3.4.4. Особовий листок (анкета) з обліку кадрів

Особовий листок (анкета) з обліку кадрів є узагальненням автобіографічних даних громадянина, оформ­лених шляхом фіксації їх у таблицях.

Особовий листок є необхідним документом, що його заповнює громадянин під час чи то приймання його на роботу (навчання), чи то для участі в певному конкурсі тощо.

Основні реквізити: назва виду документа (особовий листок; анкета наукового праців­ника); прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, фото того, хто заповнює документ; відомості про освіту; відомості про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; трудова ді­яльність; державні нагороди; вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки; відомості про родину; паспортні дані; домашня адреса; особистий підпис; дата заповнення документа.

Формуляр анкети наведено в Додатку 4 (зразок 54).

3.4.5. Трудові угоди

Трудові угоди — це документи, що укладаються між організація­ми і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути ви­конані на договірних засадах з відповідними установами та підпри­ємствами.

Реквізити: назва документа (трудова угода); дата і місце складання; перелік сторін, що уклали угоду; зміст угоди із зазначенням обов'язків виконавця і замовника; юридичні адреси сторін; підписи сторін; печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається ви­конавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника

Формуляр трудової угоди наведено в Додатку 4 (зразок 55).

3.5. Документи з організації зовнішньо-

ЕКОНОМІЧНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Документами з організації зовнішньоекономічної діяльності є різного роду угоди (договори, контракти), що укладені (тобто оформлені письмово й підписані) певними уповноваженими особами.

Уповноваженими укласти такого типу угоди є керівники зовнішньоекономічних відомств, а також особи, що займають посади керівників організацій (підприємств) та їхні заступ­ники, які уповноважені це робити за відповідними дорученнями.

На практиці зовнішньоекономічні угоди здійснюються у формі договорів. Варто зазначити, що всі зовнішньоекономічні операції з купівлі-продажу прийнято означати терміном контракт, а інші торговельні угоди (перевезення, страхування, доручення й т. ін.) — договорами. Іноді договори називають угодами або протокола­ми (додатковий протокол до раніше укладеного контракту). Усі ці терміни є юридично рівнозначними.

При укладанні й виконанні комерційної угоди складають комерційні листи, що відтворюють двосторонній обмін документацією в процесі дії контракту (договору).

Під час проведення зустрічей використовують записи бесід учас­ників договірних сторін, що також є документом про факти діяль­ності сторін.

До змісту бесіди обов'язково повинні бути включені:

1) суть бесіди;

2) факти передання або отримання службової або технічної документації (пам'ятні записки, листи, креслення, технічні паспорти, стандарти, форму­ляри, схеми, ескізи тощо);

3) факти одержання або вручення пам'ятних по­дарунків або сувенірів;

4) якщо бесіда записана на двох і більше сторінках, прізвище і посада того, хто записав бесіду, з його підписами й віза особи, що проводили бесіду, зазначаються в кінці бесіди, а на зворотному боці останньої сторінки бесіди робиться попримірникова розмітка.

Формуляр запису бесіди наведено в Додатку 4 (зразок 56).

3.5.1. КОНТРАКТИ

Типовий контракт — зразок (проект) договору, що містить його умови, які відтворюють зовнішньоторговельну практику, є підста­вою для переговорів про майбутні угоди, та може змінюватися й доповнюватися сторонами.

Основними умовами контракту є:

1) предмет контракту;

2) кількість товару;

3) ціна товару;

4) базис поста­чання товару;

5) терміни виконання контракту;

6) умова платежів;

7) якість товару;

8) гарантії;

9) санкції за неналежне виконання контракту;

10) паку­вання й маркування товару;

11) терміни й порядок пред'явлення пре­тензій тощо.

Предметом контракту є те майно (товар), що Продавець (Постачальник) зобов'язаний передати своєму контрагентові (Покупцеві) у певному місці.

Визначення місця виконання договору є важливим і таким, що позначається на ціні товару. Місце виконання договору в рамках основних умов виконання угоди прийнято називати «базисом постачання».

У більшості країн прийняті такі тлумачення видів (способів) транспортування товару:

1. Постачання на кордоні : франко- вагон — залізничним транспортом; франко-автомобіль — автотранспортом.

2. ФОВ (вільно на борту судна) — порт відвантаження.

3. ФАС (вільно вздовж борту судна) — порт відвантаження.

4. СІФ (вартість, страхування, фрахт) — порт призначення.

5. КАФ (вартість і фрахт) — порт призначення.

Контракт містить такі реквізити:

1. Назва виду документа, номер.

2. Місце й дата укладання.

3. Назви сторін, що укладають контракт.

4. Предмет контракту (назва і кількість товару).

5. Якість товару.

6. Ціна (за одиницю товару і загальну вартість постачання).

7. Місце, терміни постачання.

8. Вимоги до упакування й маркування.

9. Умови й порядок платежу.

10. Умови здавання й приймання товару.

11. Транспортні умови.

12. Гарантії та санкції.

13. Умови про арбітраж.

14. Умови про технічну документацію.

15. Інші умови.

16. Юридичні адреси сторін.

17. Підписи продавця й покупця.

Формуляр контракту та додатків до нього наведено в Додатку 4 (зразки 57-59).