4 (210x297 мм); А5 (210x148 мм).

Цим же стандартом встановлені такі розміри берегів формуляра-зразка:

• лівого — 20 мм (8 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);

• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставлювання сторінок, нанесення реквізитів 1 (зображення герба), 4 (код організації), 5 (код форми документа); нижній — для нанесення реквізитів 29-31 (відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації)

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша.