Передмова

Документування управлінської ін­формації та організація роботи з документами — дві складові частини документаційного забезпечення управління

У навчально-методичному посібнику висвітлюються основні поняття документування управлінської інформації, викладаються загальні вимоги до оформлення документів, наведено класифікацію документів за різними ознаками: способом фіксації інформації, змістом, назвою, терміном виконання, гласністю та ін., розглядаються обов’язкові реквізити, структура, етикет та правила офіційно-ділового листування, наводяться формуляри-зразки українською мовою найбільш поширених документів.

На конкретних формулярах-зразках показано, як правильно скласти й оформити той чи інший документ, зокрема як його адресувати, підписувати, датувати, затверджувати, погоджувати тощо.

Спеціальний розділ посібника присвячений документам з організації зовнішньоекономічної діяльності, в якому детально викладаються вимоги щодо складання різного роду комерційних листів і контрактів, що відтворюють зовнішньоторговельну практику, а також документації зі створення спільних підприємств з іноземним партнером: протокол намірів, договір, статут тощо.

Навчально-методичний посібник розрахований для використання в навчальному процесі студентами спеціальності «Управління проектами», що вивчають дисципліни «Документаційне забезпечення управління» та слухачами Центру післядипломної освіти та підвищення кваліфікації ОНМУ, що вивчають дисципліни «Ділова українська мова» або «Українська мова за професійним спрямуванням».

Сподіваємось, що він стане в пригоді також і багатьом службовцям, бізнесменам, керівникам і секретарям установ, організацій, підприємств, які, виконуючи свої службові функції, зустрічаються з і труднощами при оформленні ділової кореспонденції українською мовою.

1. Загальні поняття документування

1. Визначення термінів та класифікація документів

Документування управлінської ін­формації є процес створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація, тобто це складання тексту та оформлювання служ­бового документа відповідно до встановлених державним стандартом правил.¹

Документ — інформація, що зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати зміст документа в часі та просторі. Документи поділяються на службові, особові та особисті.

Службовий документ — документ, який створила або отримала установа² (чи інший суб'єкт господарювання) в процесі діяльності.

Особовий документ — документ, що посвідчує особу власника, його права, обов'язки, суспільний стан, а також може містити біографічні або інші відо­мості про нього.

Особистий документ — документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю або який міститься в її приватному зібранні.

Оформлювання службового документа полягає у фіксуванні реквізитів документа відповідно до вимог і норм чинного законодавства, що регламентують порядок створювання службових документів

Реквізит (службового документа) — інформація, зафіксована в службовому доку­менті для його ідентифікування, організуван­ня обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Юридична сила — це властивість службового документа, яка є підставою для вирішення правових питань і здійснювання правового регулювання і (або) управлінські функції.

Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла­сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління. У поточній роботі кла­сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Справа — це документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяль­ності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці).

Документи класифікують за певними ознаками.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото - й відеодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки, фотокартки На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, фонограма, записана під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). • електронні документи — такі, що створють та використовують тільки в межах комп'ютерної системи.

За родом діяльності розрізняють системи документації (сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі):

• управлінська система документації — документація, що забезпечує вико­нання функцій управління;

• організаційно-розпорядча документація (ОРД) — це підсистема управлінської документації, що забезпечує виконування організаційної та розпорядчої функцій управління.

Управлінські документи застосовуються в органах державної влади України та органах місцевого самоврядування; на підприємствах, установах, організаціях та їх об'єднаннях усіх форм власності (далі — організаціях). Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи: організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо); розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки то­що); довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, теле­грами, телефонограми, звіти, доповіді тощо); з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо); особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, роз­писки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: накази; положення; протоколи; акти, розпорядження; вказівки; правила, доручення, службові листи тощо. За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та виробленні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі доку­менти:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по­значкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні;

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні (мають юридичну силу); нечинні (коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин); фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідають істині.

За стадіями виготовлення розрізняють та­кі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від­повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори­гіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного до­кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.